辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優(yōu)化措施研究

文/中共鹽城市委黨校 潘海燕

檔案管理是一項(xiàng)需要專業(yè)技術(shù)和服務(wù)意識的工作，其具有十分悠久的歷史，是人類文明得以繼承和流傳的重要技術(shù)手段。而基于不同的應(yīng)用和對檔案信息價(jià)值的判斷，大到一個國家小到一個基層組織機(jī)構(gòu)都有相應(yīng)的檔案管理制度和相關(guān)的規(guī)范。此外，檔案信息資源的服務(wù)對象和范圍也不盡相同，既有面向社會公眾開放的歷史檔案信息，也有服務(wù)于檔案建設(shè)管理單位內(nèi)部日常工作需要的企事業(yè)單位的運(yùn)營檔案。

一、新時期辦公室文書檔案收集與歸檔管理面臨的挑戰(zhàn)

辦公室是企事業(yè)單位有價(jià)值的文書檔案資源產(chǎn)生和傳遞的主要場合，因此，檔案管理工作中的信息資源收集環(huán)節(jié)通常以辦公室為主要的信息資源采集對象。而隨著信息化時代的來臨，多種科學(xué)技術(shù)手段被應(yīng)用到辦公室與企事業(yè)單位的管理運(yùn)營工作中，因此以往基于紙質(zhì)文書和文字表達(dá)形式的辦公室檔案資源的收集面臨新的挑戰(zhàn)。

（一）文書檔案的信息資源形式與內(nèi)容的多樣化。在傳統(tǒng)的企事業(yè)單位辦公室工作中，文書檔案會以紙張為載體直接以文字的形式和標(biāo)準(zhǔn)化的格式形成，因此辦公室文書檔案的收集與歸檔主要以檔案室相關(guān)工作人員收集或通過相關(guān)部門辦公室主動進(jìn)行重要文檔資料的交接來完成。檔案管理部門的人員會根據(jù)工作規(guī)范的要求對辦公室的紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行處理和歸檔。而目前由于絕大部分企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了辦公自動化和信息化，并且各個部門的工作內(nèi)容因需要處理事務(wù)的復(fù)雜性也更加豐富。因此，原本就非常多樣的辦公室文書又演化出了更多的內(nèi)容與形式，不僅信息內(nèi)容從單一的文字或圖片向多媒體形式演變，信息的載體也從紙質(zhì)變成了紙張與數(shù)字化的存儲介質(zhì)并存。而且數(shù)字化文檔信息的傳播渠道也不再依靠人與人之間的交接，而是可以通過各管理部門之間的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞。所以對于辦公室文書檔案的收集和歸檔面臨如何確保所有形式和內(nèi)容的有價(jià)值信息資源能夠被完整地收集、在多樣化的信息產(chǎn)生、加工和傳遞模式下，又從哪一個環(huán)節(jié)入手進(jìn)行信息資源的收集等問題。

（二）檔案信息具有更高的使用價(jià)值和使用頻率。檔案管理工作實(shí)質(zhì)上是對有價(jià)值的信息資源的采集、加工和管理，而且最終目的是使相關(guān)信息資源能夠服務(wù)于特定人群、企事業(yè)單位或機(jī)構(gòu)組織的需要，從而創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。而在當(dāng)今快節(jié)奏的社會生活環(huán)境下，信息資源是人們基于特定目標(biāo)進(jìn)行決策的客觀依據(jù)，尤其是對企事業(yè)單位而言，信息資源對其維持正常的運(yùn)行和制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略起到至關(guān)重要的作用。因此，檔案作為企事業(yè)單位重要活動的記錄和見證資料，在日常運(yùn)營管理工作中使用價(jià)值與應(yīng)用的頻率正在快速提高。這就要求新形勢下檔案管理工作必須確保檔案信息的時效性與高質(zhì)量，才能為企事業(yè)單位各部門的正常運(yùn)行和戰(zhàn)略決策提供及時又有價(jià)值的信息資源服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和檔案信息的價(jià)值。

（三）文書檔案采集范圍和歸集方法的標(biāo)準(zhǔn)化。面對信息化管理形式下信息資源的形式、內(nèi)容、載體以及交互模式的變化，檔案管理部門在制定辦公室文書檔案的采集規(guī)范和具體的歸集方法方面面臨新的課題。在相關(guān)檔案管理規(guī)范的框架下，如何判斷辦公室多元化信息資源的價(jià)值、對于不同存儲形式的信息資源按照何種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理和歸檔、怎樣確保一項(xiàng)重要事務(wù)在處理的過程中產(chǎn)生的有價(jià)值信息資源能夠被及時、完整地收集和歸檔等都是事關(guān)檔案信息質(zhì)量的急需解決的問題。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的現(xiàn)實(shí)困境

雖然在企事業(yè)單位的管理工作中，信息資源的價(jià)值已經(jīng)得到廣泛地認(rèn)同，但是人們對檔案管理卻存在很多錯誤的認(rèn)知，很多人將其等同于對文件資料的保管。因此，在很多單位內(nèi)部，檔案管理部門的工作并沒有得到足夠的重視，導(dǎo)致辦公室文書檔案的收集與歸檔面臨很多困難。

（一）得不到信息資源提供者足夠的支持和理解。為確保檔案信息的價(jià)值，對辦公室工作中產(chǎn)生的文書資料必須根據(jù)管理規(guī)范要求進(jìn)行定期或跟蹤收集。而通常有整理和歸檔價(jià)值的資料基于特定管理事務(wù)具有關(guān)聯(lián)性和流動性，即一項(xiàng)重要事務(wù)或經(jīng)濟(jì)活動中會產(chǎn)生一系列的文書資料，并且其產(chǎn)生過程會經(jīng)由企事業(yè)單位的多個部門不斷增加和完善才形成了各種符合歸檔要求的文書檔案。因此，辦公室文書檔案的收集需要得到多個管理部門辦公室工作人員以及管理者的配合和支持，才能夠及時得到相關(guān)資料并確保其連續(xù)性、規(guī)范性與完整性。但是由于目前很多辦公室工作人員對檔案管理工作知之甚少，不能及時配合檔案管理工作提供規(guī)范和全面的文書檔案，阻礙了及時和高質(zhì)量完成重要資料的歸檔。

（二）缺乏檔案管理專業(yè)技術(shù)和豐富經(jīng)驗(yàn)的人才。由于絕大部分企事業(yè)單位對檔案管理在其工作和決策中的價(jià)值缺乏正確認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理部門的工作被視為最沒有專業(yè)技術(shù)含量和無足輕重的任務(wù)。因此，很多情況下負(fù)責(zé)辦公室文書資料收集的人員既缺乏足夠的現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識，也不了解具體的檔案信息收集規(guī)范。因而不僅信息資源的收集效率不高，也無法保證所收集資料的規(guī)范性與完整性。

（三）檔案信息資料的收集與處理方法滯后于單位的管理模式。由于人們對檔案管理工作不夠重視，企事業(yè)單位忽視了對檔案管理部門辦公條件的改善，使其信息資料的收集和處理方法過于依賴人力。并且在信息化建設(shè)方面也沒有給予足夠的技術(shù)支持，導(dǎo)致對于多媒體形式信息資料的歸檔存儲以及紙質(zhì)文檔的數(shù)字化加工方面缺乏足夠的硬件設(shè)施和專業(yè)的管理軟件，與普遍實(shí)現(xiàn)信息化管理和自動化辦公的運(yùn)營環(huán)境形成了反差。不利于提高檔案信息資料的收集和處理效率，也阻礙了檔案管理部門與其他部門辦公室之間建立有效的溝通和信息交換。

三、創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的措施

為使辦公室文書檔案的收集和歸檔管理能夠達(dá)到新形勢下的信息服務(wù)需要，徹底解決檔案管理工作中基礎(chǔ)的信息收集困境，應(yīng)從思想意識、管理制度以及信息資源收集規(guī)范等多方面進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理工作的效率并提高檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值。

（一）在單位上下形成對文書檔案收集與歸檔工作的正確認(rèn)知。基于檔案信息資源所反映的企事業(yè)單位重要事件的發(fā)生和發(fā)展過程，通過自上而下適當(dāng)?shù)钠占皺n案管理的常識和新時期檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值，能夠扭轉(zhuǎn)人們對辦公室文書檔案收集和歸檔工作重要性的忽視，并且了解所屬部門辦公室所有文書的規(guī)范、價(jià)值以及應(yīng)如何配合檔案管理部門的工作。從而消除辦公室文書檔案收集和歸檔工作中的阻礙，確保所有文檔的規(guī)范性和完整性。

（二）創(chuàng)新管理制度和工作流程，提高工作質(zhì)量。在辦公室文書檔案資料出現(xiàn)多種形式、不同存儲介質(zhì)與流通模式的情況下，首先應(yīng)完善相關(guān)管理制度和制定新形勢下的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。從而一方面以管理制度對有價(jià)值的辦公室文書資料在歸檔前的形成、保管和收集或交接環(huán)節(jié)明確責(zé)任和義務(wù)，以便促進(jìn)相關(guān)人員形成檔案資料管理意識。并且確保重要文檔的內(nèi)容和形式符合規(guī)范要求并且按照要求及時交接和歸檔。另一方面，有了標(biāo)準(zhǔn)化的辦公室文書檔案收集和歸檔工作流程，可以讓負(fù)責(zé)文檔收集和歸檔的工作人員按照工作流程的要求及時跟蹤收集和整理重要的檔案信息資源，提高檔案信息的質(zhì)量。

（三）充分利用現(xiàn)代科技手段提高文書檔案收集與歸檔的工作效率。鑒于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段在數(shù)字化信息的傳輸、分析處理以及信息交互方面強(qiáng)大的功能，檔案管理工作中也應(yīng)引入最先進(jìn)的技術(shù)手段，用于對辦公室文書檔案資料的收集與加工儲存。首先基于單位內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案管理部門應(yīng)就檔案資料的收集和交接工作建立與各個部門辦公室之間的聯(lián)絡(luò)，對能夠以網(wǎng)絡(luò)渠道傳輸?shù)臄?shù)字化文檔實(shí)現(xiàn)實(shí)時傳遞，避免因收集或交接不及時導(dǎo)致文檔資料的缺損或失效性。其次，針對重要的事務(wù)或經(jīng)濟(jì)活動中需要收集和歸檔的辦公室文書資料，檔案管理部門的相關(guān)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺關(guān)注其產(chǎn)生和傳遞過程，并且對于內(nèi)容或形式不符合歸檔規(guī)范的情況進(jìn)行指正。

（四）建立與信息化時代相適應(yīng)的文書檔案收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。對于不同存儲介質(zhì)或信息標(biāo)準(zhǔn)不一致的辦公室文書檔案資料，應(yīng)根據(jù)文檔的性質(zhì)、檔案管理等級與本單位的實(shí)際情況制定新的收集標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在符合國家和行業(yè)相關(guān)檔案管理規(guī)范的前提下，對具體文檔的儲存方式、加工標(biāo)準(zhǔn)和分類進(jìn)行規(guī)范化。例如，紙質(zhì)文檔是否需要數(shù)字化以及數(shù)字化文檔是否需要與紙質(zhì)版本分別存儲等。

（五）培養(yǎng)具備現(xiàn)代檔案管理專業(yè)技能和責(zé)任心的人才。雖然檔案管理一直是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)且需要足夠責(zé)任心的工作，但是卻由于普遍不被重視而導(dǎo)致相關(guān)工作崗位人員難以安心工作，使具備現(xiàn)代檔案管理專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)的人才匱乏。因此，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理人才的儲備方面做更多工作，基于現(xiàn)代檔案管理對信息資源的采集、加工以及歸集的專業(yè)化理論和實(shí)踐技能的高標(biāo)準(zhǔn)，拓展相關(guān)人員的聘任或培訓(xùn)渠道，逐步改善檔案管理部門人力資源的結(jié)構(gòu)。并且針對檔案管理部門對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的創(chuàng)新要求，為其提供物質(zhì)與資金方面的支持，讓檔案管理部門的工作能夠與單位的整體管理運(yùn)營體系同步進(jìn)入信息化，既方便信息化檔案資料的收集和歸檔，也能夠依托管理信息化平臺為各部門的運(yùn)行提供實(shí)時和高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

四、結(jié)束語

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人類社會的生活和工作領(lǐng)域引發(fā)了深刻變革，雖然人們普遍認(rèn)為能夠通過開放的互聯(lián)網(wǎng)獲得任何想得到的信息資源，從而質(zhì)疑檔案信息對實(shí)踐工作的價(jià)值。但是檔案信息是基于對一系列有價(jià)值的信息資源進(jìn)行加工和儲存的，因此其提供的信息可以完整再現(xiàn)整個事件的發(fā)生和發(fā)展過程。因此，在信息資源極為豐富的情況下，越發(fā)顯出檔案信息技術(shù)對提高信息資源使用價(jià)值方面的重要意義。