疾控機(jī)構(gòu)科研課題檔案形成機(jī)制與管理模式的探討

文/哈爾濱市疾病預(yù)防控制中心 王蕾 孫宗祥 牛新羽；黑龍江大學(xué)出版社 于丹

一、疾控機(jī)構(gòu)科研課題檔案的形成機(jī)理分析

組織科學(xué)技術(shù)研究的基本單元是科研課題，是具有相對(duì)獨(dú)立的目標(biāo)和內(nèi)容的具體研究對(duì)象。在疾控機(jī)構(gòu)中，科研課題檔案是公共衛(wèi)生和疾病預(yù)防控制人員從事各類課題研究中形成的，能夠反映研究對(duì)象性質(zhì)與特點(diǎn)的，具有保存價(jià)值的各種數(shù)據(jù)、圖像以及文字材料，是疾控機(jī)構(gòu)檔案的重要組成部分。疾控人員從事研究的創(chuàng)新內(nèi)容與思想、研究方法及成果，以及推廣應(yīng)用和獲獎(jiǎng)情況都由檔案預(yù)計(jì)記錄保存，以供后者學(xué)習(xí)參考，同時(shí)在職稱評(píng)定和考核中占有重要的地位。其特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，實(shí)際中的理論與實(shí)踐中的重點(diǎn)難點(diǎn)問題是科研課題的研究主要對(duì)象，課題申請(qǐng)者大多數(shù)是本專業(yè)領(lǐng)域中具備一定專業(yè)背景的人員，在課題從立項(xiàng)到報(bào)獎(jiǎng)的每個(gè)階段也都有專家學(xué)者進(jìn)行審核評(píng)定。因此，科研課題檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

第二，課題檔案最為顯著的特征就是具有成套性，從課題的立項(xiàng)申請(qǐng)、準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、結(jié)題到成果鑒定及報(bào)獎(jiǎng)的每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生相關(guān)的文件材料，最后這些材料會(huì)匯總成一套完整的科研課題檔案。

第三，由于不同的內(nèi)容、對(duì)象和方法等，會(huì)形成多種形式的成果，因此科研課題具有多樣性。并且，課題研究成果是作者的勞動(dòng)付出，應(yīng)受到法律保護(hù)。

第四，科研課題實(shí)施與結(jié)題具有嚴(yán)格的時(shí)間要求，因此具有時(shí)間性，包括整體的時(shí)間性和階段性的時(shí)間性。因此，和行政文書相比，科研課題文件的積累最大的不同之處就在于需要一定的時(shí)間和周期。

二、當(dāng)前疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理存在的問題

（一）管理體制不到位。疾控機(jī)構(gòu)科研部門通常僅對(duì)課題申報(bào)、立項(xiàng)，與具體的科研項(xiàng)目活動(dòng)并沒有緊密的聯(lián)系，對(duì)科研項(xiàng)目活動(dòng)沒有有效的監(jiān)管措施。同時(shí)，不同地區(qū)疾控機(jī)構(gòu)科研部門的具體功能又各有不同，不同地區(qū)科研項(xiàng)目的具體要求也具有多樣性和靈活性，比如，項(xiàng)目研究機(jī)制主要有個(gè)人承擔(dān)、單位承擔(dān)、合作承擔(dān)等形式。研究機(jī)構(gòu)大都采取課題項(xiàng)目組的虛體組織，由課題項(xiàng)目組長牽頭負(fù)責(zé)項(xiàng)目的研發(fā)，相關(guān)科研人員參與課題的研究，課題研究結(jié)束后，機(jī)構(gòu)自然解體。這些都是影響疾控機(jī)構(gòu)科研檔案管理難度較大的因素。目前，科研項(xiàng)目的管理大多只重視結(jié)果而忽略過程，重視數(shù)量而輕視質(zhì)量，重視影響而忽視回檔。比如，在疾控機(jī)構(gòu)中，單位往往重視課題申報(bào)、成果鑒定和評(píng)比環(huán)節(jié)，而忽視資料檔案的保存，這正是科研檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。

（二）管理方式不規(guī)范。1.歸檔內(nèi)容太籠統(tǒng)。科技檔案歸檔制度是目前疾控機(jī)構(gòu)參考的歸檔制度，因?yàn)?，目前疾控機(jī)構(gòu)的課題多數(shù)屬于自然科學(xué)領(lǐng)域，形成的材料與此相吻合，但是其局限性就是不能涵蓋其他領(lǐng)域的課題歸檔內(nèi)容。2.歸檔方式不統(tǒng)一。2008年教育部、國家檔案局公布的第16條明確規(guī)定“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題《高等學(xué)校檔案管理辦法》組立卷的歸檔制度”。而疾控機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任者并無統(tǒng)一明確的規(guī)定，其科研檔案的歸檔有的由科研部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，有的則是課題組內(nèi)部自行管理。不同疾控機(jī)構(gòu)的檔案歸檔時(shí)間和立卷方式并不統(tǒng)一，有的疾控機(jī)構(gòu)按年度歸檔，有的疾控機(jī)構(gòu)則是等待課題結(jié)題后統(tǒng)一一次性歸檔，而有的疾控尚無明確的歸檔方式。3.課題檔案的保管期限和歸檔范圍的設(shè)定無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前，疾控機(jī)構(gòu)并沒有上級(jí)權(quán)威的檔案管理部門來規(guī)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的科研檔案的保管期限?？蒲袡n案的歸檔完全依據(jù)項(xiàng)目是否有足夠的人力、物力和財(cái)力的情況而定。主要表現(xiàn)在同一項(xiàng)課題中較重要的文件保存時(shí)間較長，而一些相對(duì)權(quán)重不是很高的文件保管期限就較短，還有同一類型的文件在不同的疾控機(jī)構(gòu)保存期限也不一樣。

（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)淡薄。疾控機(jī)構(gòu)目前只注重課題的過程管理，而對(duì)其他一些方面卻沒有提升到應(yīng)有的重視高度，比如檔案的收集、成果的轉(zhuǎn)化、成果檔案的所有權(quán)界定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬與管理等。由于對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律的不了解、缺乏知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)和科研檔案歸檔缺乏正確的理解，一些科研人員的科研項(xiàng)目檔案缺少核心內(nèi)容，比如，課題的關(guān)鍵技術(shù)如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、工藝參數(shù)、商業(yè)秘密等，致使歸檔文件不完整，部分喪失了檔案的保存價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

三、疾控機(jī)構(gòu)科研課題檔案管理模式創(chuàng)新

（一）制定統(tǒng)一規(guī)范、切實(shí)有效的歸檔制度。第一，要明確歸檔責(zé)任人。在課題流程上要由科研管理部門負(fù)責(zé)課題各個(gè)階段形成的相關(guān)文件進(jìn)行歸檔，比如，課題申請(qǐng)、審批、結(jié)題及成果申請(qǐng)驗(yàn)收等管理過程。課題組負(fù)責(zé)項(xiàng)目具體研究過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件，如實(shí)驗(yàn)記錄、調(diào)查結(jié)果等，進(jìn)行歸檔。第二，要制定統(tǒng)一的歸檔范圍。按照課題的級(jí)別進(jìn)行歸檔，比如，國家級(jí)課題、省部委級(jí)和市級(jí)課題，均需設(shè)立相應(yīng)的歸檔要求。如按照項(xiàng)目資助經(jīng)費(fèi)來定，則會(huì)遺落經(jīng)費(fèi)少而級(jí)別高的課題。因此，我們建議以項(xiàng)目級(jí)別為主結(jié)合經(jīng)費(fèi)額度為輔的方式來對(duì)課題進(jìn)行歸檔是比較合理的。第三，要細(xì)化歸檔內(nèi)容。根據(jù)自然科學(xué)課題和人文社會(huì)科學(xué)課題研究對(duì)象與方法的不同，制定相應(yīng)的歸檔內(nèi)容。沒有獲得預(yù)期結(jié)果或因其他因素而未完成的或中斷的課題，也應(yīng)該設(shè)立歸檔要求，對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行歸檔。單位間協(xié)作的科研課題，要保證主持單位擁有全套的課題檔案，協(xié)作單位要將自身部分檔案備份后交于主持單位。第四，明確歸檔期限和時(shí)間。課題檔案最為顯著的特征就是具有成套性，一個(gè)課題內(nèi)不應(yīng)劃分出不同的保管期限，這樣不僅割裂了課題的完整性，同時(shí)也給日后的管理帶來不便。

（二）部門間積極協(xié)作，把控關(guān)鍵程序。目前科研檔案管理存在的主要問題是歸檔要求不能得到有效的貫徹實(shí)施，究其原因，主要?dú)w結(jié)于科研人員檔案意識(shí)不強(qiáng)及科研檔案管理制度不健全這兩方面。要保證疾控機(jī)構(gòu)科研課題歸檔的完整性，必須依靠各個(gè)部門的積極協(xié)作與密切配合，從提高科研人員歸檔意識(shí)入手，同時(shí)制定切實(shí)可行的管理制度。第一，科研部門在下達(dá)科研課題合同書時(shí)就要明確課題的歸檔任務(wù)與要求，并納入最終的結(jié)題要求，即科研部門在組織驗(yàn)收和鑒定課題時(shí)要加入科研檔案驗(yàn)收一項(xiàng)，對(duì)于不符合檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的課題不予以結(jié)題，以及申報(bào)成果和獎(jiǎng)項(xiàng)。第二，課題經(jīng)費(fèi)應(yīng)允許拿出一部分專門用于科研課題資料歸檔使用。第三，疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部科研管理部門要做好課題的跟蹤，及時(shí)督促課題組按要求完成課題，督促內(nèi)容應(yīng)包括檔案的歸檔一項(xiàng)。

（三）加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)科研課題檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。體現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)科研人員實(shí)力和疾控機(jī)構(gòu)競爭力的最重要的標(biāo)準(zhǔn)就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)。因?yàn)椋部貦C(jī)構(gòu)科研成果的轉(zhuǎn)化以及產(chǎn)學(xué)研的結(jié)合應(yīng)用都涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題。第一，要在衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部提高科研人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的意識(shí)同時(shí)建立健全科研課題知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度，以確?？蒲谐晒軌蝽樌D(zhuǎn)化與應(yīng)用，并防止科研成果的外流和疾控機(jī)構(gòu)所擁有的自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理的失控。第二，科研檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案的管理，在接收科研項(xiàng)目檔案時(shí)，必須要有科研管理部門提供的產(chǎn)權(quán)歸屬的說明，并在歸檔信息中做相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)歸屬說明添加，以防止在檔案這個(gè)環(huán)節(jié)人為地流失。第三，科研課題檔案的使用，要經(jīng)產(chǎn)權(quán)人同意方可。