住房保障檔案管理的問題及對(duì)策分析

文/山西省孝義市住房保障管理中心 梁麗紅

國(guó)家圍繞住房保障資源管理工作出臺(tái)了很多法律法規(guī)，令檔案管理工作有了更多有價(jià)值的參考依據(jù)，還體現(xiàn)了住房保障檔案控制的關(guān)鍵性。但在檔案管理過程中，還存在很多尚待處理的問題。有的城市區(qū)域傳統(tǒng)的檔案管理模式已明顯無法滿足不斷增長(zhǎng)的檔案管理工作要求。住房保障資源管理的觀念遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于住房保障發(fā)展的步伐。

一、住房保障資料管理的組成內(nèi)容

住房保障檔案屬于住房保障管理單位在開展住房保障工作時(shí)，直接生成的具備儲(chǔ)存價(jià)值的各類文字、圖片、聲像等各種模式的信息記錄，包含紙質(zhì)、電子等檔案。住房保障資料包含：1.以戶為組織的住房保障對(duì)象資料，當(dāng)前又細(xì)分成廉租房、經(jīng)濟(jì)房及限價(jià)房這幾種。這幾種住房的檔案通常由申請(qǐng)、核查、復(fù)核和實(shí)施保障等相關(guān)材料組成。2.以保障工作單位為主的管理業(yè)務(wù)檔案，是住房保障單位在實(shí)踐中產(chǎn)生的文字信息，包含了文書檔案、財(cái)務(wù)資料、基建信息以及聲像信息等種類。

二、住房保障資料管理中常見的問題

（一）對(duì)保障性住房信息管理不關(guān)注。保障性住房信息的使用率與信息化的效益投入比，和給社會(huì)帶來的經(jīng)濟(jì)利益均沒有房地產(chǎn)權(quán)信息多，但保障性住房資料是中低收入家庭基本權(quán)益的關(guān)鍵依據(jù)，在建立和諧環(huán)境上及維護(hù)社會(huì)安定上起到了較大作用。保障性住房資料的分析與研究成果也是住房設(shè)計(jì)創(chuàng)建的關(guān)鍵性決策依據(jù)，而部分地區(qū)忽略了保障性住房信息的社會(huì)價(jià)值，對(duì)其管理沒有引起重視，保障性住房信息管理只是停留于以往的實(shí)物管理方面。

（二）保障性住房檔案資料采集不當(dāng)。因?yàn)楸Ｕ闲宰》堪惭b資料采集不當(dāng)，當(dāng)申請(qǐng)人條件出現(xiàn)變化時(shí)，檔案管理部門缺少嚴(yán)格監(jiān)督。保障性住房申請(qǐng)對(duì)象條件出現(xiàn)改變包含：保障性住房申請(qǐng)者家庭人員的改變、保障性住房申請(qǐng)者家庭人員收入的改變及其他條件的改變等。而這些資料及時(shí)采集正確，就要求對(duì)該住房申請(qǐng)者的條件加以評(píng)估，對(duì)關(guān)鍵的信息加以維護(hù)。針對(duì)目前包含個(gè)人資料的檔案維護(hù)和使用，就是檔案資料采集的基本表現(xiàn)。

三、住房保障資源管理的有效策略

（一）高度關(guān)注檔案管理活動(dòng)。因住房保障信息管理活動(dòng)的關(guān)鍵性與特殊性，從領(lǐng)導(dǎo)層就應(yīng)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，從思想方面高度關(guān)注住房保障信息管理活動(dòng)，從行動(dòng)上做好該項(xiàng)工作。建立健全的組織管理系統(tǒng)，實(shí)施綜合領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分類集中管理的模式，充分挖掘住房保障信息管理活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)、所有參與者的自覺性與積極性，使所有人員參加住房保障資料管理工作，將住房保障應(yīng)用主體的檔案及宏觀管理制度的檔案進(jìn)行劃分，獨(dú)立管理。各項(xiàng)住房保障檔案的構(gòu)建與歸檔任務(wù)一定要及時(shí)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)流程處理，確保檔案管理單位有立足當(dāng)下、著眼未來的計(jì)劃，給檔案管理工作提供保障基礎(chǔ)，配置滿足設(shè)計(jì)要求的健全檔案室，配備相應(yīng)的辦公設(shè)施、防護(hù)設(shè)備及數(shù)字化產(chǎn)品，保證檔案穩(wěn)定。集中分配住房保障信息管理的費(fèi)用，迎合住房保障資料管理的要求。

（二）注重檔案數(shù)字化建設(shè)。伴隨電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的日益進(jìn)步，以往的住房保障檔案的管理方式已比較陳舊，數(shù)字化的檔案管理方法應(yīng)用是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，要研究新的管理方式與管理系統(tǒng)。創(chuàng)建住房保障檔案信息庫，就是個(gè)有效的管理系統(tǒng)，通過數(shù)字化技術(shù)來提升住房保障資料管理效率。保障性住宅檔案數(shù)字化是指通過對(duì)信息的處理，將之轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)能判別與處理的資料。保障性住宅檔案的數(shù)字化根據(jù)處理方法能分成紙質(zhì)檔案數(shù)字化與音頻視頻信息數(shù)字化。對(duì)一般的紙質(zhì)信息，能通過中高速掃描儀來處理；對(duì)難以拆裝的紙質(zhì)檔案能采用無邊距掃描儀來處理；對(duì)大面積的圖紙，能通過項(xiàng)目掃描儀來處理；對(duì)音頻視頻資料，能通過模數(shù)轉(zhuǎn)變軟件把連續(xù)的虛擬量轉(zhuǎn)變?yōu)殡x散的數(shù)字資料。將全部的住房保障庫藏資料進(jìn)行電腦掃描，創(chuàng)建住房保障檔案信息庫，促進(jìn)住房保障資源管理數(shù)字化，提升住房保障資源管理效果。

（三）成立專人專門部門負(fù)責(zé)住房保障信息管理。住房保障信息管理系統(tǒng)缺少完善的管理體制，關(guān)注程度不高，操作人員基本上是勞務(wù)派遣來的，極大地阻礙了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，降低了住房保障管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)提升檔案管理質(zhì)量：首先，需要各縣市有關(guān)部門圍繞“三定方案”，交接聘選主動(dòng)權(quán)利，房產(chǎn)單位更應(yīng)按照自身要求選聘專業(yè)性強(qiáng)、素養(yǎng)高的信息管理者，成立專業(yè)部門負(fù)責(zé)管理。其次，各省市住宅管理單位聯(lián)合檔案機(jī)構(gòu)協(xié)同建立科學(xué)的住房保障機(jī)制，考評(píng)置于與保障房項(xiàng)目建設(shè)相同的地位進(jìn)行監(jiān)管。最后，建立培訓(xùn)制度，采取崗前、崗中和崗后定期或不定期的教育，崗前培訓(xùn)需要獲得省市資源管理資格證書，保證管理者具備合格的專業(yè)技能，中高層信息管理人員還要具有中級(jí)之上的專業(yè)認(rèn)證技能就職資格證明，全面確保管理隊(duì)伍的高素養(yǎng)、高要求。