淺談流動人員人事檔案管理工作

文/鹽城市大豐區(qū)人才服務(wù)中心檔案室 龔沙沙

流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理,其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。近些年來流動人員人事檔案管理工作取得了長足的發(fā)展，特別是自中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門發(fā)布的關(guān)于流動人員檔案管理通知（人社部發(fā)〔2014〕90號）以來，流動人員人事檔案管理已經(jīng)納入基本公共服務(wù)范疇，并取消了收取人事關(guān)系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉(zhuǎn)遞費等名目費用，及時遏制了多收費、亂收費等不良行為，促進了人事檔案管理的發(fā)展。但目前流動人員檔案管理依然存在著如下諸多問題：

（一）人事檔案數(shù)量多，工作人員少。當(dāng)前，各級別的人才服務(wù)中心面臨著相同的問題，那就是管理的人事檔案數(shù)量太多，但專業(yè)工作人員嚴(yán)重缺乏。普通的市縣級如鹽城市大豐區(qū)人才服務(wù)中心，管理的流動人員人事檔案數(shù)量多達(dá)43600份，但專職的檔案管理人員只有2名，每天查檔、調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔多達(dá)三四十份，尤其在7ü10月份，高校畢業(yè)生檔案發(fā)回原籍、機關(guān)事業(yè)單位招錄碩、博士研究生新生入學(xué)期間，人才中心檔案室不但要應(yīng)對數(shù)以千計的檔案轉(zhuǎn)入，同時還要接待眾多前來查檔或轉(zhuǎn)檔的群眾，而1到2名工作人員顯然不能同時服務(wù)好這么多的群眾，結(jié)果不但會降低自身的工作效率，更會影響群眾對檔案部門的滿意度。

（二）工作人員專業(yè)素質(zhì)不過關(guān)。某些檔案管理機構(gòu)急需工作人員，只能迅速招入一些非檔案專業(yè)甚至沒有檔案工作經(jīng)驗的員工，草草培訓(xùn)就讓其立即上崗，導(dǎo)致工作中錯亂百出；某些檔案主管部門因為招不到專業(yè)人員，便將檔案管理工作暫時分配給其他非檔案管理部門，這很容易造成檔案管理過程中分工不明確的問題，推諉扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重，影響辦事效率；由于檔案工作性質(zhì)的枯燥無味，某些檔案管理部門雖然配備了專業(yè)的檔案管理人員，但是他們工作上安于現(xiàn)狀、不思進取，這不僅影響了檔案工作效率，還阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化步伐。

（三）管理觀念陳舊，工作模式僵化。如今很多城市都開出了豐厚的條件大量引進人才，可并沒有同時做好引進檔案管理人才的工作，有的是原檔案保管單位基于種種原因卡著檔案不放，有的是檔案材料不齊全，更有甚者，在檔案管理過程中造成檔案遺失，最終導(dǎo)致人檔分離甚至沒有檔案，給人事檔案管理工作造成嚴(yán)重混亂。處于相對封閉的管理模式中，一些檔案管理人員不按規(guī)章制度辦事，人事檔案造假現(xiàn)象屢見不鮮；一些檔案管理人員只是一味地完成本職的檔案接收、保管、轉(zhuǎn)遞等工作，并沒有過多地思考如何提高工作效率。固然員工的思想積極性不高，但過于僵化的工作模式也制約了人事檔案管理的發(fā)展。

（四）辦事流程復(fù)雜，手續(xù)繁瑣。查檔和調(diào)檔過程中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度固然沒有錯，但某些人才服務(wù)機構(gòu)在群眾查檔或調(diào)檔之前設(shè)置重重關(guān)卡，不主動張貼、告知群眾辦事所需手續(xù)和流程，回答問題時缺乏耐心，一些工作人員對群眾的詢問也愛理不理，更有甚者，因為人才政策、服務(wù)期限未滿、缺少離職材料等原因，卡著人事檔案不放，直到群眾調(diào)檔時，才告知相關(guān)的規(guī)定和程序。結(jié)果很簡單的查檔或調(diào)檔事項，需要群眾來回折騰好幾趟，嚴(yán)重破壞了檔案管理的服務(wù)功能。

筆者認(rèn)為，提升人事檔案管理服務(wù)效能，切實解決流動人員人事檔案管理過程中的問題，可以從幾下幾點入手：

（一）建立專業(yè)的檔案管理人才隊伍。本著“專業(yè)的人做專業(yè)的事”的精神，必須建立專業(yè)的檔案管理人才隊伍。人才中心在錄用工作人員時應(yīng)該優(yōu)先考慮被錄用者的專業(yè)性質(zhì)。非對口專業(yè)的，至少要有多年檔案管理工作經(jīng)驗，上崗前應(yīng)經(jīng)過專業(yè)細(xì)致的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容不僅要包括檔案專業(yè)技能，如檔案的整理、裝訂、歸檔、保管和利用等，還要包含檔案專業(yè)素養(yǎng)，著力提升檔案工作人員對群眾的工作效率和工作質(zhì)量。對于有條件的地方，還應(yīng)該經(jīng)常組織檔案工作人員到發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案管理中心去交流、學(xué)習(xí)別人的工作方式和方法，在交流和學(xué)習(xí)中不斷改進不足之處，提升自己的服務(wù)性能，從而更好地服務(wù)群眾。

（二）提高人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平?！耙匀藶楸尽崩砟畹纳钊氚l(fā)展，要求切實提升人才中心的服務(wù)能力。在日新月異的當(dāng)今社會，加速人才引進的同時要加快人事檔案管理的現(xiàn)代化步伐，確保引進人才無后顧之憂，提高檔案管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化?？梢杂谩盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的風(fēng)潮來提高人才中心的服務(wù)能力和辦事效率，還可以推出相應(yīng)的流動人員檔案管理APP、大型人才檔案一網(wǎng)通的網(wǎng)站，使得流動人員人事檔案管理更加信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，提高人事檔案信息資源的功效和使用效率，促進流動人員人事檔案的快速穩(wěn)定發(fā)展。

（三）健全人事檔案管理的法律法規(guī)。在利用檔案的過程中，應(yīng)遵循特定的程序、履行必要的手續(xù)，這是保證管理秩序的重要手段。雖然前有中組部、人事部出臺的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，但由于流動人員涉及群眾面廣，群眾職業(yè)多樣，情況多變，特別是如今大量引進人才帶來的紛繁復(fù)雜的人員關(guān)系調(diào)動，原有的檔案管理的法律法規(guī)就略顯無力，某些人甚至產(chǎn)生了篡改檔案等不良想法。為保證流動人員人事檔案管理的穩(wěn)定性，必須根據(jù)新情況不斷完善人事檔案管理的法律法規(guī)，不斷增加新的細(xì)則條例來適應(yīng)新常態(tài)下的檔案工作，對于法律法規(guī)中不適應(yīng)時代發(fā)展要求的部分，必須予以修正或取消。使人事檔案管理工作真正做到有法可依、有法必依，促進人事檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）加強監(jiān)督、加大執(zhí)法力度。想要充分發(fā)揮檔案工作者的積極性、主動性、創(chuàng)造性，必須加強對檔案工作的監(jiān)督，完善監(jiān)督管理體制。人事檔案管理機構(gòu)對于所保管的檔案要進行不定期的風(fēng)險排查，每年盤點庫存檔案至少一次。檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)不好的苗頭要及時制止。大力宣傳流動人員人事檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)范疇，讓更多的人知曉流動人員人事檔案管理原則、管理范圍與對象、轉(zhuǎn)遞及收集整理利用規(guī)定等。諸如人事檔案的丟失、篡改、偽造、銷毀、泄密等問題，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴(yán)肅處理，進而更好地維護人事檔案的真實性和可靠性。

（五）規(guī)范檔案管理日常工作。檔案管理的日常工作必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度來執(zhí)行，不得拒收符合存放政策的人事檔案。接收的檔案材料要真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，能夠如實反映存檔人員的出生日期、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲情況等。對于接收的人事檔案必須妥善保管，重點在于保護檔案的真實性、完整性、安全性。檔案的保管環(huán)境應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。檔案庫房的日常管理要注意防火、防水、防潮、防鼠、防蟲、防盜、防塵等。人事檔案的利用，要遵守相關(guān)的查借閱制度。在檔案利用過程中應(yīng)加強管理，避免檔案原件的磨損。有條件的檔案管理部門可以將檔案材料掃描錄入計算機檢索系統(tǒng)，查閱、復(fù)印檔案時，提供掃描件即可。轉(zhuǎn)遞人事檔案時手續(xù)必須齊全，應(yīng)嚴(yán)密包封并通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁個人自帶檔案。