高校兼職檔案人員如何做好檔案工作

文/四川攀枝花學(xué)院 張莉

隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，高校檔案材料逐年增加，館藏資源日益豐富，專職檔案人員明顯偏少，僅靠檔案館的專職人員來完成整個學(xué)校的歸檔工作和任務(wù)已不切實際。因此，高校檔案工作采取部門立卷制度，并由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)。在各職能部門設(shè)立兼職檔案人員，兼職檔案人員負(fù)責(zé)本單位檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔、移交檔案館。沒有兼職檔案人員大量細(xì)致的工作，就沒有檔案館豐富的館藏資源，沒有豐富的館藏資源怎能真實準(zhǔn)確地見證學(xué)校發(fā)展的進(jìn)程？高校兼職檔案人員在高校檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。那么，高校兼職檔案人員該如何做好檔案工作呢？

一、提高認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任感

作為一名高校的檔案工作者，無論是專職還是兼職，首先必須提高自己對檔案工作重要性的認(rèn)識。檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價值、集中保存的系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個體意識和群體意識的功能。檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，事關(guān)學(xué)校發(fā)展建設(shè)大計，提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。檔案工作雖然默默無聞，但如果把它做好了，會為一個單位或者企業(yè)創(chuàng)造意想不到的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，我們要充分認(rèn)識到自己工作的重要性，要熱愛自己的本職工作，只有端正了思想，增強(qiáng)了責(zé)任感，才能發(fā)揮自己的主觀能動性，切實做好檔案工作。

二、鉆研業(yè)務(wù)，掌握技能

檔案工作是一項專業(yè)性、科學(xué)性很強(qiáng)的工作。目前，大多數(shù)高校的檔案人員均不是檔案專業(yè)出身，兼職檔案人員基本都是“半路出家”，而作為檔案專業(yè)的外行，如何盡快適應(yīng)檔案工作，盡快做好本單位的檔案工作，是每個兼職檔案人員迫切需要解決的。

（一）努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，通曉業(yè)務(wù)，提高檔案工作水平。除了系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，如檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、中國檔案事業(yè)史、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等，還應(yīng)著重學(xué)習(xí)國家頒布的各種法律法規(guī)及規(guī)范性文件，如《國家檔案局8號令》《教育部27號令》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理規(guī)定》《高等學(xué)校檔案實體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等，通過學(xué)習(xí)這些法律法規(guī)及規(guī)范性文件，才能了解和掌握檔案的整理要求及標(biāo)準(zhǔn)，為檔案工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，否則將像“無頭蒼蠅”入不了門，抓不住重點，甚至無功而返。

（二）積極參加各級檔案機(jī)構(gòu)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得檔案人員從業(yè)資格證。同時注重虛心向檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和老檔案管理人員學(xué)習(xí)，在實際工作中遇到問題及時請教，通過在“干中學(xué)，學(xué)中干”，才能盡快地熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，能夠勝任檔案管理工作。隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作的要求也越來越高，出現(xiàn)了很多新情況、新問題，這就給我們檔案工作人員提出了新的要求：即不僅學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識，還要熟悉與檔案相關(guān)的文化知識與科學(xué)技術(shù)，比如社會學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、英語、計算機(jī)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等。只有更加努力地工作，鉆研業(yè)務(wù)，不斷創(chuàng)造更直接、更有效的工作方式和服務(wù)手段，才能高效、高質(zhì)做好檔案工作。

三、統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)安排

高校兼職檔案人員一般由各部門的辦公室秘書擔(dān)任，負(fù)責(zé)學(xué)校各職能部門檔案材料的收集、整理和歸檔,兼職檔案人員工作任務(wù)繁重，一般都身兼數(shù)職。作為一名高校兼職檔案人員，要想做好檔案工作，做到條理清晰、合理分配，做精做細(xì)真不是一件容易的事。檔案工作是一項基礎(chǔ)性、全局性的工作，關(guān)系到本單位每個人、每個處、室，光靠一個人的力量是不能完成的。檔案人員要堅決杜絕大包大攬的思想，而應(yīng)著眼于建立長效機(jī)制，建立完善檔案人員崗位職責(zé)、檔案收集制度、檔案立卷歸檔制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度等。在工作中，要充分取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，認(rèn)真貫徹執(zhí)行各項制度規(guī)定，將檔案管理目標(biāo)進(jìn)行量化，使檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、程序化的軌道。具體到檔案管理的工作細(xì)節(jié)當(dāng)中，我們從收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理入手。在檔案資料的收集整理階段，我們要求各業(yè)務(wù)科室，對工作中形成的所有檔案資料要及時進(jìn)行收集、初步整理，及時移交兼職檔案人員。在檔案資料的立卷歸檔階段，兼職檔案人員在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的指導(dǎo)下，按檔案歸檔要求進(jìn)行系統(tǒng)整理、部門立卷、移交檔案館。

四、與時俱進(jìn)，大膽創(chuàng)新

在信息背景下，隨著信息技術(shù)和無線設(shè)備的不斷發(fā)展成熟，各類互聯(lián)網(wǎng)信息通信平臺已快速融入社會工作生活之中，提升和改變了各行各業(yè)傳統(tǒng)的服務(wù)理念和思維模式。目前QQ、微信成為應(yīng)用最為廣泛的服務(wù)型應(yīng)用媒體，是各部門工作業(yè)務(wù)聯(lián)系的紐帶，使用QQ、微信服務(wù)平臺能夠主動推送業(yè)務(wù)知識和部門通知，加強(qiáng)相互間的溝通和協(xié)調(diào)，從而提高工作效率。

作為高校兼職檔案人員，應(yīng)改變傳統(tǒng)的工作模式，緊跟社會發(fā)展的腳步，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，大膽革新，與時俱進(jìn)。比如：1.建立部門檔案工作QQ群或微信群，及時發(fā)送檔案業(yè)務(wù)信息及通知，方便相互間的聯(lián)系與溝通，避免不坐班的老師錯失信息，給檔案工作造成影響。2.成立部門檔案工作小組，制定年度工作計劃，合理分配歸檔工作任務(wù)，對檔案資料的收集和整理進(jìn)行事前控制，保證文件材料的齊全完整。3.定期開展工作討論會，解決部門檔案工作矛盾，增進(jìn)彼此的交流、信任，充分發(fā)揮其工作積極性、主動性，圓滿完成歸檔任務(wù)。

高校檔案工作的順利開展與推進(jìn)，離不開兼職檔案人員的努力和付出。兼職檔案人員雖說地位微不足道，但干的卻是功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)，我們要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和自豪感，掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，干好檔案工作，把自身的價值最大化，更好地服務(wù)于社會。