信息時(shí)代高校學(xué)生檔案管理模式探究

文/鹽城師范學(xué)院檔案館 周瑩瑩

在我國(guó)高校教育體系的不斷改革過程中，很多高校都在貫徹我國(guó)關(guān)于高等教育的擴(kuò)招政策，使得高校學(xué)生的數(shù)量不斷增加。這也使高校學(xué)生檔案信息變得非常龐大，給學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作帶來了較大的壓力。而將信息化技術(shù)融入學(xué)生檔案管理中以后，能夠直接打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，顯著提高了具體管理工作的效率，同時(shí)也能夠保證各項(xiàng)檔案信息可以得到有效的應(yīng)用。但就當(dāng)前我國(guó)各個(gè)高校在這方面的實(shí)際情況來看，還有相當(dāng)一部分高校并沒有在學(xué)生檔案管理中充分發(fā)揮各類信息化技術(shù)的價(jià)值，使得實(shí)際管理工作變得比較紊亂，有必要就信息化時(shí)代來對(duì)學(xué)生檔案管理模式進(jìn)行全面的分析。

一、信息時(shí)代高校學(xué)生檔案管理模式存在的問題

（一）管理人員的信息化檔案管理意識(shí)不足。學(xué)生的檔案管理工作相比較來說，具有滯后性、潛在性、隱藏性等多個(gè)方面的特點(diǎn)。這也使得學(xué)生檔案管理的價(jià)值很容易遭到忽視，使得高校領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校管理過程中基本上不關(guān)注學(xué)生檔案管理這個(gè)模塊。這也使高校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平一直都很難得到較好的保障。一些檔案管理人員自身并沒有較高的信息化意識(shí)，甚至在檔案管理方面也缺乏必要的法律知識(shí)，造成了很多學(xué)生檔案在統(tǒng)計(jì)與整理過程中出現(xiàn)了較多不規(guī)范的地方。比如一些檔案在傳遞過程中并沒有完全密封，甚至沒有將檔案袋交給本人進(jìn)行傳遞等；再比如說，在學(xué)生信息的信息化錄入過程中，檔案管理人員并沒有真正認(rèn)真審核每一個(gè)信息，很容易造成一些虛假信息進(jìn)入到信息化系統(tǒng)中。一旦信息化檔案系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么就會(huì)直接影響后續(xù)學(xué)生檔案信息的使用。

（二）信息化檔案管理的內(nèi)容不統(tǒng)一。雖然我國(guó)大部分高校都已經(jīng)推行了學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，但在具體管理內(nèi)容方面卻很難統(tǒng)一。對(duì)于高校來說，信息化系統(tǒng)只是為了提高學(xué)生檔案管理效率的一種工具，同時(shí)也能夠顯著節(jié)省管理成本，并沒有真正明確信息化管理的價(jià)值。而當(dāng)前存在的管理內(nèi)容不統(tǒng)一情況也使得各個(gè)高校的學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)很難實(shí)現(xiàn)信息資源共享，同時(shí)也不利于學(xué)生檔案信息化管理的規(guī)范化與體系化，必須要在下一步發(fā)展中進(jìn)行相應(yīng)的改善。

（三）具體檔案管理制度存在紊亂。由于在長(zhǎng)期發(fā)展中我國(guó)多數(shù)高校并沒有充分重視學(xué)生檔案管理工作，因此相當(dāng)一部分高校在檔案管理制度方面都存在顯著的紊亂情況。這也使得學(xué)生檔案信息化管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容都顯得比較隨意，很難得到全方位的監(jiān)管。特別是多數(shù)高校都沒有構(gòu)建相對(duì)完善的檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，無法在信息化背景下較好的約束每一個(gè)檔案管理人員的行為，使得高校學(xué)生檔案管理融入各類信息化技術(shù)的時(shí)候，很難保證其最終成效。

（四）對(duì)于學(xué)生檔案的利用程度還非常有限。就當(dāng)前我國(guó)各個(gè)高校對(duì)于學(xué)生檔案的信息化管理現(xiàn)狀來看，多數(shù)高校都沒有針對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行深度加工，只是將信息化系統(tǒng)當(dāng)成了學(xué)生檔案信息的儲(chǔ)備空間。這也使得整個(gè)信息化系統(tǒng)中擁有的學(xué)生信息比較繁冗，有價(jià)值的信息并沒有被提煉出來，最終使用學(xué)生檔案信息的效率也不是很高。之所以出現(xiàn)這種情況，主要就是在對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行整合與歸檔的過程中，并沒有按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)來分類錄入信息，使得整個(gè)系統(tǒng)中的學(xué)生檔案信息呈現(xiàn)出一種分散性與無序性的狀態(tài)，也就無法進(jìn)行后續(xù)加工與深層次使用。

二、信息時(shí)代高校學(xué)生檔案管理模式的改善對(duì)策

（一）提高管理人員的信息化檔案管理意識(shí)。對(duì)于各個(gè)高校來說，學(xué)校中高層領(lǐng)導(dǎo)者與管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案信息化管理與建設(shè)的重要性，并在平時(shí)的時(shí)候多關(guān)注信息化檔案管理工作，同時(shí)還要在下一步的教務(wù)管理中充分提高每一個(gè)檔案管理人員的信息化意識(shí)與素質(zhì)。這也需要高校首先應(yīng)該在內(nèi)部進(jìn)行管理意識(shí)的創(chuàng)新，打破領(lǐng)導(dǎo)者與管理者對(duì)于學(xué)生檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)知，明確信息化時(shí)代背景下學(xué)生信息的重要價(jià)值，引導(dǎo)學(xué)生檔案信息化管理步入正軌。在此之中，高校也應(yīng)該針對(duì)學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，保證他們能夠熟練使用信息化檔案管理系統(tǒng)的各類功能，同時(shí)在錄入信息、傳遞信息、更新信息等各項(xiàng)工作的時(shí)候，都應(yīng)該做好學(xué)生檔案信息的審查，保證信息系統(tǒng)中的每一個(gè)信息內(nèi)容都比較全面，不存在錯(cuò)誤與疏漏。

（二）明確檔案信息化系統(tǒng)的具體內(nèi)容。各個(gè)高校在構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)該充分明確信息化檔案管理系統(tǒng)的具體內(nèi)容，主要可以將其分為兩大部分，即學(xué)生基本信息和綜合性成績(jī)信息。在學(xué)生基本信息方面，主要囊括了學(xué)生在各個(gè)學(xué)校學(xué)習(xí)過程中的所有信息。而綜合成績(jī)信息則主要錄入跟學(xué)生每一次考核與考試有關(guān)的成績(jī)信息內(nèi)容。透過這兩個(gè)方向，管理人員就可以在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行規(guī)范的信息錄入，在保證學(xué)生檔案信息完備性與全面性的基礎(chǔ)上，使具體檔案信息內(nèi)容變得更加規(guī)范。在高校按照這種模式建成學(xué)生檔案信息化系統(tǒng)以后，就可以實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的資源共享。這種資源共享一方面能夠直接給我國(guó)教育部門和用人單位提供必要的學(xué)生檔案信息支持，優(yōu)化大學(xué)生就業(yè)環(huán)境以及我國(guó)高校教育的改革路徑，另一方面也能夠加強(qiáng)同區(qū)域各個(gè)高校之間的交流與互動(dòng)，顯著提高學(xué)生檔案信息化管理的成效。

（三）優(yōu)化與改善實(shí)際的檔案管理制度。對(duì)于各個(gè)高校來說，在學(xué)生檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該明確“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的整體理念，來強(qiáng)化各級(jí)管理制度的貫徹效果。在這個(gè)過程中，高校一方面應(yīng)該盡快建成學(xué)生檔案管理工作的目標(biāo)責(zé)任制，并加強(qiáng)對(duì)每一個(gè)檔案管理人員自身工作的多維度考核，利用相應(yīng)的考核指標(biāo)全方位展現(xiàn)管理人員的實(shí)際工作成效，并將學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)問題的責(zé)任落實(shí)到具體主體身上。這樣以后，檔案管理人員在信息化時(shí)代下，就能較好地約束自身行為，保障信息化檔案管理的有效性。另一方面，高校應(yīng)該立足于學(xué)生檔案信息的歸檔、流轉(zhuǎn)等各項(xiàng)內(nèi)容，制定針對(duì)性較強(qiáng)的制度體系，保證學(xué)生檔案信息在通過各類信息化渠道的時(shí)候，能夠保證信息的完備性與真實(shí)性。

（四）加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案信息的深度應(yīng)用。在當(dāng)前我國(guó)高等教育體系不斷變革的背景下，各個(gè)學(xué)校應(yīng)該明確學(xué)生檔案信息對(duì)于自身發(fā)展的戰(zhàn)略價(jià)值，并利用信息化系統(tǒng)來提煉學(xué)生檔案信息，最終能夠形成有利于學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展的檔案決策信息。這也需要學(xué)校不斷拓展信息化系統(tǒng)的自身功能，同時(shí)還要強(qiáng)化系統(tǒng)的信息查詢與檢索功能，并能夠?qū)W(xué)生檔案信息進(jìn)行初步的分析，提煉出關(guān)鍵檔案信息，能夠給學(xué)校的教育管理與后續(xù)教學(xué)改革提供重要的參考意見。這樣以后，學(xué)生檔案信息就能夠通過信息化系統(tǒng)，將原本靜態(tài)的信息內(nèi)容，轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的信息網(wǎng)絡(luò)，直觀展示最有價(jià)值的檔案信息，以及在學(xué)校不斷發(fā)展過程中，學(xué)生檔案信息中的各項(xiàng)關(guān)鍵點(diǎn)出現(xiàn)的動(dòng)態(tài)變化，充分體現(xiàn)學(xué)生檔案信息的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

綜合來看，我國(guó)多數(shù)高校在學(xué)生檔案管理過程中雖然已經(jīng)全面推廣使用各類信息化技術(shù)，但具體管理工程的成效卻很難得到保證。對(duì)于各個(gè)高校來說，在下一步運(yùn)營(yíng)發(fā)展中應(yīng)該認(rèn)識(shí)到自身在這方面的不足，能夠強(qiáng)化內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)能力與基本素質(zhì)，并且還要構(gòu)建相對(duì)完善的檔案信息管理系統(tǒng)，細(xì)化各項(xiàng)管理制度內(nèi)容。而對(duì)于高校的中高層領(lǐng)導(dǎo)者來說，也應(yīng)該善于使用信息化系統(tǒng)來提取高校學(xué)生檔案中的有用信息，并將其引入到學(xué)校發(fā)展的戰(zhàn)略決策中，保證學(xué)校能夠在當(dāng)今教育環(huán)境中取得優(yōu)勢(shì)的競(jìng)爭(zhēng)地位。