新媒體視角下高校檔案管理工作探究

文/山西運(yùn)城廣播電視大學(xué) 王娜

目前，大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)得到了全社會的普遍關(guān)注，通過大數(shù)據(jù)對信息進(jìn)行整理和分析，發(fā)揮數(shù)據(jù)的最大價(jià)值，而以互聯(lián)網(wǎng)為載體的新媒體就負(fù)責(zé)傳播和承載大數(shù)據(jù)，是目前大眾傳媒的重要表現(xiàn)形式，其在不斷為檔案所開發(fā)和利用?；ヂ?lián)網(wǎng)平臺將信息數(shù)字化的加工處理方式，不同于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息服務(wù)單一，其為檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。高校教育事業(yè)中檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，所以高校必須要在新媒體環(huán)境下改進(jìn)檔案管理模式。

一、新媒體視角下的檔案管理工作

隨著檔案管理工作內(nèi)容的不斷豐富，管理手段的不斷增加和載體形式的增加，檔案管理工作越來越繁瑣，但也在越來越多的領(lǐng)域上發(fā)揮著重要的作用，新媒體已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，在這種形勢下，檔案管理人員應(yīng)該對新媒體進(jìn)行深入的了解和研究。

新媒體也叫社交媒體，是指將數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到報(bào)刊、電視以及廣播等媒體中去，形成一種新的媒體形式。目前微信、微博、博客、論壇、社交網(wǎng)站、手機(jī)媒體、數(shù)字電視等都是新媒體的表現(xiàn)形式，它可以向人們通過手機(jī)、計(jì)算機(jī)、數(shù)字電視機(jī)等終端提供一些討論、分享、溝通，提供給人們娛樂服務(wù)和信息服務(wù)。傳統(tǒng)的媒體平臺不能在短時(shí)間內(nèi)獲取大量的信息需求，所以新媒體才能符合高校檔案信息的整理和管理。高校檔案資源的信息資源信息量非常大，可利用價(jià)值也很大，所以將新媒體作為契機(jī)，創(chuàng)新高校檔案管理方式極具意義。

二、新媒體視角下高校檔案管理的創(chuàng)新

（一）突破傳統(tǒng)觀念。將新媒體融入高校檔案管理中去，首先要提高管理理念的科學(xué)性，在管理思想上進(jìn)行創(chuàng)新。高?？梢灾贫ㄏ嚓P(guān)的規(guī)定和通過投入一定資金的方式去支持學(xué)校的檔案管理工作。檔案管理人員還要改變檔案在被利用中的被動地位，對檔案信息資源進(jìn)行分類整理，推動檔案利用向話題制造方向的發(fā)展轉(zhuǎn)變；促使檔案在傳播受眾上的針對性，改變檔案信息的普及和傳播方式，形成新的宣傳方式，開設(shè)利用新媒體的宣傳途徑。

（二）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。新媒體視角下，高校要學(xué)會利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，各種軟件與硬件設(shè)備開展檔案管理工作?？梢耘c計(jì)算機(jī)技術(shù)人員協(xié)同建立多媒體數(shù)據(jù)庫，將檔案信息進(jìn)行采集和儲存。利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案資料通過計(jì)算機(jī)數(shù)字識別與電子格式轉(zhuǎn)換，傳入計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化的處理。檔案信息要進(jìn)行公開和對外發(fā)布，同時(shí)也要資源共享。

（三）挖掘新媒體優(yōu)勢。新媒體相比于傳統(tǒng)媒體具有公開的性質(zhì)，具有主動性，但根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，高校在新媒體背景下建設(shè)檔案管理工作要對外開放不具備保密價(jià)值的檔案，新媒體的融入也有益于獲得更多的檔案資源，更方便地使用和管理。

三、利用新媒體進(jìn)行檔案管理的改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)管理人員的能力和素質(zhì)。素質(zhì)建設(shè)就是指思想素質(zhì)和心理素質(zhì)，首先檔案管理人員要具有高度的責(zé)任感，全心全意的服務(wù)意識和認(rèn)真的工作態(tài)度，要努力在檔案管理工作中，默默無聞的平凡中創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績，以效率求發(fā)展，以貢獻(xiàn)求支持，提高自身的工作素質(zhì)和綜合素質(zhì)。其次還要加強(qiáng)檔案管理人員的工作能力，加強(qiáng)能力建設(shè)，檔案管理人員不僅僅要熟悉掌握檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范性操作和電子文件的相應(yīng)特征，還要掌握一些有關(guān)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)信息安全知識，做好檔案信息資源的安全防護(hù)工作，確保信息資源和管理活動的完整性和安全性。這就要求檔案管理人員要強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)的意識，不斷參與新媒體背景下檔案管理的有關(guān)培訓(xùn)，及時(shí)了解專業(yè)知識，學(xué)?？梢园才藕脱堃恍┯嘘P(guān)的檔案學(xué)專家或者學(xué)者來進(jìn)行專業(yè)講解和培訓(xùn)，檔案管理人員在日常的工作中還要重視整理、收集和保管等分類工作，與其他檔案員進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)交流，取長補(bǔ)短，積極探討工作經(jīng)驗(yàn)，有效提高自身工作能力和工作效率。

（二）設(shè)備統(tǒng)一化。目前有很多學(xué)校和單位的信息化手段以及設(shè)備都不統(tǒng)一，就造成了檔案管理中一些數(shù)據(jù)不兼容的問題，所以就要求配備專業(yè)化的、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備，檔案管理過程能夠利用這些新媒體設(shè)備進(jìn)行字符識別和轉(zhuǎn)化、自動編目和檢索、自動儲存上載、檔案自動標(biāo)引、計(jì)算機(jī)輔助立卷以及文檔一體化等過程，設(shè)備管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化才能為檔案管理的新媒體化提供可靠的保障。

（三）規(guī)范管理體制。將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，就是在多個(gè)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，一些數(shù)據(jù)字段存在依存的關(guān)系，各種檔案信息資源存在著一定的邏輯關(guān)系，運(yùn)行程序之間也存在一定的關(guān)系，組成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，將整個(gè)數(shù)據(jù)庫都進(jìn)行安全性和完整性的改進(jìn)，必須要有規(guī)范的管理體制要求，這樣可以為檔案管理提供更方便的信息和方式。不然，不規(guī)范的管理體制和不統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)無法保障信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，更無法實(shí)現(xiàn)資源共享。