淺析新時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作

文/太原市第五十六中學(xué)校 梁彥芳

作為學(xué)校綜合管理工作中基礎(chǔ)性工作之一，檔案管理工作發(fā)揮著極其重要的作用。檔案管理工作質(zhì)量對(duì)學(xué)校各項(xiàng)管理工作的開展產(chǎn)生著一定的影響，并且在評(píng)判學(xué)校綜合管理水平的過程中，檔案管理工作的水平是一項(xiàng)較為重要的標(biāo)準(zhǔn)。因此目前越來越多的學(xué)校開始重視檔案的收集和整理工作，積極開展檔案綜合管理工作的同時(shí)結(jié)合新技術(shù)的引入，不斷改進(jìn)完善相應(yīng)的收集和整理措施。本文旨在討論新時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，為學(xué)校整體管理質(zhì)量的提高提供良好的支持。

一、科學(xué)管理檔案工作

（一）明確收集制度，嚴(yán)格工作流程。在檔案管理工作中首先需明確三點(diǎn)收集制度。第一，檔案工作人員需以認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度將工作過程中的文件資料及時(shí)存檔。第二，檔案管理人員需要對(duì)學(xué)校內(nèi)部文件做好登記，同時(shí)嚴(yán)格遵守相關(guān)交接的規(guī)定，保證資料登記工作不遺漏、無錯(cuò)誤，有序歸納整理，做到資料歸納整理有條不紊、井井有條。第三，建立并逐步完善檔案借閱、歸還等相關(guān)制度，明確檔案歸檔流程及歸檔范圍，并將其劃入自身工作職責(zé)范圍之內(nèi)。

（二）提煉精華，提高歸檔質(zhì)量。在檔案管理工作中，工作人員需以檔案屬性、內(nèi)容以及反映價(jià)值等方面為依據(jù)，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的分類管理，在歸納過程中必須做到心中有數(shù)，對(duì)于近期需要整理的資料有宏觀認(rèn)識(shí)，從而提高資料提取效率。換句話說，就是歸檔工作是以學(xué)校教學(xué)活動(dòng)中的資料為整理對(duì)象，從中篩選出重要資料，確保其所選資料可以全面反映客觀教學(xué)工作以及學(xué)生工作的成果，包括目前教學(xué)已取得的成果、正在開展的活動(dòng)以及每位學(xué)生的學(xué)籍檔案等內(nèi)容，在所有資料中提取精華，提高工作質(zhì)量。

（三）鑒檔準(zhǔn)確化，細(xì)致化；存檔系統(tǒng)化，科學(xué)化。學(xué)校檔案的管理工作主要分兩步：檔案的鑒檔工作與后續(xù)的存檔工作。檔案鑒定在檔案管理工作中是必不可少的環(huán)節(jié)，要以檔案的價(jià)值為主要依據(jù)，保護(hù)重要資料，及時(shí)清理掉即將失去時(shí)效的資料，使得學(xué)校檔案管理完整化、系統(tǒng)化。檔案的存檔并不僅是對(duì)資料、檔案保存，更是對(duì)日常工作產(chǎn)生的零散、雜亂檔案進(jìn)行分類、條理化整理，進(jìn)行編號(hào)、存檔。與其他單位檔案管理存檔工作不同，學(xué)校的檔案存檔主要以工作中教育教學(xué)資料、教學(xué)形式探究、賬務(wù)備案資料、人事變動(dòng)留檔、行政教育等來歸類存檔，存檔方式也需滿足易于保存和利用的原則進(jìn)行。

二、提高檔案管理人員綜合能力

新的時(shí)代要求檔案管理人員具有認(rèn)真的工作態(tài)度，同時(shí)切實(shí)認(rèn)識(shí)檔案工作重要的現(xiàn)實(shí)意義以及其在學(xué)校綜合工作中所占的地位，從而督促自身不斷提高工作能力，自主能動(dòng)地學(xué)習(xí)優(yōu)秀檔案管理知識(shí)。檔案管理人員要熱愛工作，提高服務(wù)意識(shí)，真正做到用心服務(wù)學(xué)生和學(xué)校。作為新時(shí)代的檔案管理員，我們需有過硬的專業(yè)知識(shí)技能，走在時(shí)代的前沿，敢于嘗試新的工作管理方式，將新型優(yōu)異的檔案管理經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用于工作中，時(shí)常注重個(gè)人檔案管理業(yè)務(wù)技能的加強(qiáng)，提高自身文化素質(zhì)修養(yǎng)。作為整個(gè)學(xué)校檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的一分子，我們應(yīng)該注重日常同事之間相互交流學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步。目前的檔案工作離不開電子信息技術(shù)的指導(dǎo)，這就要求檔案管理人員需熟練掌握電子存檔技術(shù)，提高文化水平和檔案管理的專業(yè)技術(shù)能力。

三、重視檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)

新時(shí)代的社會(huì)條件下，教育部門不斷強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，學(xué)校積極開展檔案管理工作，引進(jìn)專職的檔案管理工作人員，并逐漸培養(yǎng)學(xué)校其他員工從事檔案管理工作，加強(qiáng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。從制度方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)逐漸創(chuàng)建、完善的檔案管理工作機(jī)制，以“部分”促進(jìn)“整體”提高工作效率。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可不定時(shí)地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作的完整性、系統(tǒng)性進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)檔案管理工作嚴(yán)格把關(guān)，謹(jǐn)防工作中出現(xiàn)紕漏。除此之外，學(xué)校還應(yīng)重視檔案管理人員的從業(yè)培訓(xùn)工作，盡量安排檔案管理員參加聽課講座活動(dòng)和優(yōu)秀人員的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，目的是提高所有工作人員收集、整理信息的能力，加深學(xué)校所有工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作提供良好的“生存土壤”。學(xué)校還應(yīng)逐漸建立“監(jiān)察部門”，及時(shí)解決檔案管理部門提出的建議，做到有意見必有反饋，以此促進(jìn)檔案管理的工作質(zhì)量以及提高工作人員的工作能力。

四、找出管理缺陷并及時(shí)修正

現(xiàn)今的檔案管理工作中仍然存在許多問題，檔案管理的從事人員應(yīng)當(dāng)注重實(shí)踐，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并在工作過程中努力尋找合適的解決方法?，F(xiàn)存的管理問題比較多，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理員工作態(tài)度不端正，檔案管理的規(guī)章制度不健全，檔案保管室的基礎(chǔ)設(shè)施落伍等。針對(duì)這些諸如此類的問題，校領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員都應(yīng)該重視并積極落實(shí)解決方案。

五、結(jié)論

學(xué)校急需一支高素質(zhì)、專業(yè)能力過硬的檔案管理人才隊(duì)伍，同時(shí)學(xué)校也應(yīng)著手成立一個(gè)專職的檔案管理部門，目的是使得檔案管理事業(yè)進(jìn)步。檔案管理工作人員必須看到工作本身的社會(huì)責(zé)任，不斷創(chuàng)新工作方法，借助新型科技技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案的整理效率質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展。