淺析如何有效開展高?？谑鰴n案工作

文/沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 李啟坤

一、高?？谑鰴n案的實施

高?？谑鰴n案收集工作是一項學(xué)術(shù)性、專業(yè)性很強的工作，實施過程可以分為前期準備階段、實施訪談階段、后期整理歸檔、成果利用等幾個階段。

（一）前期準備工作要做足“功課”。檔案的前期準備階段是指在進行高?？谑鰴n案采訪前期，檔案工作人員需要以訪談主題、受訪對象及訪談的進度安排，以史料留存的緊迫性為前提，制定科學(xué)、合理的工作計劃。首先要確定口述檔案主題。如沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)的口述檔案主題主要包括學(xué)校早期建校歷史、重要的科研教學(xué)活動、重大歷史事件等。確定主題后，應(yīng)充分“備課”，對學(xué)校乃至省市檔案館所存相關(guān)檔案史料進行充分調(diào)研梳理，了解和掌握歷史背景，把看似孤立的檔案信息進行提煉與比對，找出內(nèi)在的因果關(guān)聯(lián)，圍繞主題再進行深入挖掘，捕捉新的線索，發(fā)現(xiàn)并記錄“問題”，根據(jù)線索對此歷史階段（事件）當(dāng)事人或者可能知情人進行初步范圍和人選劃定，列出需要調(diào)查、核實的史實部分工作大綱。在整個過程中要以人為主要對象，以整個事件作為主題內(nèi)容。在前期準備工作中，尋找具有代表性的人物是重要工作，高校的發(fā)展史則是口述事件的研究對象。其次，對于口述訪談對象需要事先進行調(diào)查和了解，因為訪談對象（受訪者）多是早期歷史事件的親歷者,很多年事已高，為達到更好的“互動”，要了解訪談對象包括事業(yè)背景、家庭情況、婚姻狀況、身體狀況等，還可以側(cè)面了解一些訪談對象的生活習(xí)慣和興趣愛好等。為達到更好的訪談效果，要多做溝通鋪墊，最好登門拜訪，即這個溝通過程會持續(xù)幾次：一是與受訪者從情感上建立互信基礎(chǔ)，使之能夠欣然接受訪談。二是根據(jù)受訪者的信息反饋，結(jié)合我們對事件、線索的了解和掌握、對選題的解決需求，定制科學(xué)合理的訪談提綱，針對不同人的不同視角要有所側(cè)重。在此過程中可以將采訪提綱告知受訪者使之熟悉，并做到心中有數(shù)，預(yù)先回憶，也可以根據(jù)受訪者的反饋和建議，修改、補充問題，以便提供更多有用的信息。另外，前期準備工作還包括準備一些與訪談主題相關(guān)的校史圖片、資料作為“觸媒”，對于口述檔案的準確性有很大的輔助作用。

（二）訪談實施過程中要細致耐心。確定訪談時間，現(xiàn)場采訪要選擇受訪者身體、精神狀態(tài)俱佳的時段，避開休息時間叨擾。訪談中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是講述和提問，訪談過程中一定盡量不要打斷受訪者的講述，等他完成講述后再提問。采訪過程中要認真聆聽，并就講述過程中的重要信息作以記錄，包括受訪者的語氣語調(diào)變化，訪談?wù)咭c受訪者在“一個頻道上”，真正達成心靈共鳴，訪談?wù)咭惨獣r時觀察訪談過程中受訪者的情緒變化，并適時引導(dǎo)，注意不要偏離訪談專題。提問要精準，對講述中涉及的事件背景、關(guān)鍵人物、時間節(jié)點等重要信息要與受訪者一一核對，對模糊不清的地方要予以明確。如若受訪者出于種種考慮，出現(xiàn)正式訪談與預(yù)采訪交流中不一樣的說辭的要再與受訪者確認，如受訪者心存芥蒂一定努力說服放下包袱講述，如堅持新說法，也要同時做好記錄標注。對于不便于登門的外地受訪者，有條件的也可以采取遠程視頻連線的方法，訪談?wù)咭残枰允冀K如一的飽滿專注的態(tài)度認真傾聽，使受訪者在放松、自由的狀態(tài)下講述，并與受訪者形成良好的互動交流，抓住亮點、精準提問、徐徐道來，完成高質(zhì)量的視頻采集。硬件準備充分，采集現(xiàn)場對于錄音、錄像器材的要求較高，因此要為采集人員配備專業(yè)攝影或錄音人才，要加強對大學(xué)生志愿者的培訓(xùn)；做好風(fēng)險控制，綜合所有因素，才能取得比較滿意的采集效果。

（三）訪談資料的后期整理要規(guī)范。后期整理包括錄音、錄像拷貝、存儲，訪談抄本制作、勘誤等后續(xù)工作。錄音、錄像的存儲和管理參照《DA/T 15-1995磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》進行，光盤備份兩份以上，硬盤、移動硬盤也要同時備份。抄本制作是關(guān)鍵一環(huán)，為避免時間過長，采訪情境信息等丟失，整理要及時。整理需要極具耐心，要反復(fù)回放錄像或錄音，要充分尊重受訪者，力求“原汁原味”，不可以隨個人喜好斷章取義刪減受訪者原話，或者因為沒有聽清楚就放過，對于沒有聽清或者不明白的地方要做好標識，以便回放備查，實在無法聽清要回訪受訪者再進行確認。對于受訪者談話中涉及的時間、地點、事件背景、發(fā)展、結(jié)果等關(guān)鍵細節(jié)要進行核實勘誤，可以在檔案中尋求證明，也可以尋求其他知情人旁證。對于與歷史有出入的地方要以括號加注的形式在抄本上加以標注，但是不能破壞原文。為保證口述歷史電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性，高校檔案館要嚴格依照國家檔案局出臺的《口述歷史電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T-2015）建立口述檔案數(shù)據(jù)庫，除了要對受訪者的個人背景等數(shù)據(jù)信息進行著錄外，抄本整理經(jīng)受訪者確認后，以電子文件的形式歸檔，列捐贈檔案ü口述檔案類目下。

（四）成果利用等后續(xù)工作要有序開展。對于形成的口述檔案史料，一定要充分尊重受訪者的權(quán)益，保護其著作權(quán)和知識產(chǎn)權(quán)，視同成果創(chuàng)作，要支付一定的稿酬。同時按照捐贈檔案管理辦法，明確所有權(quán)和使用權(quán)，簽訂知情授權(quán)書。在獲得授權(quán)的前提下，可應(yīng)用于編史修志、學(xué)校微信、微博公眾號平臺專題宣傳，擴大影響，形成氣氛。

二、高?？谑鰴n案工作開展中的問題與對策

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷發(fā)展，但是高校口述檔案采集整理工作卻相對滯后，雖然有很多高校在實際工作中不同程度地涉獵口述檔案，但沒有形成一定的規(guī)模，缺乏成熟經(jīng)驗，存在一定的被動性。檔案工作人員中仍有一部分人對口述檔案的概念并不是很了解，實際操作中也存在不夠規(guī)范等問題，這些也嚴重地影響了高?？谑鰴n案工作的準確性和時效性。在高?？谑鰴n案采集工作中，檔案工作人員是主要參與者，熟悉檔案是專業(yè)優(yōu)勢，但知識結(jié)構(gòu)相對比較單一，而采訪過程中需要新聞學(xué)、心理學(xué)等多學(xué)科復(fù)合性知識的掌握，這對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的挑戰(zhàn)。因此，要加大對高校檔案工作人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)國家口述檔案采集管理的行業(yè)標準和規(guī)范，學(xué)習(xí)口述檔案采集整理流程，學(xué)習(xí)交流提問的切入技巧，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，鍛煉和打造一專多能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才隊伍。

高校對口述檔案重視程度有待加強。部分高校的口述檔案采集是出于校慶宣傳考慮，編寫校史、院史、做校史展覽等剛性需要而臨時采取的技術(shù)手段，并非常設(shè)項目。后續(xù)的工作在機構(gòu)設(shè)置、資金投入、人員投入、軟硬件改善上都嚴重不足，而口述檔案的收集和整理耗時耗力，并非一蹴而就的易事，需要加大宣傳和投入，形成全員做口述檔案提高全員的文化自覺，加大搶救發(fā)掘力度，以使其做到可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)論

高校口述檔案采集整理工作是一項與時間賽跑的記憶重建工程，通過規(guī)范采集和整理口述檔案流程，利用現(xiàn)代化技術(shù)對口述檔案管理進行完善，可以有效地提高檔案管理工作效率，要提高對口述檔案的管理水平，使之更能出色發(fā)揮對建構(gòu)高校記憶的特殊作用。