淺析企業(yè)檔案工作與企業(yè)記憶建設

文/海洋石油工程股份有限公司 張琬

企業(yè)記憶是企業(yè)獲得持續(xù)、健康、和諧發(fā)展的一項重要戰(zhàn)略措施。企業(yè)檔案承載了企業(yè)的發(fā)展歷史，記錄著企業(yè)在生產、經營、社會活動中的完整過程，是企業(yè)記憶儲存的主要形式。企業(yè)記憶植根于企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是企業(yè)記憶建設的源泉和動力，二者之間相互促進，相互融合。隨著社會的進步、經濟的發(fā)展，企業(yè)要在激烈的市場競爭中獲得持續(xù)性發(fā)展，必須高度重視企業(yè)檔案工作及企業(yè)記憶建設。

一、企業(yè)檔案工作與企業(yè)記憶建設之間的關系

企業(yè)檔案是在企業(yè)各項活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻載體形式的歷史記錄，是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分。企業(yè)記憶是企業(yè)在長期的科研、生產、管理等活動中形成并能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價值觀念和行為規(guī)則。企業(yè)檔案以具體的物質形態(tài)而存在，是對企業(yè)記憶零散的表層反映，企業(yè)記憶是從客觀真實地記載企業(yè)各項活動的企業(yè)檔案中，經過加工、提煉、升華的內在現(xiàn)象。企業(yè)檔案工作與企業(yè)記憶建設都是企業(yè)基礎管理的一部分，分屬不同的管理范疇，但二者相輔相成，互相依托。

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)成長、發(fā)展歷程的載體，真實地記錄了企業(yè)記憶所需的全部資料，聚集著企業(yè)豐富的信息資源。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)記憶的記錄并不是一種簡單的記錄，而是對企業(yè)記憶的歸納、梳理，通過分類與分析使員工和領導能更好地認清企業(yè)發(fā)展中的成就與不足，更好地服務于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，服務于企業(yè)科研生產經營等各項工作。

企業(yè)記憶建設作為企業(yè)管理活動的重要組成部分，不僅影響著企業(yè)檔案的收集范圍，同時它也影響著企業(yè)檔案信息的價值鑒定工作。在收集企業(yè)檔案時，要充分考慮企業(yè)記憶的需求，分析哪些文件、檔案或資料是企業(yè)記憶所需的資料和素材，能推進企業(yè)的建設進程。在企業(yè)檔案價值鑒定過程中，要充分考慮企業(yè)記憶建設的影響，使企業(yè)檔案表現(xiàn)出多重價值，賦予企業(yè)檔案更為豐富的價值內涵。

二、企業(yè)檔案工作在企業(yè)記憶建設中的作用

（一）企業(yè)檔案的記載內容是企業(yè)記憶的重要參考，為企業(yè)記憶的積累提供歷史見證。企業(yè)檔案是企業(yè)成長、發(fā)展歷程載體的記載，是企業(yè)發(fā)展的歷史長卷。它不僅真實地記錄了企業(yè)從誕生、成長到發(fā)展的全部歷程，記錄了企業(yè)的知識、技術和經驗，而且還記載了企業(yè)思想的發(fā)展過程和企業(yè)的精神財富，它蘊含著企業(yè)深厚的歷史文化，聚集著企業(yè)豐富的信息資源，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源。企業(yè)記憶以文字、圖像或實物等形式存在于企業(yè)檔案之中，企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)各類文件材料進行收集整理、集中科學安全管理的過程，就是企業(yè)記憶不斷積累不斷發(fā)展的過程。

（二）企業(yè)檔案是企業(yè)記憶的直接依據(jù)，具有傳遞功能。企業(yè)檔案真實地記錄著企業(yè)發(fā)展過程中的點點滴滴，其本質屬性是原始記錄性。它是企業(yè)記憶最可靠、最真實的第一手信息資料，可以輔助人類的記憶。作為實事憑證和承載人類社會實踐活動中直接形成的有序知識信息，其是為企業(yè)記憶提供歷史參考的直接依據(jù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)記憶的主要載體之一，是企業(yè)增強市場競爭力、進行挖潛改造、擴大再生產的依據(jù)，是及時處理重要事件和突發(fā)事件的參考憑證。利用企業(yè)檔案開展編研活動，總結發(fā)展歷史，展示企業(yè)形象，將真實記錄企業(yè)記憶這種無形的資產變?yōu)橛行位哑匠？床坏?、摸不著的東西以文字、圖片、影音、實物等直觀而明顯地展現(xiàn)出來?，F(xiàn)代企業(yè)記憶的傳遞和弘揚離不開企業(yè)檔案。企業(yè)檔案提供利用的過程就是企業(yè)記憶的傳遞過程。只有利用好企業(yè)檔案，才能幫助企業(yè)依據(jù)自身特點來建設具有特色的優(yōu)質企業(yè)，才能更好地為企業(yè)的發(fā)展服務。

（三）檔案管理工作是企業(yè)記憶的重要組成部分，推動企業(yè)記憶的發(fā)展過程。企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學技術的創(chuàng)新和發(fā)展，這是企業(yè)一代又一代職工的勞動結晶；企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經營管理的經驗和教訓，是企業(yè)勞動者不可多得的寶貴精神財富；企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動者的創(chuàng)業(yè)事跡，從而匯成一種企業(yè)精神，是當今企業(yè)發(fā)展的精神動力。這些都是企業(yè)記憶的歷史源泉，它能為企業(yè)建設提供寶貴的材料，是企業(yè)發(fā)展的保障。企業(yè)檔案管理部門對企業(yè)各類文件材料進行集中統(tǒng)一的收藏、整理、保管與提供利用的過程，就是企業(yè)記憶不斷積累不斷發(fā)展的過程。企業(yè)檔案管理工作是維護企業(yè)歷史面貌的一項重要事業(yè)，是企業(yè)運營全過程的真實記錄，客觀反映著企業(yè)的經營成長過程，只有管好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產，將企業(yè)記憶建設發(fā)揚光大。

（四）企業(yè)檔案為企業(yè)記憶提供判斷標準，為企業(yè)發(fā)展指引正確方向。凡是成功的企業(yè)，其企業(yè)記憶總是處在一個不斷更新、發(fā)展、與時俱進的過程中。隨著企業(yè)的發(fā)展和社會環(huán)境的變化，企業(yè)不可避免地存在著變遷、創(chuàng)新和完善現(xiàn)象。企業(yè)檔案在記錄和反映企業(yè)一切活動的同時，也將企業(yè)建設中的成功經驗和失敗教訓忠實地、客觀地記錄和保存下來，只有通過企業(yè)檔案來判斷其得失，決定其棄留，以史為鑒，才能真正選擇一種適合于當今和今后的企業(yè)發(fā)展形勢，順利實現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新和優(yōu)化。

三、企業(yè)記憶視野下檔案工作的思路與方法

（一）擴展收集范圍，豐富檔案信息資源建設。隨著企業(yè)記憶建設的不斷深入和發(fā)展，對檔案的利用需求也越來越大。為更全面地反映企業(yè)記憶建設，檔案管理人員要在正常接收歸檔的基礎上，注重收集反映企業(yè)宏觀決策調整、反映企業(yè)重大活動、事項，反映企業(yè)發(fā)展歷程及反映企業(yè)取得的重大成就、獲得的榮譽、嘉獎等方面的檔案資料，力求做到全面真實地反映企業(yè)發(fā)展和歷史面貌。

（二）增強服務理念，變被動為主動，為企業(yè)記憶建設提供完善的檔案信息。在企業(yè)經營管理過程中，應當始終樹立企業(yè)檔案為企業(yè)建設服務的理念，充分挖掘檔案資料中的服務功能，變被動為主動，為企業(yè)提供完善的檔案信息。利用文字資料、圖片、實物等形式直觀地展示企業(yè)的發(fā)展進程，依托互聯(lián)網和局域網等向社會各界、企業(yè)員工傳播企業(yè)發(fā)展信息，提升企業(yè)的知名度和信譽度，展現(xiàn)企業(yè)精神風貌，激發(fā)員工的自豪感，增強企業(yè)的凝聚力和向心力，提高企業(yè)在市場競爭中的經濟地位和社會地位。作為檔案管理人員要定期了解目前檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，堅持“以人為本”的思想，不斷拓寬服務方式和服務理念，實現(xiàn)檔案價值的最大化，充分發(fā)揮主觀能動作用，以一流的服務、一流的業(yè)績，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展服務。

（三）開展企業(yè)檔案編研工作，提高服務水平。大量的企業(yè)檔案信息呈現(xiàn)為靜止狀態(tài)，檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務轉為提供綜合檔案信息的高層次服務，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率。積極對館藏檔案信息進行深入挖掘，加工、提煉、整合升華，開發(fā)深層次的編研工作，如編纂“企業(yè)年鑒”“企業(yè)經營史”“品牌介紹”“企業(yè)榮譽榜”“全宗介紹”“組織機構沿革”“產品介紹”“科研成果簡介”“工程項目簡介”等專題性資料，使這些資料成為企業(yè)記憶建設的教科書和企業(yè)培訓的必修課程。通過專題教育學習，再現(xiàn)企業(yè)發(fā)展史，使員工看到開創(chuàng)者的艱辛、建設者的拼搏和如今的成就；再現(xiàn)各任企業(yè)領導的處事方法、決策風格，使員工更深刻地理解企業(yè)政策、經營機制的變遷；再現(xiàn)組織機構、企業(yè)制度的變化，使員工了解企業(yè)制度沿革的走向和趨勢等，使員工產生強烈的榮譽感和自豪感，增強使命感和責任感，激發(fā)員工為企業(yè)發(fā)展貢獻力量的熱情與愿望。

（四）豐富檔案的利用形式，發(fā)揮企業(yè)記憶的教育指導功能。企業(yè)檔案集中了企業(yè)發(fā)展、人力、財務、科研等大量信息，這些檔案信息資源真實地記錄了企業(yè)發(fā)展的整個過程，也是無數(shù)前輩工作者對工作的總結，對科學發(fā)展規(guī)律的認知，凝聚著企業(yè)的精神和價值觀念。企業(yè)檔案工作者應該盡其所能創(chuàng)造多種途徑搭建平臺，將企業(yè)檔案的精髓傳播給廣大員工，對職工進行教育、提高企業(yè)的內在素質，使他們對本企業(yè)的歷史和發(fā)展有更好的了解，進而產生更大的親近感、認同感和歸屬感，從而轉化為不斷拼搏為企業(yè)作貢獻的動力。

（五）完善企業(yè)形象，實現(xiàn)企業(yè)檔案的價值。企業(yè)形象本質上就是社會公眾對企業(yè)的一切活動及其表現(xiàn)的總體印象和評價。檔案是企業(yè)形象宣傳的前提和基礎，企業(yè)形象宣傳豐富了檔案內容，增加了檔案類型，為企業(yè)積累了新的信息資源。企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳有著極其密切的關系，企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳都是企業(yè)的寶貴財富，都能為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益和社會效益，對企業(yè)的生存與發(fā)展具有重要的作用。因此，檔案管理部門應當主動與企業(yè)宣傳部門合作，積極開發(fā)深層次的檔案信息資源，挖掘企業(yè)的品牌價值，提升企業(yè)社會地位，拓展企業(yè)檔案信息中心的檔案保管和提供利用職能，豐富企業(yè)檔案工作的內容，最大程度地實現(xiàn)檔案的價值。

四、結論

現(xiàn)代企業(yè)記憶的傳遞和弘揚都離不開企業(yè)檔案。企業(yè)檔案作為企業(yè)文化建設的歷史借鑒和參考，作為企業(yè)記憶建設的直接依據(jù)，在企業(yè)記憶建設中有著不可替代的重要作用。企業(yè)檔案要為企業(yè)的科研生產經營服務，也要為企業(yè)記憶建設服務。企業(yè)只有進一步強化和發(fā)展企業(yè)檔案工作，才能適應企業(yè)管理現(xiàn)代化和企業(yè)記憶建設不斷提出的新要求，為企業(yè)的騰飛奠定基礎。因此，企業(yè)檔案工作者要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理工作能為企業(yè)記憶建設服務，為企業(yè)核心競爭力的提高提供全方位的服務。