提升企業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)質(zhì)量的思考

文/中國郵政檔案館 劉妍

企業(yè)檔案管理的好壞直接影響著企業(yè)的發(fā)展，隨著新技術(shù)的層出不窮，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案管理者是運用新技術(shù)提高管理水平，增強(qiáng)檔案管理效能的關(guān)鍵，如何提升檔案管理隊伍質(zhì)量，促進(jìn)檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展，成為企業(yè)應(yīng)該思考的問題。

一、企業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理隊伍質(zhì)量低。很多企業(yè)對檔案管理工作的認(rèn)識，還停留在倉庫管理員的基礎(chǔ)上，觀念老舊，沒有管理意識。企業(yè)高層認(rèn)為，檔案館（室）主要起著保管檔案資源的作用，大部分檔案管理人員身兼多職且流動性大，小部分專門管理人員會一些簡單的檔案業(yè)務(wù)知識和基本的計算機(jī)能力，能夠收集和處理檔案信息即可。造成檔案管理隊伍質(zhì)量不高，不足以滿足信息化時代企業(yè)的需求。

（二）檔案管理隊伍素質(zhì)分層。企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人員，一部分從事多年的檔案專業(yè)工作，傳統(tǒng)檔案管理的知識和技能扎實，管理經(jīng)驗豐富，但對于數(shù)字化和電子檔案管理業(yè)務(wù)不熟練，缺乏對檔案信息化的管理能力。還有一部分非專業(yè)檔案管理人員，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案管理理論，更沒有經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量差。

（三）檔案管理隊伍更新和培養(yǎng)機(jī)制落后。企業(yè)在引進(jìn)人才時往往以信息技術(shù)人才完全替代檔案專業(yè)人才，把檔案數(shù)字化開發(fā)和信息化管理完全交由信息人員，把電子檔案長期放在信息系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不進(jìn)行正確歸檔，造成檔案管理的不規(guī)范。同時缺乏科學(xué)的檔案管理人員培養(yǎng)機(jī)制，企業(yè)培訓(xùn)多注重企業(yè)發(fā)展方向，缺少檔案管理方面，這就導(dǎo)致了檔案從業(yè)人員的知識更新缺乏，檔案管理人員整體素質(zhì)提升困難。

（四）檔案管理隊伍地位和待遇低。企業(yè)運營中，檔案工作不能帶來直接效益，往往不受重視，專兼職檔案人員的地位、待遇都相對較低，人員調(diào)動頻繁，工作缺乏連續(xù)性，缺少發(fā)展的動力。企業(yè)的不重視導(dǎo)致檔案事業(yè)發(fā)展停滯不前，兼職人員不往這個方向發(fā)展，專職人員發(fā)展不起來，嚴(yán)重影響檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)的必要性

（一）檔案管理隊伍的建設(shè)是檔案管理的基礎(chǔ)。信息化時代，檔案管理工作發(fā)生巨大的變革，在變革的過程中，人員起著至關(guān)重要的作用。這就要求檔案管理人員除了要有扎實的檔案管理能力還要具備信息處理、數(shù)字化等多樣的知識來滿足檔案工作的更新變化。因此，不斷加強(qiáng)管理隊伍的建設(shè)，不斷更新知識體系，不斷培養(yǎng)高新技術(shù)人才，才能有效促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，為企業(yè)做好信息服務(wù)。

（二）檔案管理隊伍建設(shè)是提升檔案服務(wù)效能的關(guān)鍵。在新技術(shù)飛速發(fā)展的時代，市場競爭越來越激烈，信息的快速獲取和高效分析成為競爭中的利器，這就給檔案服務(wù)提出了新的要求，檔案工作不能再止步于幕后，不能再滯后于企業(yè)發(fā)展，檔案服務(wù)要走在前端，從被動變?yōu)橹鲃?，充分利用自身?yōu)勢主動為企業(yè)服務(wù)。因此，檔案管理者的素質(zhì)和能力都要達(dá)到一個新的高度，跟上企業(yè)的發(fā)展，這樣才能讓檔案信息在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮作用，幫助企業(yè)做出更科學(xué)更符合發(fā)展規(guī)律的決策。

（三）檔案管理隊伍建設(shè)是檔案工作開拓創(chuàng)新的需要。檔案管理人員掌握的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等各項技能都影響著檔案工作的效果。企業(yè)各種業(yè)務(wù)、各道工序以及運用的新的開發(fā)軟件和手段都會產(chǎn)生各種檔案，檔案不再僅僅是紙質(zhì)、光盤、縮微膠片等形式，電子檔案的存儲格式和存儲工具也在日益革新。這就需要檔案工作者善于發(fā)現(xiàn)和解決問題，勇于推陳出新，在工作思路和方法上不斷創(chuàng)新，讓檔案的管理適應(yīng)企業(yè)和社會的發(fā)展，讓檔案信息能夠以高效率和高質(zhì)量來滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

三、企業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)的策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，營造良好發(fā)展環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的有力保證，更有利于檔案部門和各部門的合作與配合。檔案管理人員首先要主動向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案法律法規(guī)，主動向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，樹立良好的形象。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要看到檔案工作的重要性和難度，要把檔案工作放在整個企業(yè)的規(guī)劃中去，把檔案人才培養(yǎng)納入整個企業(yè)人才培養(yǎng)中去，為檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境，這樣才能改善檔案工作邊緣化、檔案事業(yè)投入少等問題。

（二）合理激勵，營造公平發(fā)展態(tài)勢。檔案工作之所以難以吸引人才，是因為薪酬、福利、晉級等較差。檔案工作默默無聞，表彰、評優(yōu)和獎勵的機(jī)會少，老同志感到希望渺茫，骨干感到付出和回報不成正比，年輕人覺得難以激發(fā)出自身的能力和激情，這就導(dǎo)致大量人才的流失。因此，在考核時，企業(yè)不能以單一的業(yè)績水平為唯一標(biāo)尺，要把工作內(nèi)容和服務(wù)水平等都納入其中，制定合理的激勵機(jī)制，讓檔案管理工作得到尊重和認(rèn)同，從而留住人才、發(fā)展人才，提升檔案工作服務(wù)企業(yè)發(fā)展的水平。

（三）加強(qiáng)交流，營造和諧協(xié)作氛圍。在企業(yè)檔案工作中往往有這樣一種現(xiàn)象，業(yè)務(wù)部門不知道檔案部門的存在，或是不了解其工作內(nèi)容，在需要配合完成相關(guān)工作時無從下手，配合度不高。雖然檔案部門對企業(yè)檔案工作有指導(dǎo)的職能，但常常是檔案管理人員不了解企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀、不知道具體業(yè)務(wù)流程，導(dǎo)致在開展檔案指導(dǎo)、收集工作的過程中困難重重，難以接收到真正合格的檔案。所以在重視和樹立檔案工作地位之余，檔案部門要經(jīng)常參加企業(yè)的各項活動，與各部門加強(qiáng)溝通交流，拉近和各部門的距離，團(tuán)結(jié)一致干好工作，提高與各部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力和凝聚力。

（四）合理分工，打造優(yōu)質(zhì)管理團(tuán)隊。檔案管理隊伍由不同層次的人員組成，既有閱歷豐富的老同志，又有年富力強(qiáng)的中年骨干，還有新入職的年輕人，以及兼職檔案管理人員。檔案管理工作不能光靠企業(yè)的重視和其他部門的配合，還需要檔案管理隊伍自身的建設(shè)。每一項工作都需要大家的通力配合，所以分工要明確，崗位職責(zé)要細(xì)致，相互配合要團(tuán)結(jié)。老同志對企業(yè)發(fā)展的來龍去脈都很熟悉，考慮事情周全，講求實際，對事物有獨到的見解，年輕人年富力強(qiáng)，有進(jìn)取意識，思想桎梏少，新手段新技術(shù)掌握快速，改革創(chuàng)新能力強(qiáng)；兼職檔案人員深入業(yè)務(wù)領(lǐng)域，熟悉業(yè)務(wù)，對發(fā)展方向敏銳，了解一線的需求，與其他部門融入和溝通順暢。因此，要做好檔案管理工作，就要合理分工，三者通力合作，各自發(fā)揮自身優(yōu)勢，互助互補(bǔ)，使團(tuán)隊資源價值最大化，讓每個人都發(fā)揮出最大優(yōu)勢，從而高水平發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的效能，幫助檔案工作更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

四、小結(jié)

企業(yè)檔案是企業(yè)信息的核心內(nèi)容，記錄了企業(yè)活動的最真實和最重要的信息，企業(yè)檔案管理的好壞直接影響著企業(yè)的發(fā)展。而檔案管理隊伍的建設(shè)直接影響著檔案工作的水平，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息化給檔案事業(yè)帶來了更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。建設(shè)一支能力強(qiáng)、效率高的檔案管理隊伍，才能肩負(fù)起時代賦予檔案工作的重要使命，只有檔案管理工作與時俱進(jìn)，才能更好地推動企業(yè)蓬勃發(fā)展。