企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的不足及其應(yīng)對(duì)措施

文/安徽大學(xué)管理學(xué)院 侯存清

會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的最終記錄者，見證了企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展與經(jīng)營方向，在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)與管理上發(fā)揮著重要作用。會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)工作的憑證，是每個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)反映，也是對(duì)檔案事業(yè)的補(bǔ)充與完善。因此，對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的加強(qiáng)，既是檔案工作的開展要求，同時(shí)也是企業(yè)進(jìn)步的必然選擇。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

2016年1月1日正式施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，是目前對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的最新解釋，該辦法指出會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理上，主要是對(duì)內(nèi)容的管理，由此必定要對(duì)其內(nèi)容有全面的了解。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理內(nèi)容主要有以下四部分：1.會(huì)計(jì)憑證，主要包括原始憑證與記賬憑證。前者是在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生之初填寫的原始書面證明，而后者則是以前者為依據(jù)，將各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)加以細(xì)化分類后的產(chǎn)物。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿。用于全面反映會(huì)計(jì)主體在一定時(shí)期內(nèi)所發(fā)生的各種資金活動(dòng)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等。

二、會(huì)計(jì)檔案管理在企業(yè)活動(dòng)中的不足之處

改革開放以來，隨著國家對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的強(qiáng)調(diào)，以及會(huì)計(jì)部門業(yè)務(wù)能力的提升和檔案意識(shí)的加強(qiáng)，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理上也逐漸重視。一些大企業(yè)紛紛開始建立自己的資料史或檔案室，用于會(huì)計(jì)檔案的保管。會(huì)計(jì)檔案的管理主要分為兩個(gè)階段：一是會(huì)計(jì)部門的整理階段，二是檔案室的保管利用階段。但在實(shí)際的管理中，由于諸多因素的限制，也導(dǎo)致了各種問題的出現(xiàn)。

（一）會(huì)計(jì)部門整理階段。1.人員綜合素質(zhì)不高，檔案業(yè)務(wù)能力不足。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和檔案業(yè)務(wù)都是專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要該領(lǐng)域的專業(yè)人才或復(fù)合人才的參與。但在實(shí)際的檔案整理中，首先，有些會(huì)計(jì)部門并沒有專門的檔案整理人員，大多數(shù)由財(cái)務(wù)代勞，負(fù)責(zé)整理自己的業(yè)務(wù)內(nèi)容。而大部分財(cái)務(wù)人員很少甚至沒有參加檔案教育培訓(xùn)，并不具備檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，從而影響檔案整理的質(zhì)量。其次，在一些規(guī)模較大的公司，往往具備三四個(gè)財(cái)務(wù)人員，他們各自為政，間接破壞了檔案的內(nèi)部連續(xù)性。最后，公司的核心目標(biāo)是利益的追求，但由于檔案的特殊屬性，短期效益并不明顯，導(dǎo)致部門重業(yè)務(wù)輕檔案，缺少檔案意識(shí)，片面地以為業(yè)務(wù)活動(dòng)的完成即整個(gè)工作的結(jié)束，甚至忽視檔案的整理。2.檔案移交不及時(shí)，整理不規(guī)范?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》明確指出，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫時(shí)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在現(xiàn)實(shí)的整理工作中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)部門的工作人員并不會(huì)嚴(yán)格遵守移交整理法則，且總是拿利用方便與工作忙碌無暇整理為由，對(duì)檔案移交工作拖之又拖。以安徽出版集團(tuán)為例，其本部時(shí)代出版?zhèn)髅焦煞萦邢薰镜臅?huì)計(jì)憑證堆積已有六年之多，2012ü2017年的會(huì)計(jì)憑證仍保存在財(cái)務(wù)部門，目前也僅由于保管場所有限，積壓已久，才準(zhǔn)備移交往檔案室，且仍保留近三年的會(huì)計(jì)憑證。按照規(guī)定，企業(yè)部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由該企業(yè)的會(huì)計(jì)部門自行負(fù)責(zé)，并按照移交要求進(jìn)行整理裝訂工作。但在實(shí)際操作中，由于會(huì)計(jì)部門人員缺少檔案知識(shí)背景，也很少有參加檔案管理的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，導(dǎo)致在會(huì)計(jì)檔案的整理上存在賬頁不齊全、裝訂不平整、序號(hào)不連續(xù)等問題，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)檔號(hào)的編制不唯一，從而嚴(yán)重影響檔案的利用。同時(shí)，由于會(huì)計(jì)部門檔案意識(shí)的缺陷，在移交階段，并未制定檔案移交清冊(cè)，只是稍作清點(diǎn)，便向檔案室移交的現(xiàn)象也屢見不鮮。

（二）檔案室保管利用階段。1.信息化人才缺失，數(shù)字化程度不高。近年來，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展需要，檔案數(shù)字化也成為檔案事業(yè)發(fā)展的下一個(gè)重點(diǎn)。數(shù)字化的發(fā)展需要檔案與計(jì)算機(jī)結(jié)合的復(fù)合型人才，事實(shí)上，單位檔案室的人才結(jié)構(gòu)比較單一，主要是檔案人員，甚至于對(duì)大多數(shù)企業(yè)而言，檔案室相當(dāng)于“公益部門”，并不能直接創(chuàng)造效益或成效不明顯，所以在人員的選擇上，出于成本的考慮，往往選擇兼職人員。在數(shù)字化的過程中，除了信息化人才之外，掃描儀、系統(tǒng)軟件等數(shù)字化設(shè)備的需求不足，也制約企業(yè)檔案的信息化之路。2.檔案未能按時(shí)銷毀，加大資源消耗。目前，根據(jù)最新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各類會(huì)計(jì)檔案都劃分了具體的保管期限，但在實(shí)際的操作中，各企業(yè)單位并沒有按照相應(yīng)的年限進(jìn)行檔案的鑒定銷毀工作。一方面，檔案鑒定工作難度較大，很難確定出具體該銷毀的內(nèi)容與期限，同時(shí)，由于檔案的特殊性質(zhì)，一般工作人員不敢輕易對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，一旦鑒定錯(cuò)誤，將會(huì)給企業(yè)帶來不可挽回的損失。另一方面，單位檔案數(shù)量的龐大需要耗費(fèi)巨大的人力、物力和財(cái)力的投入，也在一定程度上制約了檔案的銷毀工作。

三、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施

會(huì)計(jì)檔案是重要的歷史資料，是經(jīng)濟(jì)決策、管理施政的主要依據(jù)，也是國家必不可少的經(jīng)濟(jì)資源。會(huì)計(jì)檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，其管理直接影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。對(duì)此，針對(duì)以上管理問題，在此提出以下建議。

（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案法律制度的細(xì)化與制定。在我國，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的法律與法規(guī)，有早些年出臺(tái)的《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》，但在這兩部法律中對(duì)會(huì)計(jì)檔案的條文是少有涉及的，或是較為寬泛的。以及2016年新出臺(tái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，它是目前會(huì)計(jì)檔案比較有針對(duì)性的一部法規(guī)，但仍無法解決部分現(xiàn)實(shí)工作中出現(xiàn)的問題。由此可見，會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高，不僅要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的制定，同時(shí)也要將理論聯(lián)系實(shí)際，讓其更具有操作性。同時(shí)該套法律體制的建立要明確具體的歸檔范圍、保管期限、歸檔手續(xù)及整理要求。以應(yīng)對(duì)在日常實(shí)際中出現(xiàn)的管理問題。

（二）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)。會(huì)計(jì)部門人員的檔案素質(zhì)直接影響著檔案工作的質(zhì)量，但在大多數(shù)檔案部門，并不具備相應(yīng)人才，因此在會(huì)計(jì)部門，會(huì)計(jì)檔案的整理或指導(dǎo)至少需要一名具有檔案背景的專業(yè)人員，以及定期開展檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)或講座。同時(shí)財(cái)務(wù)工作者應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)最新頒布的關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，切實(shí)提高自身的檔案意識(shí)與業(yè)務(wù)能力。

（三）定時(shí)移交檔案，注重規(guī)范整理。按照最新的辦法規(guī)定，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在年度結(jié)束后，相應(yīng)部門人員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行初步的整理，同時(shí)也可在本機(jī)構(gòu)保管一年，用于解決相關(guān)業(yè)務(wù)問題。期滿之后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)管理者應(yīng)安排專業(yè)檔案整理人員用于系統(tǒng)的檔案整理歸檔工作，并編制相應(yīng)的檔案移交清冊(cè)，向檔案室移交，從而避免大量檔案堆積，損壞檔案實(shí)體安全。在整理過程中，要嚴(yán)格根據(jù)檔案整理規(guī)范進(jìn)行，仔細(xì)核對(duì)賬單憑證，查缺補(bǔ)漏。同時(shí)，在裝訂過程中，要控制好冊(cè)數(shù)的厚度與尺寸，以及內(nèi)部賬單的擺放平整，以便于裝盒。在憑證封面也要注意內(nèi)容的填寫完整與無誤。在裝盒的過程中，要仔細(xì)填寫檔案信息，主要包括檔號(hào)、年月、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、保管期限、起止號(hào)、冊(cè)數(shù)等。最后，在移交過程中，要制定檔案移交清冊(cè)，用于檔案管理人員的核對(duì)清點(diǎn)。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，培養(yǎng)信息化人才。檔案現(xiàn)代化的發(fā)展離不開信息化的實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會(huì)計(jì)檔案信息材料的正常延續(xù)和過渡。信息化在檔案工作中的發(fā)展，有著很強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性，所以，在系統(tǒng)軟件的開發(fā)商選擇上，要著重考慮穩(wěn)定性好，資質(zhì)強(qiáng)的軟件公司。其次，系統(tǒng)的升級(jí)更新與維護(hù)的過程中，要注意相關(guān)配套載體的升級(jí)換代，謹(jǐn)防軟硬件不匹配導(dǎo)致的利用上的障礙。最后，信息化是檔案發(fā)展的一大趨勢(shì)，因此要培養(yǎng)本單位的信息化人才，會(huì)計(jì)檔案由于自身的特點(diǎn)與要求，在對(duì)工作人員的選擇上，既要了解會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)也要熟知檔案整理，以及在電算化的發(fā)展下，計(jì)算機(jī)人才也必不可少，為檔案信息化的長遠(yuǎn)發(fā)展注入自身的活力。

（五）重視檔案鑒定，做好檔案銷毀工作。企業(yè)在面臨快期滿或已期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)協(xié)助并開展鑒定工作。會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員組成，對(duì)經(jīng)過鑒定仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案重新劃定保管期限，保管期滿確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)銷毀。在新出臺(tái)的規(guī)定中，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等各種具體的管理內(nèi)容各自劃定了相應(yīng)的保管期限，期滿檔案的銷毀工作可按具體規(guī)范進(jìn)行，但涉及期滿但尚未結(jié)清的債務(wù)債權(quán)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，以此避免日后糾紛。

四、結(jié)語

財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)檔案管理工作不論是對(duì)于單位自身還是對(duì)于國家集體都至關(guān)重要，影響著領(lǐng)導(dǎo)高層對(duì)未來工作的決策和規(guī)劃。由此，在日后的管理活動(dòng)中，我們需要正確認(rèn)識(shí)自身的不足，總結(jié)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。