文/山東省農(nóng)業(yè)科學院植物保護研究所 付亞萍
當前,由于傳統(tǒng)手工方式的慣性作用,使得數(shù)字化管理方式存在著一定的局限性,所以如何高效利用信息化手段進行人事檔案的管理工作是事業(yè)單位需要解決的重要問題?,F(xiàn)代事業(yè)檔案的管理要力圖做到手工和電子管理的協(xié)調(diào)性,以此發(fā)揮人事檔案對事業(yè)單位的作用,同時促進單位檔案信息化管理的深化,這既是目前信息化發(fā)展的趨勢,同時也是單位未來發(fā)展的方向。
所謂事業(yè)單位,主要是指在運行過程中,為了將事業(yè)單位的社會公益性價值可以有效地體現(xiàn)出來,由國家機關(guān)授權(quán)并開設的國有資產(chǎn)組織機構(gòu)以及可從事衛(wèi)生醫(yī)療、文化建設、科教等活動的社會組織機構(gòu)。從實際情況來看,企業(yè)單位具有一定的特征,比如特殊性,正是這一性質(zhì)決定了事業(yè)單位檔案管理的必要性。事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容包括以下三個方面:分別是人事檔案以及基建檔案、文書檔案,這三個方面的檔案管理效率和質(zhì)量對于事業(yè)單位正需運行以及公益性組織功能服務的充分發(fā)揮具有非常重要的作用。而檔案管理的主要目的是保證檔案信息能為需求者提供價值定位、參考標準等作用,對于事業(yè)單位實施的檔案管理工作而言,不僅可以使檔案發(fā)揮出一定的優(yōu)勢,同時還可以防止普通檔案管理出現(xiàn)一系列問題,比如查找效率低下、管理效率低等現(xiàn)象。同時,在普通的檔案管理信息中,就會經(jīng)常出現(xiàn)紙張霉變、人為涂改造假等多種問題,通過實施數(shù)字化管理以后,便可以最大程度上實現(xiàn)檔案資源的共享以及信息引用等,由此一來,工作量會降低。因此對于事業(yè)單位來說,要有效地實施數(shù)字化管理,這樣可以幫助檔案在最大程度上發(fā)揮出自身的優(yōu)勢,從而在提升檔案管理效率的基礎上大大降低檔案管理人員的工作量。
(一)建立完善檔案管理系統(tǒng)。目前,對于事業(yè)單位來說,需要不斷實施數(shù)字化管理,借助互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代化信息手段對檔案實施管理,在這個階段中,管理內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化變換、檔案分類保存等。在檔案管理信息系統(tǒng)的建立上,還需要根據(jù)事業(yè)單位的實際開展情況實施數(shù)字化管理工作,在事業(yè)單位內(nèi)部上,首先建立一個特殊域名的網(wǎng)站,然后將其稱為具有互聯(lián)網(wǎng)性能的檔案存儲庫,這樣在存儲庫中就可以保存所有的檔案數(shù)據(jù),之后對檔案進行整理。此外,因為涉及的內(nèi)容比較多,因此事業(yè)單位需要根據(jù)自身的情況,然后建立完善科學的數(shù)字化管理系統(tǒng),并且做好對檔案信息掃描錄入、光盤備份等多項工作。
(二)加強數(shù)字化檔案安全管理。對于以往的檔案管理來說,數(shù)字化檔案管理不僅是在檔案信息中儲存的方式不一樣,同時在檔案的安全管理方面上存在比較大的問題。事業(yè)單位要想在最大程度上帶動檔案數(shù)字化管理,那么就需要加強安全管理工作,這個也是數(shù)字化管理最基本的保證。事業(yè)單位在建立數(shù)字庫時,需要注意科學選擇相關(guān)設備,還需要建立起對檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及軟硬件問題,所以,就需要按照標準進行,方便以后數(shù)據(jù)庫功能可以正常使用。同時,還需要對檔案中的重要信息加強保護,規(guī)定相應的安全保護級別。另外,應用軟硬件可以有效提高系統(tǒng)性能,從而保障數(shù)據(jù)的安全性。
(三)提高數(shù)字化管理的規(guī)范性。首先,事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作,不單單是檔案管理部門的工作,同時也是事業(yè)單位內(nèi)部所有部門的共同工作。從一方面來講,檔案部門在開展檔案工作的時候,可以從實際情況出發(fā),然后還需要對檔案的收集時間以及各個部門的檔案提交格式等多方面進行確定,并且各個部門之間需要進行積極的配合,以便檔案管理人員收集檔案,從而使得檔案可以盡快歸檔。其次,對于那些已經(jīng)存在的紙質(zhì)檔案需要進行數(shù)字化的掃描,還需要建立起各種檔案表格,而且對于相關(guān)的檔案,比如某些單位需要發(fā)展規(guī)劃檔案、員工個人檔案、會計管理檔案等,需要根據(jù)檔案信息的存儲位置以及分類等多種指標,當然還需要建立起對檔案資料的范本,并且在最后需要將范本發(fā)送到相關(guān)部門,要求相關(guān)的部門按照檔案范圍,提交標準的檔案數(shù)據(jù)。
(四)合理分配檔案管理工作。我國事業(yè)單位在檔案數(shù)字化過程中發(fā)展比較晚,我國現(xiàn)階段事業(yè)單位保存的檔案信息還是以紙質(zhì)檔案為發(fā)展條件,特別是對于檔案管理人員而言,傳統(tǒng)檔案在數(shù)字化發(fā)展過程中比較復雜,再加上受其他因素的影響,檔案信息資料也比較多,分類也會比較詳細,因此就需要合理地分配檔案管理人員的工作。
綜上所述,在我國科學技術(shù)的發(fā)展前提下,事業(yè)單位需要跟上時代發(fā)展的潮流,還需要不斷提高數(shù)字化檔案管理工作,只有這樣,才可以緩解傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較大的工作量。現(xiàn)代化信息管理工作可以全面及時地收集檔案信息管理,然后需要在短時間內(nèi)獲取權(quán)限比較多的檔案信息,發(fā)揮出自身的檔案資源優(yōu)勢,進而在提高事業(yè)單位數(shù)字化管理基礎上,為以后的事業(yè)單位發(fā)展管理奠定基礎。