事業(yè)單位后勤檔案管理存在的主要問題及對策

文/青海省地方病預防控制所 萬惠

事業(yè)單位后勤檔案是后勤管理、服務、建設及研究等工作所產(chǎn)生的文字、圖紙和照片等具有參考和保存價值的真實記錄，也是服務于單位業(yè)務工作的重要信息來源。近年來，隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深入，后勤管理工作的檔案管理制度的健全和檔案管理意識的提高，使其在單位建設發(fā)展中所發(fā)揮的作用不斷提升和加強，已成為不可或缺的重要組成部分。但相對于人事、文書、財務等檔案來說，后勤檔案所涵蓋的內(nèi)容和范圍十分有限，管理手段及其受重視程度存在一定差距，有關探討、研究事業(yè)單位后勤檔案方面的文獻報道較少。筆者結(jié)合自身多年的實踐經(jīng)驗，通過對事業(yè)單位在深化改革的背景下后勤檔案分析探討，揭示后勤檔案管理中存在的主要問題及應對之策。

一、事業(yè)單位后勤檔案管理工作的重要性

（一）歷史沿革。檔案是保存被查的歷史文件，是歷史的原始記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性，也是檔案獨有的特性。就一個單位發(fā)展來講，后勤工作往往是零星繁雜，周期長，具有很強的連續(xù)性。因此后勤檔案用真實的數(shù)據(jù)完整記錄了單位發(fā)展的全部過程，也是一部后勤歷史記載。由于事業(yè)單位內(nèi)部機構設置的不斷調(diào)整，后勤部門人員變動。建立健全相應的信息檔案資料庫，保持其連續(xù)性和完整性，以及檔案信息開發(fā)利用和創(chuàng)新，這是新時期后勤檔案管理工作實踐所面臨課題之一。同時借助后勤檔案，及時掌握工作運作過程中所表現(xiàn)出的各種問題，并對這些個項進行總結(jié)，制訂和做出行之有效的工作計劃與正確決策，才能降低損失，提高效率，提升后勤綜合管理水平。

（二）文件資料利用。后勤檔案在運用期間必然會形成各種不同的文書檔案，如：各種采購合同、招投標文件等對項目工程來說非常重要，且具有法律價值的重要文獻資料，通過對這些文獻資料進行保存，一旦牽扯到糾紛問題時，就成了保證己方合法利益非常重要的證據(jù)。事業(yè)單位的發(fā)展離不開房屋、地下管線、供水、供電、供暖、污排、水排系統(tǒng)等基礎設施建設，后勤檔案的原始的信息文件分門別類較多，既有基礎材料又有技術指標，還包括設計、施工、驗收報告、結(jié)審資料等。而最原始、最完整的后勤檔案資料作為基礎文件，將為單位基礎設施綜合管理和維修保障提供重要科學依據(jù)。因此，后勤檔案不僅能提高單位日常工作工作效率，還在節(jié)能和減少資源浪費方面發(fā)揮重要作用。

（三）信息儲存。翔實的后勤檔案對工程項目的相關設計以及施工環(huán)節(jié)的各方面信息、圖紙、設備相關參數(shù)和技術信息等做好了記錄。從某方面來說，后勤管理本身屬于一項長期性的工作，伴隨著時間的快速推進，其維修頻率就會有較顯著的遞增性，若缺乏相關信息的支持，那么必然會使設備的正常運作受到影響，從而給單位的日常工作和保障工作帶來非常大的影響。而信息化檔案管理實現(xiàn)了“信息化和數(shù)字化檔案”。運用檔案管理軟件系統(tǒng)，應用電子技術將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，明顯提升文件的檢索和辦公效率，也為廉政建設和審計檢查提供快速簡便的重要佐證。

二、事業(yè)單位后勤檔案管理中存在的主要問題

事業(yè)單位后勤檔案管理，從管理形式上可分為單位集中統(tǒng)一管理和后勤部門分類管理兩種方式，主要以建筑工程檔案和設備檔案來分類歸檔。目前存在的主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）重視不夠。由于后勤檔案在大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理中占比較小，不是主流。忽視后勤服務檔案管理工作的現(xiàn)象較普遍，主觀意識上認為后勤檔案管理工作可有可無，管理意識薄弱。造成后勤檔案工作得不到應有的地位和重視。加之后勤檔案使用效率及人群范圍又較小，長期形成的以人代檔、人走檔無的現(xiàn)象較為突出，后勤檔案的重要性難以體現(xiàn)。后勤檔案工作人員的服務意識相對較弱，在實際工作期間，很難實現(xiàn)對綠化、水電、餐飲等各方面的有效保障，自然也很難使這些方面的檔案得到合理的分類。

（二）制度缺位。由于后勤檔案難以自成體系，沒有專門的檔案室，在單位檔案管理的連續(xù)性、完整性都缺少必要的制度來保障，在檔案的檢查、驗收、考核上嚴重缺位，使檔案管理達不到標準化、規(guī)范化的水平。此外，因其各項規(guī)章制度相對來說缺乏完整性，并且沒有相關考核管理標準。這使得事業(yè)單位后勤的檔案管理也很難形成規(guī)模，加之內(nèi)容繁雜、形式多樣，并且絕大部分管理人員屬于兼職人員，并非專門負責檔案管理工作，而是在需要時再參與到管理中，這就導致事業(yè)單位后勤的檔案管理始終處在一個雜亂無序的狀態(tài)下。

（三）人才匱乏。當前參與后勤檔案管理的人員絕大部分來自其他部門，且更多的屬于非專業(yè)人員，沒有相關的專業(yè)知識，加之經(jīng)常性出現(xiàn)頻繁調(diào)動的情況，這就導致檔案工作的交接與管理都表現(xiàn)出明顯的不足。對于業(yè)務單位來說，行政后勤部門的編制都是從嚴控制的，難以配備專門機構和專業(yè)人員。后勤檔案的兼職人員，崗位不固定，流動性大，沒有經(jīng)過專業(yè)技術培訓，業(yè)務不熟，能力欠缺，只能做到簡單的材料收繳，在檔案的歸檔內(nèi)容和分類方面問題較多。加之一些檔案材料散落在部門或個人手中，造成資料缺失和遺漏，給檔案材料收集、整理和保存造成嚴重影響和不必要的損失。

（四）效用低下。良好的軟硬件基礎設施和管理環(huán)境是后勤檔案建設的物質(zhì)基礎。后勤檔案大多利用率較低，而工作又大都憑借當事人的了解和經(jīng)驗去做，特別是大型設備、設施專業(yè)性強，使用年限長，人員更替頻繁，依靠外援思想重。另外，紙質(zhì)檔案翻閱、查找工作量大，不方便，查找利用率低。當前后勤因缺乏領導的重視和相關財政投入，這就使得其缺乏相應的設施設備和現(xiàn)代化技術力量支持。在時代快速發(fā)展的影響下，針對后勤檔案設施數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理工作非常重要的趨勢，但在這個階段中，我國絕大部分后勤檔案管理卻始終停留在最初的紙質(zhì)管理模式下，導致其無論是保存、查閱等方面都極不便利。

三、提高事業(yè)單位后勤檔案管理工作的對策

（一）提高檔案意識。在事業(yè)單位內(nèi)部積極加強后勤檔案管理意識的宣傳教育，促使全體人員均能夠認識到檔案管理的重要性，從而促使檔案管理的意識能夠得到有效增強，從而更加積極地參與到檔案管理工作中?？紤]到后勤部門的工作涉及的內(nèi)容非常繁雜，包括了單位的綠化、水電氣暖、設備購置、食堂以及工程驗收等，為此，后勤檔案管理人員必須充分認識到檔案管理的重要性，并加強對各方面檔案的合理處理和歸檔處理。檔案的重要性體現(xiàn)在它的歷史沿革性和應用性。

（二）加大投入力度。加大對后勤檔案管理現(xiàn)代化設備購置資金的支持，幫助檔案管理能夠從傳統(tǒng)管理模式引入新時代的信息化管理模式。伴隨著數(shù)字影像技術以及網(wǎng)絡技術的持續(xù)發(fā)展，這是事業(yè)單位后勤管理實現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術推進的必然趨勢，同時也更利于后勤檔案管理形成一個規(guī)范化的管理系統(tǒng)，促使檔案管理自動化水平的全面提升，從而更好地實現(xiàn)對檔案的保存、整理和查閱。

（三）健全規(guī)章制度。制度是一切事物成敗的根本。無論何種崗位，要確保其正常運行，都必須有相關的工作流程、規(guī)章制度以及考核標準來給予其相應的指導。后勤檔案管理人員必須結(jié)合工作需要以及單位的實際情況，結(jié)合國家的相關法律法規(guī)對后勤檔案管理制度進行完善，幫助檔案管理工作能夠更加規(guī)范、科學。

（四）注重利用效力。必須對檔案的價值有充分的認識，在工作開展期間，能夠?qū)Ω鞣矫娴臋n案資料進行收集整理，借助現(xiàn)有的資源來實現(xiàn)對檔案資源的開發(fā)，促使其利用價值的提升。為此，參與檔案管理的工作人員必須不斷提升個人專業(yè)能力，同時加強經(jīng)濟學知識的學習，通過計算機技術和通信技術的合理利用，來更好地推動檔案管理工作在新形勢下的持續(xù)發(fā)展。

（五）重視業(yè)務培訓。檔案工作者要不斷更新知識。在當前的發(fā)展環(huán)境下，人才是提高核心競爭實力的關鍵。后勤檔案管理人員必須充分認識到時代賦予的責任感，積極參與各種專業(yè)技術的培訓和學習，促使專業(yè)技能與業(yè)務素質(zhì)的全面提升，并合理配置相應的專業(yè)管理人員，保證檔案管理能夠有專職人員負責，以便更好地發(fā)揮檔案管理人員的專業(yè)能力，探索出一條適合單位實際情況的管理模式。