數(shù)字化檔案在水庫(kù)管理單位中的應(yīng)用

文/河北省崗南水庫(kù)管理局 楊鑫

在水庫(kù)的管理工作當(dāng)中運(yùn)用數(shù)字化來(lái)管理檔案是一個(gè)非常有效并且十分安全的方法。檔案數(shù)字化是在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)，它能夠把所有的檔案信息資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)與計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享管理與便捷管理。

一、檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的工作人員來(lái)進(jìn)行，要想做好檔案管理工作就要增加辦公人員和工資薪酬，這樣的管理方式使得管理的成本極高。但是，如果采用數(shù)字化檔案形式的話，就可以將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)來(lái)記錄檔案方法變更為機(jī)讀檔案，不但節(jié)省了購(gòu)買(mǎi)紙質(zhì)的費(fèi)用，還省去了保管費(fèi)用并且節(jié)省了空間。

（二）提高辦公效率。數(shù)字化的檔案管理能夠?qū)Y料進(jìn)行分類(lèi)歸納然后儲(chǔ)存，在下一次查詢(xún)的時(shí)候更加方便快捷。就拿水庫(kù)管理來(lái)說(shuō)，工程數(shù)據(jù)、施工資料、日常管理數(shù)據(jù)等都需要將詳細(xì)的檔案信息儲(chǔ)存于備份，運(yùn)用數(shù)字化檔案可以節(jié)省查詢(xún)過(guò)程當(dāng)中所用的時(shí)間，這樣一來(lái)便大大提高了工作的效率。

（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案有很多缺陷，例如不容易保存、容易丟失、不易查詢(xún)等，如果將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案全都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，將其保存成電子版的話，那么以上所陳述的這些缺陷就都可以解決。對(duì)于那些年限比較久遠(yuǎn)的檔案來(lái)說(shuō)，本來(lái)就在空氣中經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)時(shí)間的氧化，紙張已經(jīng)變得格外的脆弱，如果再不好好加以保存，那么就極有可能會(huì)永遠(yuǎn)丟失。另外，運(yùn)用數(shù)字化檔案還可以防止因?yàn)闀?shū)寫(xiě)筆跡潦草等原因?qū)е鲁霈F(xiàn)信息不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

二、數(shù)字檔案的操作應(yīng)用

（一）登錄系統(tǒng)。數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)的進(jìn)入與一般的系統(tǒng)進(jìn)入方式基本一樣，用戶每次要進(jìn)入該系統(tǒng)的時(shí)候都需要進(jìn)行一次身份驗(yàn)證，等到計(jì)算機(jī)確認(rèn)了用戶的注冊(cè)信息之后才有權(quán)限去訪問(wèn)系統(tǒng)內(nèi)部的資料。具體的操作步驟為：輸入用戶名、密碼、點(diǎn)擊登陸，然后就能順利進(jìn)入用戶想要獲取信息的那個(gè)系統(tǒng)，進(jìn)入系統(tǒng)之后頁(yè)面包括了文書(shū)（卷）、歸檔文件、基建檔案、其他、圖書(shū)檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、檔案借閱、檔案檢索、日志管理、系統(tǒng)管理等內(nèi)容，到此為止該系統(tǒng)登陸成功。

（二）著錄與管理。1.著錄。檔案信息的錄入一般都不會(huì)太過(guò)于復(fù)雜，以工程檔案為例進(jìn)行具體步驟說(shuō)明：第一步，首先點(diǎn)擊“工程檔案”，然后再點(diǎn)擊“工程檔案著錄”，最后填寫(xiě)著錄信息，對(duì)不同的內(nèi)容要進(jìn)行不同的分類(lèi)之后再填寫(xiě)；第二步，將填寫(xiě)完成后的著錄信息進(jìn)行文件上傳過(guò)程，點(diǎn)擊“瀏覽”然后找到相應(yīng)的要上傳的電子文件，單擊“打開(kāi)”之后上傳文件；第三步，上傳步驟完成之后，單擊“保存”，做到這個(gè)步驟為止著錄就完成了。2.管理。在查詢(xún)一個(gè)檔案信息的時(shí)候，首先需要打開(kāi)“工程檔案管理”，然后在相應(yīng)的位置手動(dòng)輸入所要查詢(xún)的內(nèi)容，點(diǎn)擊查詢(xún)就可以查詢(xún)到所有與輸入內(nèi)容有關(guān)的信息了，但是有可能所查詢(xún)到的信息量會(huì)有點(diǎn)大，所以就需要將查詢(xún)結(jié)果進(jìn)行篩選，點(diǎn)擊每條查詢(xún)結(jié)果之前的“編輯”按鈕就可以完成對(duì)查詢(xún)內(nèi)容的篩選。

（三）檔案檢索。檔案檢索就是在輸入關(guān)鍵詞的那一欄里面手動(dòng)輸入你所要檢索的文本內(nèi)容，然后點(diǎn)擊“直接檢索”按鈕，之后計(jì)算機(jī)就可以在數(shù)字化檔案系統(tǒng)內(nèi)部根據(jù)所輸入的關(guān)鍵詞進(jìn)行全面檢索。

（四）實(shí)施數(shù)字化檔案的后期管理。1.加強(qiáng)電子檔案管理。水庫(kù)管理單位應(yīng)該建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)進(jìn)行檔案管理的檔案室，檔案室內(nèi)的工作人員一定要做好檔案信息的管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行收集與分類(lèi)，保證數(shù)字化檔案的時(shí)新性與完整性。2.加強(qiáng)檔案工作責(zé)任心。每一個(gè)檔案管理人員在工作過(guò)程中都一定要嚴(yán)格要求自己，遵守水庫(kù)管理單位制定的相關(guān)規(guī)章制度，隨時(shí)檢查數(shù)字化檔案信息的安全性、延續(xù)性、完整性以及保密性，對(duì)待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證每一次上傳的信息都是真實(shí)有效的，而不是錯(cuò)誤虛假的。水庫(kù)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，數(shù)字化檔案的建立是一項(xiàng)實(shí)際操作過(guò)程，如果負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案錄入的管理人員不熟悉電子檔案的相關(guān)操作流程，那么，就很有可能導(dǎo)致所錄入信息的不真實(shí)。努力改善技術(shù)，不斷提升數(shù)字化檔案系統(tǒng)儲(chǔ)存信息的能力，保證電子檔案的延續(xù)性。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化是運(yùn)用新技術(shù)進(jìn)行儲(chǔ)存檔案信息的形式，檔案作為一種信息資料，一定要真實(shí)，它與紙質(zhì)版的檔案一樣，都需要依靠某一個(gè)載體來(lái)記載信息，不同的是，電子檔案更加方便，當(dāng)然，信息技術(shù)并不一定都是有利于數(shù)字化檔案的管理，不然也就不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)榧夹g(shù)方面的缺陷而導(dǎo)致檔案的丟失現(xiàn)象，數(shù)字化檔案依靠信息技術(shù)的發(fā)展，所以信息技術(shù)既會(huì)推動(dòng)數(shù)字化檔案進(jìn)步的動(dòng)力也會(huì)阻礙數(shù)字化檔案的發(fā)展。