突發(fā)事件檔案編研產(chǎn)品類型研究

文/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 胡康林

一、概述

檔案編研是隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展形成的具有中國特色的檔案工作概念與方法，在我國各級(jí)各類檔案館中，大都設(shè)置有檔案編研處、檔案編研部、檔案編研科等部門，專門負(fù)責(zé)館藏檔案資源的編研工作，負(fù)責(zé)編研選題、編研計(jì)劃制定、編研組織，并負(fù)責(zé)館藏檔案資源的整理、加工、編輯和出版等。突發(fā)事件檔案是突發(fā)事件應(yīng)急管理活動(dòng)過程的原始記錄，在應(yīng)急管理中發(fā)揮著重要的記錄和決策支持作用，加強(qiáng)突發(fā)事件檔案編研是實(shí)現(xiàn)突發(fā)事件檔案價(jià)值與作用，為應(yīng)急管理提供決策支撐的重要形式和實(shí)現(xiàn)途徑。

突發(fā)事件檔案編研產(chǎn)品的開發(fā)，根據(jù)不同的維度和依據(jù)，可以劃分為不同的類型，如按載體類型可分為文件類、圖片類、視頻類、網(wǎng)頁類等；按文獻(xiàn)類型可分為一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等；按體例類型可分為指南介紹、目錄工具、選集匯編等；按事件類型可分為自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生、事故災(zāi)難和社會(huì)安全等。本文結(jié)合突發(fā)事件檔案工作的有關(guān)調(diào)研，就突發(fā)事件檔案編研產(chǎn)品類型進(jìn)行分析，為突發(fā)事件檔案編研工作提供參考。

二、突發(fā)事件檔案編研產(chǎn)品的載體類型

按突發(fā)事件檔案載體，可將編研成果劃分為文件類、圖片類、視頻類、音頻類、網(wǎng)頁類、數(shù)據(jù)庫類等編研產(chǎn)品，這主要是從突發(fā)事件檔案信息資源的多載體、多種類的特點(diǎn)來劃分。

（一）文件類成果。該類成果是對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急管理過程中各類相關(guān)的政策、法規(guī)、制度、上報(bào)和下發(fā)文件等進(jìn)行編研。如《中國防震減災(zāi)法規(guī)文件匯編·地方·1980～1999》（中國地震局法規(guī)司）、《防震減災(zāi)法律法規(guī)規(guī)章文件匯編》（雅安市防震減災(zāi)局）、《非典防治文件資料匯編》（河南省衛(wèi)生廳）、《邯鄲縣防治非典工作有關(guān)文件資料匯編》（邯鄲縣防治非典辦公室）、《防治非典文存》（鄭州非典型肺炎防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室）等，這類成果比較典型和常見，是實(shí)現(xiàn)依法、依規(guī)應(yīng)急決策的重要保證。

（二）圖片類成果。該類成果是突發(fā)事件及其應(yīng)急管理過程中形成的相關(guān)照片，根據(jù)選題對(duì)某一主題、類型的照片進(jìn)行編研。如四川省檔案局（館）主編的《蘭臺(tái)魂—5.12汶川大地震3周年紀(jì)念》、阿壩藏族羌族自治州檔案局（館）主編的《松潘7·2級(jí)地震檔案資料圖片集》等，收集了檔案系統(tǒng)抗震救災(zāi)和災(zāi)后重建的珍貴照片，系統(tǒng)反映了四川省檔案系統(tǒng)在抗震救災(zāi)中的救災(zāi)行動(dòng)、決策行動(dòng)，照片類編研成果比較直觀形象。

（三）視頻類成果。該類成果采用多媒體技術(shù)，可以將突發(fā)事件應(yīng)急管理過程中產(chǎn)生的文件、照片、聲音和錄像等檔案融合到一起，圖文聲像并茂地呈現(xiàn)突發(fā)事件應(yīng)急管理的相關(guān)活動(dòng)，為應(yīng)急決策者提供生動(dòng)形象的參考。如汶川地震《奇跡》五集文獻(xiàn)紀(jì)錄片（央視）、《5·12汶川大地震紀(jì)實(shí)》（綿竹）、《唐山1976》（央視）等，目前而言由檔案部門單獨(dú)推出視頻類成果較少，檔案部門應(yīng)充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)，聯(lián)合媒體機(jī)構(gòu)聯(lián)合開發(fā)、打造更多的視頻精品成果。

（四）網(wǎng)頁類成果。主要指以網(wǎng)頁的形式，整合匯編相關(guān)的文件、圖片和網(wǎng)絡(luò)信息等。如全國地質(zhì)資料館提供網(wǎng)頁版的“四川茂縣6.24山體垮塌災(zāi)害地質(zhì)資料專題服務(wù)”、央視網(wǎng)推出的《“5·12”汶川大地震專輯》網(wǎng)頁等，網(wǎng)頁類編研成果可以充分發(fā)揮超鏈接優(yōu)勢(shì)，為利用者提供更為靈活方便的瀏覽方式。

三、突發(fā)事件檔案編研產(chǎn)品的文獻(xiàn)類型

從文獻(xiàn)類型而言，可將編研成果劃分為一次文獻(xiàn)編研成果、二次文獻(xiàn)編研成果、三次文獻(xiàn)編研成果、混合文獻(xiàn)編研成果等，這主要是從編研成果加工的次數(shù)、深度來劃分。文獻(xiàn)是信息、知識(shí)的存儲(chǔ)載體，可以通過對(duì)文獻(xiàn)的分析、加工和傳遞等實(shí)現(xiàn)信息、知識(shí)的傳播利用，在文獻(xiàn)學(xué)、圖書館學(xué)和情報(bào)學(xué)等領(lǐng)域通常按文獻(xiàn)信息加工深度將其劃分為一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等，檔案信息編研也可以看成一種文獻(xiàn)信息的加工。

具體而言，在突發(fā)事件應(yīng)急決策的檔案編研產(chǎn)品中：

（一）一次文獻(xiàn)成果。主要是指由原始檔案的轉(zhuǎn)化、加工而來的最接近原始檔案的編研產(chǎn)品，一次文獻(xiàn)編研具有系統(tǒng)性、專題性。如《“5·12”汶川地震專題資料選編》《“非典”防疫文件匯編》《地質(zhì)災(zāi)害專題數(shù)據(jù)庫》等，一次文獻(xiàn)編研一般適用于需要公布或決策部門內(nèi)部參考的文獻(xiàn)、決策利用比較頻繁的法規(guī)政策文件、某一專題領(lǐng)域需要研究的文獻(xiàn)等。

（二）二次文獻(xiàn)成果。主要指的是對(duì)原始檔案、一次文獻(xiàn)中的相關(guān)檔案信息進(jìn)一步摘錄、截取和提煉，相較于一次文獻(xiàn)編研，二次文獻(xiàn)編研產(chǎn)品的檔案信息要素更高、更為凝練、邏輯性更強(qiáng)。如《四川強(qiáng)震災(zāi)害檔案實(shí)錄》《巴蜀災(zāi)情實(shí)錄》《“5·12”大地震都江堰市備忘錄》《天津地區(qū)重大自然災(zāi)害實(shí)錄》《“5·12”大地震中的成都檔案人》等，二次文獻(xiàn)編研一般適用于為應(yīng)急決策部門提供突發(fā)事件應(yīng)對(duì)與處置的專題參考資料、向有關(guān)部門介紹突發(fā)事件相關(guān)檔案的內(nèi)容、為專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)奠定基礎(chǔ)等。

（三）三次文獻(xiàn)成果。是在對(duì)原始檔案、一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)進(jìn)行系統(tǒng)整理、分析和研究后進(jìn)行的開發(fā)工作，是一種研究性強(qiáng)、信息綜合性強(qiáng)、加工層次高的編研成果，需要編研人員具有相應(yīng)的綜合分析與研究能力，如《XX地震檔案資料考證》《XX民政系統(tǒng)抗震救災(zāi)大事記》《XX地質(zhì)情況綜述》《XX災(zāi)害檔案資源整理與研究》等，三次文獻(xiàn)編研一般適用于對(duì)突發(fā)事件檔案資源的綜合分析、述評(píng)和研究，為決策利用者提供有分析、有結(jié)論、有建議的編研產(chǎn)品。此外，部分編研產(chǎn)品不能嚴(yán)格劃分是一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)還是三次文獻(xiàn)，介于三者之間或三者均有的編研產(chǎn)品，可以稱之為組合文獻(xiàn)編研產(chǎn)品。

四、突發(fā)事件檔案編研成果的體例類型

從體例類型而言，可將編研成果劃分為指南介紹（檔案館指南、全宗介紹、檔案簡(jiǎn)介等）、目錄工具（卷內(nèi)目錄、文件目錄、專題目錄等）、選輯匯編（檔案選編、檔案匯編、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等）、年鑒事記（年鑒、大事記、組織沿革等）等編研成果。具體而言：

（一）指南介紹類成果。屬于宏觀概貌性編研成果，有助于開發(fā)主體快速掌握突發(fā)事件檔案資源相關(guān)的分布、內(nèi)容情況，檔案館指南的編制有助于全面介紹館藏情況，為不同地區(qū)、不同級(jí)別的館室合作編研呈現(xiàn)檔案資源情況，按照國家檔案局《檔案館指南編制規(guī)范》要求，檔案館指南介紹應(yīng)包括“封面、扉頁，提示部分（前言、目錄），正文部分（檔案館概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹），補(bǔ)充部分（索引、附錄、插圖）”，具體到突發(fā)事件檔案而言，雖然沒有專門的突發(fā)事件檔案館或機(jī)構(gòu)，但可以在館藏有突發(fā)事件檔案的檔案館的檔案指南中加強(qiáng)館藏突發(fā)事件檔案的有關(guān)情況。

（二）全宗介紹類成果。或稱全宗指南，是對(duì)立檔單位、檔案內(nèi)容、檔案管理及有關(guān)情況的綜合性介紹工具，一般有立檔單位（全宗形成單位）編寫，具體到突發(fā)事件，若形成了突發(fā)事件獨(dú)立全宗（如都江堰的《“5·12”大地震專題檔案全宗》、新津縣檔案局（館）的《新津縣“4·20”蘆山地震專題檔案全宗》等），可以對(duì)突發(fā)事件專題檔案全宗進(jìn)行綜合、系統(tǒng)的介紹，若未設(shè)立獨(dú)立全宗，突發(fā)事件相關(guān)的檔案資源被納入立檔單位（機(jī)構(gòu)）全宗，應(yīng)盡可能地做好全宗里有關(guān)突發(fā)事件檔案情況的介紹。

（三）簡(jiǎn)介類成果。簡(jiǎn)介是在掌握館藏突發(fā)事件檔案信息資源的基礎(chǔ)上，對(duì)突發(fā)事件檔案信息資源的數(shù)量、分布、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和保管現(xiàn)狀等情況進(jìn)行介紹，為檔案信息資源的開發(fā)主體和應(yīng)急決策利用者提供指引和說明，特別是針對(duì)未設(shè)立突發(fā)事件獨(dú)立全宗，但又收藏有較多或代表性的突發(fā)事件檔案信息資源的館藏部門，有必要編制館藏突發(fā)事件檔案簡(jiǎn)介（可以是針對(duì)某一類突發(fā)事件檔案的簡(jiǎn)介，也可以是針對(duì)某一典型突發(fā)事件檔案的簡(jiǎn)介）。

（四）目錄工具類成果。包括卷內(nèi)目錄、文件目錄和專題目錄等具體形式，卷內(nèi)目錄和文件目錄一般在檔案整理（實(shí)體級(jí)開發(fā)）階段形成，專題檔案目錄與檔案全宗、案卷沒有必然關(guān)系，專題檔案目錄可以是多個(gè)檔案全宗、多個(gè)案卷中有關(guān)突發(fā)事件檔案目錄的集合，其目的就是要實(shí)現(xiàn)某一類型、某一主題、某一具體突發(fā)事件檔案的綱目指引。

（五）選輯匯編類成果。是針對(duì)突發(fā)事件檔案內(nèi)容的選取、輯錄和匯編，對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急管理過程中有關(guān)數(shù)據(jù)提取的編研成果，目前已有不少這類成果。其他深層次編研的成果還有突發(fā)事件大事記、年表、年鑒、志、日志等，如邯鄲市檔案局（館）編制的《邯鄲市抗擊非典大事記》、北京市檔案局（館）編制的《抗擊非典北京日志（2003.3.1-6.2.4）》等。

五、總結(jié)

上述檔案編研產(chǎn)品的類型僅列舉了幾種不同標(biāo)準(zhǔn)的劃分結(jié)果，加強(qiáng)突發(fā)事件檔案編研產(chǎn)品類型的研究，有助于更好地理解突發(fā)事件檔案的內(nèi)涵，為突發(fā)事件檔案價(jià)值與作用實(shí)現(xiàn)提供多樣化路徑選擇。在突發(fā)事件檔案編研的實(shí)踐工作中，可以根據(jù)突發(fā)事件應(yīng)急管理與決策的不同需求，選擇不同類型、層次和深度的檔案編研產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā)，做到針對(duì)性的檔案編研產(chǎn)品精準(zhǔn)服務(wù)。