淺析檔案的保密工作

文/唐山市食品藥品檢驗中心 劉志英

保密工作在檔案管理中至關重要，是檔案管理的重要基礎工作，檔案秘密的泄露會嚴重損害國家及單位的利益,對于如何做好檔案的保密工作，本人淺談幾點意見。

一、建立完善的檔案保密制度

檔案是國家的寶貴財富，檔案的管理工作內容繁雜，工作量大，這需要各檔案部門貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，建立完善的檔案保密制度，使檔案部門和工作人員在檔案的日常管理中樹立保密觀念，遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全；同時各檔案部門要加強檔案保密制度的宣貫工作，要廣泛宣傳、提高認識，檔案保密制度要懸掛在查閱室的顯要位置，在嚴格執(zhí)行制度上下功夫使管理人員和利用者共同保守檔案機密，能夠對各類檔案按規(guī)定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續(xù)，杜絕檔案在管理和利用過程中出現(xiàn)失密、泄密問題。

二、加強檔案保管過程中的保密工作

一是檔案保密的重點是檔案的庫房管理。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房設在單位辦公樓內。從檔案保密的角度來看，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。二是絕密檔案是檔案保密工作的核心。絕密檔案管理關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發(fā)展的成敗。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題應及時查明原因，進行補救。三是做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。正確分析和鑒別檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內受國家有關保密法律、法規(guī)的保護產生法律效力的時限。對有保密期限的檔案，在授權機關做出解密前，其他單位應當對其采取有效的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。各檔案部門對其所保管的注有密級的檔案，也要定期解密，否則影響了檔案的開放利用。秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。向社會各界開放的檔案必須是到了一定時限的檔案，要開放必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

三、正確處理好檔案保密與利用的關系

檔案員在檔案管理中十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。以上情況表明檔案部門應改變傳統(tǒng)的管理觀念，在做好保密工作的同時提高檔案的利用率。同時利用必須是在保密基礎上的利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，無限制地利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。因此對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。要嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用。在檔案的利用中要加強監(jiān)督工作，要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。將檔案監(jiān)督工作做好，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，既便于執(zhí)行又做到有章可循。做到勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；勤分析利用者的情況和利用效果；勤檢查被利用的案卷；勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

四、確保涉密電子檔案的安全

隨著社會信息化技術的不斷發(fā)展，我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質型檔案發(fā)展為利用電子信息技術為主的電子信息檔案系統(tǒng)。電子檔案保密工作與傳統(tǒng)型檔案保密工作相比，有其特殊之處，電子檔案由于采取數(shù)碼技術進行壓縮，存儲介質占用空間小，對存放場地要求相對低。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，雖方便用戶使用，但電子涉密類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發(fā)展帶來巨大危害，其損失難以在短時間內彌補。這需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。做好電子信息涉密檔案保密工作，總的原則應該是在充分利用電子信息技術的優(yōu)勢下，結合傳統(tǒng)檔案管理工作的經驗，取長補短，努力克服問題和不足。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎上，結合電子信息檔案的特點制定更加完善的電子檔案管理制度。既要充分保證涉密電子檔案儲存介質的安全又要便于電子檔案的利用。電子檔案載體材料受外界因素影響很大，往往會因為保存環(huán)境不善造成損壞，而且電子檔案載體的有些損壞不易被發(fā)現(xiàn)，只能由設備來檢驗。因此在制作過程中，應該制定檢測和檢查機制，及時恢復。電子檔案是存儲在磁、光介質上，因此對于保存環(huán)境的要求更為嚴格。要做好對電子檔案的防護，保證硬件安全。另一方面要及時做好相應備份，防止電子儲存介質發(fā)生故障后丟失重要資料。同時要保證電子檔案管理系統(tǒng)的安全運行，還必須遵照國際、國內的防范標準和規(guī)范，通過系統(tǒng)的技術防御措施和非技術防御措施，制定出合理的網(wǎng)絡安全體系結構，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個安全環(huán)境。利用電子信息技術進行涉密檔案管理是一個十分復雜的系統(tǒng)性工程，需要在今后的工作中加強對檔案管理人員的電子信息管理技術專業(yè)培訓。

五、提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對檔案的安全負有直接責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。但是在我國各個單位從事檔案管理工作的人員中，有的人員是兼職的，有的未經過專業(yè)培訓，未取得崗位資格證書就在檔案管理崗位上工作，這都將影響檔案的保密工作。因此要提高檔案管理人員的素質：一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)。二是業(yè)務素質，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規(guī)。三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題?？傊?，檔案管理人員要具有較強的責任心，事業(yè)心，扎實的專業(yè)知識和高度的保密意識，防止檔案秘密的泄露。把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。