工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的作用

文/浙江省嘉興市嘉城建設(shè)發(fā)展有限公司 沈于蘭

相關(guān)人員要將工程檔案作為重要的業(yè)務(wù)交流依據(jù)，能夠通過檔案資料分析得到有用的結(jié)果。我們必須要發(fā)揮出工程檔案的最大作用，做好項(xiàng)目管理工作，保護(hù)好工程項(xiàng)目的數(shù)據(jù)和有效文字。在進(jìn)行工程檔案管理工作過程中要堅(jiān)持一定的原則，最終保證資料的完整性。另外我們一定要保證文件資料與工程建設(shè)項(xiàng)目的同步性，保證工程驗(yàn)收。做好工程檔案管理工作可以為日后的工作交涉、項(xiàng)目管理提供重要的依據(jù)。

一、工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理的重要性

做好工程檔案管理工作是完善建設(shè)信息、保證工程質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。工程單位進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，再將這些有用的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，形成一個(gè)工程檔案庫，這可以給我們的工程提供重要參考。例如，我們可以通過查看工程檔案了解工程狀況，如若發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題雙方之間可以第一時(shí)間調(diào)查檔案進(jìn)行工作交流，避免態(tài)勢的蔓延。另外當(dāng)發(fā)現(xiàn)工程現(xiàn)實(shí)施工和文件記錄有出入時(shí)我們可以將其作為書面證據(jù)。工程項(xiàng)目管理需要進(jìn)行交接工作，有了工程檔案可以有效提高工程交接效率，通過業(yè)務(wù)交流保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。監(jiān)管部門通過工程檔案可以有效監(jiān)管工程單位，避免出現(xiàn)安全問題。工程開展時(shí)間較長，做好工程檔案工作可以記錄工程施工的全過程，保證數(shù)據(jù)的完整性，這些資料作為一個(gè)歷史記憶出現(xiàn)，可以為后續(xù)工作提供諸多的便利。

二、現(xiàn)今工程檔案管理工作的不足

工程建設(shè)者缺乏正確認(rèn)識(shí)，不重視檔案管理工作，沒有設(shè)置一個(gè)科學(xué)合理的體系進(jìn)行管理。工程檔案較多，但是由于沒有及時(shí)進(jìn)行收集，又因?yàn)闆]有專門的人負(fù)責(zé)管理導(dǎo)致工程檔案資料遺失，給后續(xù)工作帶來了諸多的困難。各大部門之間缺少溝通交流，現(xiàn)有檔案管理工作具有一定的弊端，難以保證工程安全管理質(zhì)量，難以實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。另外在現(xiàn)實(shí)工作中缺乏檔案收集渠道，工程本身具有一定的復(fù)雜性，容易出現(xiàn)工作失誤。

三、如何做好工程檔案管理工作

（一）設(shè)置專項(xiàng)人員進(jìn)行管理。相關(guān)部門要提高工程檔案管理工作的重視程度，設(shè)置專門的人員進(jìn)行檔案管理工作，保證該項(xiàng)工作的規(guī)范性。管理人員可以向社會(huì)和公司內(nèi)部招收專業(yè)人才，保證人才的先進(jìn)性。另外還要提高專項(xiàng)人員的工作待遇，形成金錢激勵(lì)，有效激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性。沒有規(guī)矩不成方圓，管理者要制定專門的檔案管理工作體系，制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，保證標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和合理性，從而促使工作人員嚴(yán)格要求自我，最終保證工程檔案管理工作的質(zhì)量。檔案專項(xiàng)管理人員要提高自我認(rèn)知，端正工作態(tài)度，按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格規(guī)范自我，提高自身工作警惕，做好檔案的歸檔工作，認(rèn)真細(xì)致的檢查文件，避免出現(xiàn)人為失誤。為了保證檔案管理人員具有較高的素質(zhì)，項(xiàng)目管理者要定期組織培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。在培訓(xùn)過程中教給從事檔案管理工作的員工一些具體技術(shù)，為其講解工作流程，另外還要向他們灌輸科學(xué)檔案記錄知識(shí)，最終保證工程檔案管理的有效性。

（二）以科學(xué)技術(shù)為前提，保證檔案管理工作的有序化?，F(xiàn)今社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來了新的管理機(jī)遇，具有一定的優(yōu)越性。由于紙質(zhì)文件保存難度較大，管理人員要設(shè)置專項(xiàng)資金引進(jìn)新技術(shù)，從而設(shè)計(jì)出工程檔案管理信息系統(tǒng)，借助相關(guān)技術(shù)保證檔案管理的數(shù)字化、智能化，要求管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，懂得運(yùn)用技術(shù)進(jìn)行檔案分類和編目，保證檔案管理工作的有序化。

四、如何做好檔案收集工作

首先我們可以進(jìn)行追蹤收集。這種方法適用周期較短的工程。檔案人員可以在工程施工期間采用現(xiàn)場詢問和自身觀察的方式具體掌握工程進(jìn)程，運(yùn)用自己的專業(yè)知識(shí)記錄工程信息，從而快速地完成資料收集。另外我們還可以采用分階段收集法，這種方式主要適用于工程建設(shè)周期較長的情況。要求檔案管理人員要與建筑施工部門保持長久的聯(lián)系，彼此之間進(jìn)行溝通交流，可以將工程的進(jìn)展進(jìn)行整體掌握。

五、工程檔案信息的開發(fā)和利用

我們要做好工程檔案信息的開發(fā)利用工作，發(fā)揮檔案信息的最大作用。做好檔案收集工作，經(jīng)過一段時(shí)間內(nèi)工程檔案積累較為豐富，可以為相關(guān)人員提供理論依據(jù)，幫助其進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，拓展檔案信息的深度。我們收集檔案信息的一個(gè)重要目的是為項(xiàng)目建設(shè)工作者提供資源，供其參考，只有這樣才能最終發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

六、結(jié)語

工程檔案管理能夠?yàn)榻ㄔO(shè)者提供重要依據(jù)，通過分析數(shù)據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流?，F(xiàn)今工程檔案管理還存在一些不足，我們必須要提高自身意識(shí)，有針對(duì)性地開展各項(xiàng)工作。首先我們要保證檔案管理工作隊(duì)伍的先進(jìn)性，其次要形成科學(xué)合理的管理制度，最后要以科學(xué)技術(shù)為前提，保證檔案管理的智能化、信息化，通過此上各種方式為工程建設(shè)事業(yè)助力。