探究新形勢下推廣項目及項目實施過程中檔案管理工作的幾點策略

文/石家莊市藁城區(qū)新能源辦公室 丁麗娟

信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對我國的檔案管理工作提出了新的要求。但在這種新形勢下，我國很多單位內(nèi)的檔案管理工作還是停留在比較落后的紙質(zhì)管理層面，這多少和單位內(nèi)對檔案管理工作的重視程度有關(guān)。只有重視起檔案管理工作，堅持與時俱進，將單位內(nèi)的檔案管理工作推向一個規(guī)范化的進程中，檔案管理才能更好地為單位服務(wù)。

一、當前項目實施過程中檔案管理存在的問題

（一）管理檔案意識薄弱，檔案利用率低。在管理項目檔案時，檔案管理人員只是按部就班地把資料文件收集好，放到檔案室中，之后就很少再有將檔案拿出來的機會了。他們簡單地認為檔案管理就是停留在將項目檔案收集好而已，并沒有將這些資料好好利用起來。項目的檔案資料中蘊含著很多項目在發(fā)展過程中的一些重要記錄，這些重要的信息資源對于以后推廣項目和項目開發(fā)具有重要的借鑒價值。然而由于檔案管理人員的重“藏”輕“用”，讓項目的檔案管理失去了它原有的價值。

（二）檔案管理制度不健全。項目檔案管理由于制度上的缺陷，導(dǎo)致管理上出現(xiàn)許多不規(guī)范的問題。對于不同類別的檔案資料應(yīng)該分門別類地歸放到正確的地方。這樣不僅善于保存，而且在需要用到時也方便尋找。可是在項目檔案管理中卻出現(xiàn)不同檔號的資料出現(xiàn)在同一個地方，不同組卷的檔案出現(xiàn)在同一個地方。甚至有些重要資料沒有歸檔，零散地存放于個別工作人員手中，這樣就會容易造成檔案的丟失。

（三）對檔案管理投入的經(jīng)費不足。由于單位負責人對檔案管理工作的重視程度不夠，所以投入在檔案管理方面的經(jīng)費就比較少。隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，在這種新形勢下，檔案管理工作應(yīng)該步入電子化管理。然而由于經(jīng)費不足，往往單位內(nèi)的檔案室條件都會比較簡陋，跟不上時代的步伐。檔案館內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)備大多已經(jīng)陳舊老化，不能為檔案管理提供更好的服務(wù)。這些硬性基礎(chǔ)設(shè)施的不足，也是導(dǎo)致檔案管理工作難以規(guī)范化的一個重要因素。

二、相關(guān)的對應(yīng)策略

（一）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度可以推動檔案管理工作朝著一個規(guī)范化的方向發(fā)展?？茖W(xué)、合理的檔案管理制度可以讓檔案管理工作人員在進行檔案管理時有法可依、有章可循。這樣開展工作的時候，也會井然有序。此外，檔案管理制度對于工作人員來說具有約束性，在其位謀其職。管理制度這種硬性要求，讓工作人員不得不遵守單位內(nèi)的規(guī)章制度。在遵守制度的過程中，工作人員也會因為習慣將工作流程和工作要求銘記于心，從而推動項目的檔案管理工作朝著一個規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）加強對檔案管理的經(jīng)費投入。在新形勢下，原來的紙質(zhì)版管理已經(jīng)不符合時代的要求了。單位應(yīng)該加強對檔案管理經(jīng)費的投入，不斷完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施。用先進的信息化設(shè)備代替原來陳舊老化的設(shè)備，使用計算機來達到輔助管理檔案的目的。這樣不僅可以簡化檔案管理工作，而且可以使檔案管理得以永久保存，不用擔心紙質(zhì)版的資料歷經(jīng)歲月后被腐蝕導(dǎo)致資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生。有了這些先進的基礎(chǔ)設(shè)備的保障，單位內(nèi)的檔案管理也可以早日步入電子化管理行列中。

（三）增強工作人員服務(wù)意識。作為檔案管理工作人員需要具備一定的服務(wù)意識，要清楚地知道自己所從事的工作是在為單位服務(wù)，為國家服務(wù)。項目的檔案管理中蘊含著很多重要的信息資料，對于單位而言它是日后進行項目推廣的重要數(shù)據(jù)資料，對于國家而言，它是我國項目推廣行業(yè)的發(fā)展記錄。因此工作人員要提高自己的服務(wù)意識，只有意識層面有了新的高度，才能指導(dǎo)他們更好地做好檔案管理工作。他們才會更加敬業(yè)，才能提高其服務(wù)水平，才能使單位的檔案管理工作有質(zhì)量保障。

（四）提高工作人員專業(yè)素質(zhì)和能力。檔案管理目前是比較缺乏專業(yè)的檔案管理人員的，單位應(yīng)該提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力。定時為工作人員開展檔案管理知識的講座，開展相關(guān)的培訓(xùn)，為檔案管理人員提供最新的專業(yè)知識理論和先進的檔案管理方法；定時地安排檔案管理工作人員外出學(xué)習交流，提高其專業(yè)能力。此外，單位還應(yīng)該在招聘時，招聘一些檔案管理專業(yè)的人才進來。術(shù)業(yè)有專攻，有專業(yè)人才的加入會給整個工作隊伍注入新的活力，充實隊伍，從而可以推動檔案管理工作更好地開展。

三、結(jié)語

推動項目實施過程中檔案管理工作的開展，不僅需要單位內(nèi)部建立完善的檔案管理制度，也需要檔案管理工作人員的專注與負責。檔案管理工作的質(zhì)量和檔案管理工作人員有著不可脫離的關(guān)系。檔案管理工作人員應(yīng)該不斷地提高自身的專業(yè)水平和能力，不斷地提高自身的服務(wù)意識和服務(wù)水平，做好檔案管理工作，從而推動推廣項目的檔案管理工作朝著一個有序化、規(guī)范化的方向發(fā)展。