略談高校檔案管理中信息資源共享模式的構建途徑

文/山西師范大學臨汾學院 吳建平

高校檔案管理包括多種信息內(nèi)容，包括師生的個人信息情況，同時也包括研究成果、社會實踐信息等，有大量的視頻、圖片、文字資料等需要通過對應的方式予以保存與運用，以此來發(fā)揮檔案管理的價值。作為檔案管理工作而言，展開信息資源共享模式是促使檔案管理價值更高的有效對策。在具體的運用中，需要有效地把控信息資源共享的安全性、便捷性、有效性，其有助于工作水平的提升。

一、高校檔案管理中信息資源共享的基本概念

高校信息資源管理包括校園各有關部門、不同層次信息資源的整合運用管理，尤其是隨著信息化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡技術的不斷完善升級，讓信息資源共享得到更好的基礎條件。信息資源共享需要依賴信息資源、用戶與信息傳播結(jié)構等，在此基礎之上可以進行信息資源共建與共享，其中共享是為了達到這個資源系統(tǒng)的關鍵部分。信息資源管理有關理論本身是在文檔管理操作基礎之上生發(fā)而來，而后通過信息資源管理有關專家做逐步的研究而不斷創(chuàng)新與完善。

二、高校檔案管理中信息資源共享模式的構建途徑

（一）提升重視程度，完善頂層設計。高校檔案管理作為信息資源共享模式的展開，需要具備完善的規(guī)劃，保證有充分的意識層面的成熟與技術的完備，避免在實際建設工作中受到技術開發(fā)層面的局限。在具體的工作上，高校之間存在一定獨立性操作氛圍，各高校各自為政，因此對于工作開展的計劃、協(xié)調(diào)與具體管理都需要符合實際情況所需。有關主管部門需要做好科學專業(yè)的信息資源共享建設，保持各項工作協(xié)調(diào)。在工作開展上需要從上而下推行，因此要做好頂層設計，才能保證后續(xù)推行工作的有效性。要讓各方面對該工作重視，由此調(diào)動各方面對此工作的支持。在當下各院校多集中在自身組織的微觀具象層面，需要突破視野的局限性，積極的看到網(wǎng)絡級中觀層面與國家宏觀層面的重要價值。由這三個層面來構建高效檔案信息資源共享建設工作。

（二）注重檔案管理上的投入。要構建好高效檔案管理信息資源共享模式，需要積極地投入有關人力、物力、財力等，順利開展工作。要促進檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，符合時代發(fā)展的步伐，需要提供良好的數(shù)字檔案管理條件，為數(shù)字化校園、智慧校園的建設提供基礎環(huán)境。要注重對該工作開展的人才培養(yǎng)支持，經(jīng)費投入，物資的完善，讓軟硬件條件都符合實際工作所需，減少工作阻力。要優(yōu)化各項基礎設施建設，及時配置先進的設備，做好軟硬件的更新。要提升檔案管理有關經(jīng)費水平，由此才能更好地促使工作開展。

（三）注重人才培養(yǎng)。高校檔案管理中開展信息資源共享模式，無論是構建過程、日常維護都需要人才的支持。要積極建立自身的專業(yè)工作團隊，做好信息化管理的優(yōu)化。人員可以通過對外招聘專業(yè)對口人才，也可以發(fā)展校內(nèi)專業(yè)人才，務必保證人才的專業(yè)對口。對于已有的檔案管理工作人員，需要和新人員一起做好培訓管理，讓工作能力保持與時俱進，避免能力的退化或者陳舊。尤其是新時代技術更新?lián)Q代迅速，環(huán)境變化快，在信息資源共享模式構建中需要充分匹配實際的社會環(huán)境與技術條件，工作人員自身的知識體系與能力水平都需要與時代保持同步，這樣才能有效地構建更高的工作水平。培訓要結(jié)合考核制度、激勵制度聯(lián)合進行，有效地提升工作人員自我提升的積極性。

（四）注重信息中心與共享系統(tǒng)的建設。要注重專業(yè)的信息中心與共享系統(tǒng)建設，系統(tǒng)本身有助于信息的錄入、整理、查詢、分享運用等，有效發(fā)揮檔案信息資源的價值，提升工作效率。具體的系統(tǒng)設置中，需要完善安全管理，做好權限設置。日常做好安全運行的監(jiān)管，及時消除系統(tǒng)隱患。要促使各高校之間的資源整合運用，避免形成信息孤島，讓信息在合理的范圍內(nèi)進行資源整合運用，開通部分信息資源權限來方便各校之間的共享運用。對于各校自身不便公開的內(nèi)部私密信息則做好各自信息的管理，并不代表所有信息資源的全面開放，可以依據(jù)實際情況做好每個信息類別的權限開通。

三、結(jié)語

高校檔案管理中實現(xiàn)信息資源共享模式需要一個過程，任何工作開展都不是一蹴而就，需要協(xié)調(diào)各方面資源，保證工作開展的有效性。要爭取各方面的政策支持，資源投入，讓構建工作能夠有更好的軟硬條件支撐，由此提升工作開展的水準。