檔案信息化發(fā)展的必要性和途徑

文/農(nóng)業(yè)農(nóng)村部機關(guān)服務(wù)局 張崴 鄢敏

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，越來越多的機關(guān)、單位開始重視起辦公信息化程度的普及和提升。多年來，這已經(jīng)是一個必然的發(fā)展方向，也標(biāo)志著一個地區(qū)、一個單位的持續(xù)發(fā)展能力。其中，檔案信息化作為一個邊緣行業(yè)，處于信息化發(fā)展的緩慢地帶。但是，檔案信息化的程度，又是標(biāo)志著大數(shù)據(jù)系統(tǒng)整合的一個基礎(chǔ)度量衡，沒有強大的檔案資源支撐，就沒有真正意義上的大數(shù)據(jù)。

一、檔案信息化普及的必要性

信息化程度的飛速發(fā)展，帶動了大數(shù)據(jù)時代的誕生，數(shù)據(jù)由何而來？由各行各業(yè)、各地各區(qū)形成、整合并提供利用。數(shù)據(jù)和資源大多數(shù)來自于檔案資料，沒有大規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)，就沒有大數(shù)據(jù)的根基。

（一）提高檔案利用率需要檔案信息化的普及。傳統(tǒng)檔案管理方式具有一定的局限性，信息化的檔案管理模式有助于檔案管理從保管和利用的職能逐漸轉(zhuǎn)化為信息采集與服務(wù)的職能，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理。檔案信息化可以極大滿足檔案的長期保存、高效查閱、整合利用、資源共享，對參謀決策有著很大的影響。

（二）檔案收集和保管的高效進行需要檔案信息化的帶動。隨著社會發(fā)展，人們漸漸意識到了檔案的重要性，手工檔案的收集量會越加龐大和復(fù)雜。傳統(tǒng)管理方式也不再適宜。文檔一體化的發(fā)展實現(xiàn)了檔案管理的自動化和網(wǎng)絡(luò)化，省略了很多程序，實現(xiàn)了一次錄入多次使用的模式。在查詢上也更加快捷方便，可以根據(jù)不同的字段和項目，進行系統(tǒng)查閱，減少了工作人員的手工調(diào)閱量，提高了檔案使用率，使檔案更大地發(fā)揮了作用。

二、檔案信息化推進的途徑和方式

以今年來對各地各單位的走訪調(diào)研來看，檔案信息化的普及程度，跟整個地區(qū)、單位的經(jīng)濟情況成正比，也同政策一致性息息相關(guān)。因此建議，對于各地區(qū)、各單位的檔案信息化工作，可參考以下幾條途徑。

（一）經(jīng)濟發(fā)達區(qū)域先行，欠發(fā)達地區(qū)緩步推進。經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，政務(wù)信息化發(fā)展迅猛，政策決定層整體意識前瞻性強，在面對新事物的發(fā)展上，愿意拿出資金和精力的支持。這對工作的開展是極其有利的一個因素。以浙江省為例，他們推行的智慧城市、智慧檔案已經(jīng)走在全國前列。以省、市、區(qū)、鎮(zhèn)、村一級帶動一級的模式，鄉(xiāng)鎮(zhèn)四大平臺建設(shè)，統(tǒng)一政務(wù)系統(tǒng)，行政窗口聯(lián)網(wǎng)辦公，檔案資源APP預(yù)約并遠程共享，一對一提供調(diào)閱服務(wù)。紹興市檔案館作為全國第一家檔案信息化試點示范檔案館，在全市的檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮了極大的作用。他們制作的千村檔案，以視頻形式展現(xiàn)了紹興市各個歷史文化名村的發(fā)展和現(xiàn)狀。紹興市的檔案信息化普及工作，是在強大的資金支持下，在政府強有力的引領(lǐng)扶助下初見成效的。欠發(fā)達地區(qū)，還應(yīng)分別實行，緩步推進。積極學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，少走彎路，分批分撥解決存量問題，積極解決增量數(shù)字化。

（二）機關(guān)單位自上而下，一套政策宣貫結(jié)合。在調(diào)研中我們也發(fā)現(xiàn)，一套上下統(tǒng)一的政務(wù)系統(tǒng)，是解決檔案信息化的捷徑。很多單位檔案信息化多年來發(fā)展不起來，很大程度上是檔案系統(tǒng)與政務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一、無法掛接等問題造成的。有些單位緩步不前就是持觀望態(tài)度，在等待統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)框架。所以，在檔案信息化的發(fā)展路上，一定要自上而下地形成一貫性、統(tǒng)一性、可拓展的系統(tǒng)框架，要政令一致，宣貫有力結(jié)合，切實起到指導(dǎo)實施的作用。在對某科研院所的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，其下屬研究所有很多已經(jīng)具備了檔案信息化的意識和初步的工作推進，但是發(fā)展速度不一、管理系統(tǒng)差異也很大，在大數(shù)據(jù)整合的要求下，很難一次性形成規(guī)模，必須要進行二次建設(shè)。所以從開始推進就使用一致性的政策和系統(tǒng)框架是非常必要的。

（三）集中資金優(yōu)先解決存量問題。很多單位對于檔案信息化工作都有很明確的認識，對其必要性是肯定的。但是苦于存量巨大、領(lǐng)導(dǎo)不夠關(guān)注、資金無法到位、專業(yè)人員缺乏等因素影響，很少能夠做到下定決心全部數(shù)字化。有個別單位也是招聘專職人員，一人一機進行著長期而艱苦的工作。在這個問題上，最好的解決方法依然是決策層能夠集中資金先幫助下級單位完成存量檔案的數(shù)字化工作，解決了這個大難題，后續(xù)的增量數(shù)字化，各個單位就有能力自行按部就班地去完成了。

（四）對“零、散、少”單位打包進行，形成規(guī)模。檔案數(shù)字化外包是一個趨勢，因為各個單位都沒有形成規(guī)模的工作設(shè)備和人員來完成這一工作。很多單位自建國至今，存量是龐大的。而也有很多單位，規(guī)模小、成立時間短、年收集量少，外包合同難簽。這樣的單位更需要上級單位統(tǒng)一謀劃，將有相同問題的單位組織起來，打包進行工程外包，這樣既可以解決存量，又可以解決年復(fù)一年的持續(xù)增量問題。外包公司執(zhí)行起來也就降低了成本，愿意接受合同。

以上僅是筆者的一點拙見，但是檔案作為原始證據(jù)，它的保存及使用是長期的，信息化利用是將死檔案活用、發(fā)揮大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的關(guān)鍵。總之，檔案信息化的發(fā)展離不開決策層意識的提高、領(lǐng)導(dǎo)的重視和資金的支持，更離不開檔案工作者的辛勤推進，這是任重而道遠的工作，是大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的根，根基越密實茂盛，枝干才會有蓬勃的朝氣發(fā)展壯大。