淺談醫(yī)院檔案文化建設(shè)與公共服務能力提升

檔案是人類社會的原始記錄，社會實踐的豐富性決定了檔案來源及其存在的廣泛性，在社會活動中形成的各種形式有價值的歷史記錄都可稱為檔案。但長期以來，檔案學者很少從文化的角度去研究檔案現(xiàn)象，隨著社會的發(fā)展和人們觀念的改變，在滿足人們的文化享受需要的同時，檔案也形成一種獨立的文化向我們走來。醫(yī)院檔案是醫(yī)院成長的重要歷史憑證。醫(yī)院的檔案文化要適應醫(yī)改的需要和醫(yī)院文化建設(shè)的需要，更要與醫(yī)院的工作相結(jié)合，提升醫(yī)院公共服務能力。

一、醫(yī)院的檔案文化與檔案文化建設(shè)

（一）醫(yī)院的檔案文化。檔案文化的概念有廣義和狹義之分，狹義的檔案文化一般僅指作為人類物質(zhì)文明和精神文明的記錄與反映的檔案信息及載體，即檔案的實體文化；廣義的檔案文化，是除了檔案實體文化之外，還包括人類有效管理和利用這種實體文化成果而采取的活動方式及其創(chuàng)造出來的檔案事業(yè)文化。對于醫(yī)院檔案文化而言，就是要積極結(jié)合醫(yī)院自身的行業(yè)特點，深入研究醫(yī)院檔案工作的規(guī)律和特點，根據(jù)醫(yī)院不同的發(fā)展階段和不同時期的工作重點，不斷地豐富其內(nèi)涵及形式，把檔案文化的發(fā)展目標建立在為人民健康服務的基礎(chǔ)之上。

（二）醫(yī)院的檔案文化建設(shè)。檔案本身與文化發(fā)展是相互依存、緊密相連的。檔案是醫(yī)院的重要文化載體，對于醫(yī)院自身的未來發(fā)展以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都將起到推動作用。通過構(gòu)建醫(yī)院檔案文化，更能將就這種積極的作用放大并發(fā)揮出來。醫(yī)院檔案的形成很大程度上與當前的醫(yī)院文化乃至整個社會文化存在著關(guān)系，所以檔案自身具有非常明確的文化屬性，醫(yī)院檔案文化的建設(shè)，應立足檔案工作特點以及醫(yī)院的實際，開展多種形式的文化服務活動，滿足醫(yī)院、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)以及整個社會日益增長的對檔案文化的需求。如在院區(qū)內(nèi)開展趣味燈謎活動，開展知識競賽，開展演講比賽等等。以大量歷史檔案為基礎(chǔ)編撰的《院史》，讓醫(yī)院職工了解醫(yī)院的文化以及老一輩醫(yī)護人員的奮斗故事，也讓群眾們了解了醫(yī)院的發(fā)展歷程。構(gòu)建醫(yī)院的檔案文化，不僅能作為醫(yī)院文化解讀的重要憑證，也是文化研究的重要載體。

二、醫(yī)院檔案文化建設(shè)和提升公共服務能力的關(guān)系

醫(yī)院是一個以醫(yī)療工作為重點的機構(gòu)，在醫(yī)療活動中所產(chǎn)生和形成的檔案，是其真實的反映。醫(yī)院檔案涉及領(lǐng)域?qū)?、種類多、專業(yè)性強以及具有相對保密性，如病案、財務檔案、人事檔案、科研檔案、行政檔案等。因此，醫(yī)院檔案文化建設(shè)必須要與醫(yī)院文化內(nèi)涵相一致，與醫(yī)院整體工作相協(xié)調(diào)，并有其鮮明的醫(yī)療服務理念、工作目標和團隊精神，提升醫(yī)院醫(yī)療形象和綜合實力。

（一）醫(yī)院檔案文化建設(shè)要融入各項工作中。醫(yī)院檔案要以醫(yī)院的管理工作、醫(yī)療工作及行政后勤工作為重點，將檔案文化建設(shè)融入到醫(yī)療、教學、科研、黨建、精神文明和思想政治工作之中，不斷提升醫(yī)院管理水平，增強醫(yī)院核心競爭力，促進醫(yī)院全面持續(xù)發(fā)展。

（二）醫(yī)院檔案文化建設(shè)要與各項評審活動相結(jié)合。醫(yī)院的檔案工作應該積極結(jié)合當前醫(yī)療體制改革的重點，把醫(yī)院檔案文化建設(shè)工作與公立醫(yī)院評審、大型醫(yī)院巡查、進一步改善醫(yī)療服務活動、院長年薪績效考核及創(chuàng)建省級文明單位等活動相結(jié)合，努力做好檔案的收集和管理工作，為醫(yī)院的各項工作做好服務，從而促進醫(yī)院的科學發(fā)展。

（三）醫(yī)院檔案文化建設(shè)要以查檔者的需求為出發(fā)點。醫(yī)院檔案應當將查檔者的需求作為工作的出發(fā)點和落腳點，將以人為本的思想作為檔案文化建設(shè)工作的一把鑰匙，積極為廣大醫(yī)護人員及患者做好檔案查閱工作，為他們提供翔實、珍貴的資料。同時加強醫(yī)院檔案信息化的管理，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享。

三、加強檔案文化建設(shè)，提升醫(yī)院公共服務能力

（一）開發(fā)檔案中的新資源，滿足各科室需求。醫(yī)院檔案的日常工作都集中在檔案保存、檔案分類、檔案整理及查詢咨詢上，其作用沒有得到充分的發(fā)揮。檔案工作者應該改進工作作風，主動出擊，積極找準定位，創(chuàng)新工作方法，提高原有的工作效率。決策來源于信息，信息來源于檔案，如果沒有檔案的參考，無依據(jù)的決策就成為無源之水、無本之木。因此，檔案工作人員要熟悉檔案的數(shù)量，檔案的內(nèi)容、檔案的結(jié)構(gòu)等，快速有效地開發(fā)檔案中的信息資源，在此基礎(chǔ)上掌握醫(yī)院各科室對檔案信息的新需求，提高檔案信息資源利用的準確性、針對性。

（二）廣泛收集醫(yī)療檔案，滿足醫(yī)護人員的需求。醫(yī)療檔案是歷代醫(yī)護人員智慧的結(jié)晶，為科研管理、科學決策、醫(yī)學研究、信息交流、職稱評聘等方面提供信息和依據(jù)，檔案工作者要始終服務于臨床一線的醫(yī)護人員，滿足他們對檔案信息的需求，不僅要準確地為醫(yī)護人員提供所需的檔案，還應該不定期收集臨床一線的相關(guān)檔案。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)也日新月異，這就要求廣大醫(yī)護人員努力學習新知識、新技術(shù)，努力提升醫(yī)療水平，降低醫(yī)療成本，滿足人民群眾更多、更高的醫(yī)療需求。而新知識、新技術(shù)的誕生就是來源于日常醫(yī)療、科研活動，來源于收藏的醫(yī)療檔案。因此，這就要求檔案人員確保醫(yī)護人員能及時獲取他們所需要的檔案。在每年的職稱評審過程中，檔案使用量和頻率也是比較高的，檔案工作人員應該提前布置，早做準備，對需要用到的檔案分門別類存放，以方便查找。

（三）做好檔案查閱接待工作，滿足患者的需求。病案是患者在醫(yī)院診斷治療疾病過程中，醫(yī)護人員對患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、轉(zhuǎn)歸、檢查、診斷、治療等醫(yī)療活動過程的全部文字記錄，臨床醫(yī)師根據(jù)各類檢查結(jié)果及診療結(jié)果加以歸納、整理、綜合分析、按照規(guī)定的格式和要求書寫而成的患者醫(yī)療檔案。在患者需要出具病歷證明及解決醫(yī)患糾紛等問題時，檔案工作者應積極為廣大患者查閱檔案做好接待工作，努力查找和擴大檔案線索，為患者提供優(yōu)質(zhì)的服務。我院簡化了查檔手續(xù)，提供一站式服務，在門診一樓開設(shè)了便民服務中心，需要查檔時只需到此開證明就可到檔案室查檔。檔案室在患者借閱、提供復印件、開具證明等環(huán)節(jié)上給予方便。對無法查到檔案的，要對患者進行解釋。通過優(yōu)質(zhì)的服務，滿足患者的需求，真正使檔案工作成為醫(yī)院信息咨詢、解除疑難、聯(lián)系社會的橋梁。

（四）加快醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，努力實現(xiàn)數(shù)字檔案共享。醫(yī)院檔案數(shù)字化是新時期信息技術(shù)在檔案管理中的具體應用，也是醫(yī)院信息資源建設(shè)的重要組成部分，檔案數(shù)字化的發(fā)展將推動檔案信息化建設(shè)的進程，為實現(xiàn)檔案信息資源的共享打下堅實的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化的實施，將極大地促進檔案信息資源的開發(fā)利用水平，提高檔案信息檢索利用的質(zhì)量和效率。并且傳統(tǒng)載體的檔案一般都是“孤本”檔案，而電子數(shù)據(jù)是可復制并重復利用的，通過檔案數(shù)字化、信息化，將傳統(tǒng)載體的檔案轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)保存并提供利用，避免原件因頻繁利用而受損，最大限度地保護好現(xiàn)有的檔案。

許多醫(yī)院已經(jīng)根據(jù)實際需要，逐步開展了醫(yī)院內(nèi)的檔案管理信息化的軟硬件建設(shè)，提高檔案管理的信息化、電子化進程。一是建立完備的醫(yī)院檔案信息資源儲備體系。按照一定的規(guī)范和標準要求，配置相應的軟硬件設(shè)備，建立各類檔案數(shù)據(jù)加工、采集的操作系統(tǒng)，將檔案目錄、紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄像檔案等轉(zhuǎn)換為各類數(shù)據(jù)。通過檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和各類數(shù)據(jù)的有效整合，建立相互鏈接、相互統(tǒng)一的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。與此同時，建立后續(xù)檔案信息資源收集的長效工作機制，不斷豐富與更新檔案信息，符合各種形式的檔案信息資源管理需要。二是建立高效便捷的醫(yī)院檔案服務體系。醫(yī)院檔案除了服務于醫(yī)院內(nèi)部外，更應面向社會建立檔案服務體系，讓社會大眾了解與衛(wèi)生、健康、醫(yī)療等相關(guān)的信息。這樣既可以提高醫(yī)院檔案服務能力，也便于增進公眾對醫(yī)療知識的認知，切實發(fā)揮醫(yī)療檔案的作用。三是建立醫(yī)院檔案信息資源共享體系。出于檔案管理保密的需要，醫(yī)院檔案的共享程度較低，僅有少數(shù)檔案能在本醫(yī)院內(nèi)部共享，與其他醫(yī)院間的檔案信息資源共享程度更低。為此，需要建立檔案信息資源共享平臺，上傳一些可以公開而且具有利用價值的檔案信息，醫(yī)護人員可以隨時查閱，同時加強與其他醫(yī)院間合作，盡量做到資源交互、共享。