醫(yī)院電子檔案管理面臨的問題與對(duì)策

隨著信息技術(shù)產(chǎn)生發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，使得傳統(tǒng)檔案管理手段下所形成的諸如行政公文、圖文、影像等資料均可將之轉(zhuǎn)化為電子文件，所以管理者可直接借由電腦來對(duì)所生成的電子文件進(jìn)行管理。但基于目前醫(yī)院對(duì)電子檔案的管理現(xiàn)狀而言，其中還存在不少的問題，故相關(guān)管理者應(yīng)將之視為管理工作的重點(diǎn)，以切實(shí)促進(jìn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院電子檔案管理面臨的問題

（一）電子檔案管理意識(shí)薄弱，管理制度不合理?；谌缃襁@種紛繁復(fù)雜的現(xiàn)代社會(huì)以及形勢(shì)多變的時(shí)代背景，部分醫(yī)院雖意識(shí)到檔案現(xiàn)代化建設(shè)以及電子檔案管理的重要性，但卻因意識(shí)不夠強(qiáng)，以致其在實(shí)際的管理過程中容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏，諸如電子檔案保存不完整、電子檔案信息歸檔不及時(shí)以及不真實(shí)等。此外，由于醫(yī)院在建立電子檔案的同時(shí)，并未重視同步推出相應(yīng)的管理制度，故導(dǎo)致許多現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)以及有效的管理方法均未能得到充分運(yùn)用，以致醫(yī)院的電子管理檔案工作尚且無法滿足電子檔案管理工作的需求，更遑論促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）電子檔案管理不夠規(guī)范性，電子檔案不完整。當(dāng)前許多醫(yī)院在開展電子檔案管理工作中，不同部門與科室所產(chǎn)生的電子檔案均是由其部門或科室自己負(fù)責(zé)。而此管理模式不符合標(biāo)準(zhǔn)化的管理思想，又因管理缺乏統(tǒng)一性與協(xié)調(diào)性，故嚴(yán)重降低了電子檔案的使用價(jià)值，以致電子檔案無法為醫(yī)院制定各類發(fā)展決策提供有效參考。與此同時(shí)，基于檔案管理電子化，也便意味著檔案的管理過程需仰賴于計(jì)算機(jī)，但醫(yī)院在管理計(jì)算機(jī)方面，既未采取有效的安全防范措施，加之存儲(chǔ)方式的不規(guī)范，從而嚴(yán)重影響了醫(yī)院電子檔案的可靠性。至于對(duì)電子檔案的搜集、整體等方面，由于醫(yī)院方面均未能提出具體的要求，故而導(dǎo)致電子檔案不完整、不真實(shí)的現(xiàn)象普遍存在。

（三）電子檔案管理安全性較差，影響了檔案資料的利用率。由于針對(duì)電子檔案的使用，醫(yī)院方面并未做好安全方面的管理工作，故只要基于醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)，便能借由任何的終端設(shè)備與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)終端相連接，從而可輕松獲取其中所包含的各類數(shù)據(jù)。遭到入侵的網(wǎng)絡(luò)，若有心人施以一定的攻擊手段，則將導(dǎo)致醫(yī)院的信息系統(tǒng)癱瘓，或者出現(xiàn)“黑客”并惡意刪除醫(yī)院的電子文件，這樣將給醫(yī)院造成難以補(bǔ)救的經(jīng)濟(jì)損失。

二、醫(yī)院電子檔案管理的策略

（一）構(gòu)建完善的醫(yī)院電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系?；卺t(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀我們可以得知，醫(yī)院在開展電子檔案管理過程中，普遍存在著以下幾大特點(diǎn)，即涉及范圍廣、涉及種類多以及信息更新速度快?；卺t(yī)院電子檔案管理工作特點(diǎn)，故為切實(shí)保障醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)效率，則相關(guān)負(fù)責(zé)人更需重視現(xiàn)代信息技術(shù)的合理運(yùn)用，以真正實(shí)現(xiàn)無紙化的檔案管理，進(jìn)而在保證理想的管理質(zhì)量同時(shí)，提升醫(yī)院的檔案管理效率。當(dāng)然，關(guān)于醫(yī)院電子檔案管理工作的加強(qiáng)，另一管理重點(diǎn)便是需注重網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，并構(gòu)建出由醫(yī)院、醫(yī)院檔案室以及各職能科室所共同參與的管理機(jī)構(gòu)；方能進(jìn)一步明確各部門、科室及其不同崗位工作人員各自所應(yīng)擔(dān)負(fù)的職責(zé)，如此方有助于促進(jìn)醫(yī)院的電子檔案管理工作逐步往規(guī)范化、統(tǒng)一化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。就目前而言，許多醫(yī)院針對(duì)自身的電子檔案管理，通常采取信息科與綜合檔案室兩部門主要負(fù)責(zé)的方式。其中，信息科具體負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院病案的統(tǒng)計(jì)與管理以及對(duì)計(jì)算機(jī)的管理；而綜合檔案科則主要是管理各種門類檔案以及載體檔案，針對(duì)以上兩方面工作，醫(yī)院方面仍需給予學(xué)科的監(jiān)督，如此方有利于促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理水平的全面提升。

（二）制定完善的醫(yī)院電子檔案管理制度和機(jī)制。在當(dāng)前紛繁復(fù)雜的社會(huì)背景下，醫(yī)院的電子檔案管理工作變得越來越復(fù)雜。因此，通過加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理制度及體系方面的建設(shè)，方有助于提升醫(yī)院電子檔案的實(shí)際利用價(jià)值。當(dāng)然，醫(yī)院電子檔案管理制度及體系的建設(shè)，除了需建設(shè)完善的保管、歸檔、保管期限等制度外，尚需與醫(yī)院的考核機(jī)制相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院電子檔案的動(dòng)態(tài)管理，如此方能切實(shí)提升醫(yī)院的電子檔案管理規(guī)范化水平，繼而維護(hù)醫(yī)院電子檔案管理工作的有序開展。

（三）建立信息安全防范體系。醫(yī)院的電子檔案管理工作既是一項(xiàng)基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理手段，那么在實(shí)際的運(yùn)用過程中，醫(yī)院方便必然需要對(duì)信息安全防范體系的建設(shè)給予足夠重視。當(dāng)然，面對(duì)醫(yī)療問題便不能采取舉一反三的態(tài)度，而是要基于對(duì)個(gè)體與治療差異性的了解，以免對(duì)檔案信息的運(yùn)用以偏概全。其次，考慮到電子信息的應(yīng)用過程，極易遭受病毒、黑客等方面的影響，故醫(yī)院方面亦需采取一定的措施，譬如：使用最新的加密技術(shù)；對(duì)使用人員予以身份驗(yàn)證；及時(shí)備份數(shù)據(jù)、定期轉(zhuǎn)移載體、設(shè)置系統(tǒng)恢復(fù)功能等。總之，對(duì)一切可能影響到醫(yī)院電子檔案管理的因素，醫(yī)院均應(yīng)一一進(jìn)行排除，以切實(shí)維護(hù)醫(yī)院電子檔案管理工作的正常開展。

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)信息與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理手段已然無法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。故基于此，醫(yī)院應(yīng)務(wù)必對(duì)電子信息技術(shù)的引進(jìn)給予高度重視，并將之積極運(yùn)用到醫(yī)院的檔案管理工作中，以實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化。