淺談如何做好電子文件檔案的管理工作

計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)明和快速發(fā)展，已深入到經(jīng)濟社會發(fā)展的各個方面，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案生成和傳遞方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機通信線路中進行，在這個電子化、網(wǎng)格化的信息社會中所產(chǎn)生的檔案，已不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是新型電子檔案。具有對原數(shù)據(jù)和背景信息的依賴、對設(shè)備的依賴等特性。

一、電子檔案管理中應(yīng)注意的問題

（一）歸檔方式。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。

（二)歸檔途徑。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

（三）電子檔案管理與利用。電子文件歸檔后由檔案室寫入磁盤，在局域網(wǎng)中進行整理后寫入光盤進行保存。同時要注意在電子檔案與其他介質(zhì)檔案之間建立必要聯(lián)系，使其他介質(zhì)檔案與電子檔案既處于不同模式的管理下，又存在著一條聯(lián)系紐帶。

二、提高電子檔案管理水平的措施

（一）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負責(zé)。檔案部門接收的電子文件應(yīng)一律存入光盤，最好不用磁盤存貯。

（二）相關(guān)部門職能交融集成，建立電子文件歸檔制度。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

（三）“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一要審慎，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標(biāo)。

三、解決困繞當(dāng)前檔案管理信息化問題的途徑

（一）通過法規(guī)約束電子文件格式種類。如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定的管理方式，即盡可能選擇比較通用的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。

（二）通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性。包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。

（三）提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息的存在形式，不會出現(xiàn)因數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)志規(guī)范的方法，等等。