基于科研檔案共享的平臺建設研究

科研檔案作為醫(yī)學科研活動的真實記錄，是促進臨床醫(yī)療發(fā)展的重要依據(jù)，做好科研檔案工作，可以使臨床醫(yī)療經驗得以總結，規(guī)律得以認識，從而促進臨床醫(yī)療的進步和發(fā)展。檔案的信息化建設是滿足檔案利用者對檔案信息需求的重要手段，構建醫(yī)院檔案信息資源共享利用平臺是我們的目標。國辦之前印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的通知，要求把數(shù)字檔案館建設列入信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排人、財、物，力爭到2020年全部建成數(shù)字化檔案館。

一、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在醫(yī)學科研活動中形成，具有保存價值和利用價值的文件材料。醫(yī)院科研檔案的專業(yè)性強，它包含了大量的新技術、新療法、新藥開發(fā)等信息，對日常醫(yī)療診治、科研決策、臨床教學等方面都具有積極的參考與指導作用。隨著計算機信息技術的發(fā)展，用戶獲取檔案信息的方式逐步信息化，檔案管理模式也從過去以紙質檔案為主轉向紙質與電子檔案并存的模式。但目前在醫(yī)院科研檔案管理過程中還存在著一些問題，主要表現(xiàn)在管理制度不健全、檔案管理意識薄弱、歸檔材料和歸檔信息不完整、歸檔內容不規(guī)范等現(xiàn)象，給檔案的利用造成了困擾。

二、科研檔案的利用情況

科研檔案的價值是通過提供檔案信息為利用者服務的途徑來實現(xiàn)的。目前醫(yī)院的科研檔案都是項目負責人按照自己的習慣在研究過程中對所獲得的數(shù)據(jù)和資料進行記錄、整理，通過一些基本形式對檔案資料進行保存，這些數(shù)據(jù)資料在保存起來后很少再次使用，等過了一段時間后有些甚至難以找到，嚴重影響了對這些數(shù)據(jù)資料的再次應用。全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃中指出：加快推進檔案信息資源整合和數(shù)字化建設，逐級實現(xiàn)區(qū)域內檔案部門的信息共享并共同向社會提供遠程服務，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便。因此，運用共享網絡服務平臺實現(xiàn)信息資源共享，為大家提供全方位的檔案信息服務是檔案利用的重點方向。

三、科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立

科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立是基于信息技術迅猛發(fā)展、信息量急劇增長情況下出現(xiàn)的一種開發(fā)利用方式，是一種新型的、便捷的科研檔案儲存方式。這些數(shù)據(jù)庫平臺的建設，更注重臨床實際，反映的內容必須全面、完整，這樣才能更好地進行再次利用；另外，檢索和統(tǒng)計的途徑要簡便、多樣，符合用戶的利用方式和統(tǒng)計。

按照科研檔案的形成過程和作用對科研檔案數(shù)據(jù)進行分類，分為：1.一般項目，包括項目名稱、類別、領域、申報學科、負責人、起止時間等一些基本信息。2.具體內容：包括前期調研報告、檢索查新報告、立項申請書、合同書、項目摘要、關鍵詞、原始數(shù)據(jù)、原始記錄、實驗報告、結果、結論、工作總結、論文、專利、專著、技術鑒定、成果報獎、應用等。根據(jù)這些內容，運用信息化方式進行檔案的歸檔，建立信息化數(shù)據(jù)庫，規(guī)范科案數(shù)據(jù)的錄入和保存，為以后科研檔案的利用提供平臺，提高利用效率。

四、科研檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設

建立科研檔案信息資源共建共享平臺，進行科研檔案信息資源共享服務，需要做好檔案信息資源的整理，確定所需檔案數(shù)據(jù)的內容，提高平臺的有效性與針對性；分析檔案管理與利用的流程，避免重復步驟，使共享平臺更加方便；加強檔案數(shù)據(jù)安全保護，統(tǒng)一管理、統(tǒng)一認證、統(tǒng)一規(guī)范，做好系統(tǒng)監(jiān)控，為檔案數(shù)據(jù)安全提供有力保障。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃信息資源，創(chuàng)建共享服務平臺。在醫(yī)院內部進行數(shù)字化檔案的建設，建立檔案信息平臺專網，增加計算機軟硬件的配置，由信息中心開發(fā)綜合系統(tǒng)平臺，進行信息系統(tǒng)的構建與升級，各業(yè)務部門配合實現(xiàn)各種應用功能。不斷完善門戶網站的更新，增加檔案信息的人才培養(yǎng)和引進，實現(xiàn)全院范圍內的檔案信息資源共享平臺。

（二）開放信息共享平臺，實現(xiàn)信息資源共享。以檔案信息的收集、管理、存儲與利用為基本框架，在全院范圍內進行資源共享平臺，提高檔案數(shù)字化的程度，保證科共享資源的系統(tǒng)性、完整性和平衡性。

（三）建立協(xié)同保障機制，維護檔案信息安全。在院內進行檔案信息資源共享，需要在政策上和專業(yè)上進行指導和調控，及時更新數(shù)據(jù)信息，與各個部門形成協(xié)同機制，提高資源共享水平。建立檔案專人、專機、拷貝、備份等管理制度，確保檔案信息安全。檔案信息化建設是一個系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院管理部門的高度重視，各個部門共同協(xié)調完成，需要檔案工作者在實踐中不斷創(chuàng)新，以適應新形勢下的發(fā)展需要，使檔案真正發(fā)揮其效用。

五、檔案資源共享平臺建設的思考

檔案信息資源共建共享是數(shù)字檔案館的建設目標之一，為了推動檔案信息化建設的發(fā)展，需要在大范圍內構建檔案信息資源共享平臺，全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃中提出：要以公共檔案資源社會共享為目標，以服務民生為重點，加快推進檔案信息資源整合和數(shù)字化建設，逐級實現(xiàn)區(qū)域內檔案部門的信息共享。為了貫徹落實“十二五”目標，進一步推進檔案信息化建設，要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定穩(wěn)健可行的拓展計劃，在全省范圍建設檔案信息資源的“大平臺、大專網”，實現(xiàn)檔案信息資源的共享；加大檔案信息資源的整合力度，創(chuàng)建協(xié)同聯(lián)動的保障機制，建立多層次、全方位的合作機制，通過制定政策、監(jiān)督評估、專業(yè)指導等手段實現(xiàn)上下聯(lián)動的共享，提高區(qū)域檔案信息資源共享水平；運用現(xiàn)代技術，在平臺的開發(fā)過程中，通過技術更新，引入最新技術、新方法，研制出更加安全性有效的檔案信息資共享平臺。

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃。信息資源共享建設是檔案信息化建設的長期目標，并非一朝一夕就能完成的，需要統(tǒng)籌安排，從行政區(qū)域 、檔案范圍、共享程度等各方面制定分階段、分目標的實施計劃。我們可以當?shù)匦l(wèi)生行政部門為中心，向各家醫(yī)院延伸，由中心開發(fā)綜合系統(tǒng)平臺，各個醫(yī)院通過信息網絡配合適量的終端即可實現(xiàn)各種應用功能。

（二）整合數(shù)據(jù)信息資源。檔案信息資源整合是實現(xiàn)檔案信息資源共享的前提與基礎，是開發(fā)與利用檔案信息資源的有效途徑。當前我國檔案信息資源開發(fā)與檔案信息化建設的核心就在于順應社會信息化建設的要求，充分利用電子政務的環(huán)境與條件，對現(xiàn)有的檔案信息資源進行整合，實現(xiàn)檔案信息資源的社會性共享，從而提高檔案信息服務的水平，最大程度上滿足電子政務與社會公眾對檔案信息資源的需求。加快檔案信息化建設，有效開展網絡環(huán)境下檔案信息資源的整合，既是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，也是我國電子政務發(fā)展的客觀要求。在檔案信息化建設的過程中，要加強管理、合作共建，統(tǒng)一標準，協(xié)調發(fā)展。在統(tǒng)一的標準下分系統(tǒng)地開展檔案信息資源整合工作，實現(xiàn)檔案信息資源高層次的整合與最大化的社會共享。檔案信息資源建設是核心，要特別突出國家綜合檔案館檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設這一重點，通過解決存量檔案數(shù)字化和確保增量檔案電子化，加強信息資源整合，協(xié)作分工、合理布局，建立分布式、數(shù)字化、網絡化、可共享的全國性檔案信息資源體系。整合檔案信息資源，進而改善檔案信息服務，使檔案信息資源走向大眾，必將極大改變檔案部門的形象，促進檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。但是，由于歷史和現(xiàn)實的原因，目前條件下，檔案信息資源的整合還面臨著一系列的問題和障礙，這就要求檔案部門認清形勢，合理規(guī)劃，在理論與實踐兩個領域不斷探索，不斷總結，從而使檔案信息資源的整合工程順利地實施，并步入良性發(fā)展的軌道。

（三）建立上下聯(lián)動機制。建立協(xié)同聯(lián)動的保障機制，推行檔案信息資源共建共享，建立多層次、全方位的合作機制，上級部門要發(fā)揮統(tǒng)領作用，通過制定政策、監(jiān)督評估、專業(yè)指導等方式對下級部門進行宏觀調控和指導，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。