推進行政事業(yè)單位檔案管理改革探究

隨著社會的高速發(fā)展，人們不斷加深對檔案的認(rèn)識，檔案不僅被大眾所用，其潛在的有效性與真實性等也逐漸得到重視。而作為國家檔案管理的內(nèi)容之一，行政事業(yè)單位的檔案是其規(guī)范化、科學(xué)化管理的真實記錄，推進檔案管理改革勢在必行。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的意義

對于國家機構(gòu)而言，行政事業(yè)單位是其重要組成部分，它的健康可持續(xù)發(fā)展對維持國家正常有序運轉(zhuǎn)有重要意義，而這離不開檔案管理的支持。檔案記載著行政事業(yè)單位的重要業(yè)務(wù)信息和內(nèi)部文檔信息，是全部信息的匯聚地，職工要想做好本職工作，發(fā)揮單位職能，就離不開檔案的幫助，尤其是在工作中遭遇突發(fā)性問題或難以處理的業(yè)務(wù)時，就可借鑒檔案資料汲取前人的處理方法與經(jīng)驗，更好地解決問題。因此，行政事業(yè)單位檔案管理至關(guān)重要。

二、推進檔案管理改革的策略建議

（一）完善檔案管理制度，關(guān)注制度執(zhí)行。無規(guī)矩不成方圓，完善檔案管理制度是行政事業(yè)單位檔案信息有序的保證。一是行政事業(yè)單位要基于自身實際情況以及檔案管理的特殊性，建立科學(xué)合理的檔案管理制度。二是保證檔案管理制度的簡明與實用，提高其可操作性，以便用制度有效約束、規(guī)范檔案管理工作。三是檔案管理制度不僅要約束檔案人員，還要約束單位領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理具有獨立性特點，不會因個別領(lǐng)導(dǎo)原因發(fā)生檔案管理不合規(guī)定的問題。四是在完善檔案管理制度時要保證獎懲分明，及時獎勵嚴(yán)格管理行政事業(yè)單位檔案信息的人員，激勵他們更好地工作，同時處罰非法操作檔案信息的人員，杜絕他們惡意篡改信息，保證行政事業(yè)單位有序開展檔案管理工作。當(dāng)然，建立制度的最終目的是執(zhí)行，規(guī)范檔案管理工作，所以行政事業(yè)單位在檔案管理改革中不但要建立完善的制度，還要重視在管理過程中有效執(zhí)行相關(guān)制度，由單位領(lǐng)導(dǎo)充分關(guān)注制度的執(zhí)行情況，在實踐環(huán)節(jié)持續(xù)完善檔案管理制度，促使檔案管理制度不斷趨于合理化、規(guī)范化，從而最大限度調(diào)動檔案人員的主動性與積極性，確保他們認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，深化檔案管理改革。

（二）實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理，優(yōu)化檔案工作。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時代，各種先進的現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)施設(shè)備在檔案管理領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，優(yōu)化檔案工作，行政事業(yè)單位也不例外。一是行政事業(yè)單位要利用多種介質(zhì)做好檔案存儲工作，基于現(xiàn)代化技術(shù)，利用加密U盤、光盤等移動介質(zhì)存儲檔案，同時建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，提高行政事業(yè)單位檔案的管理與利用效率。行政事業(yè)單位還應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)信息的容災(zāi)備份工作，尤其是異地存儲備份，避免因數(shù)據(jù)系統(tǒng)崩潰而遺失檔案數(shù)據(jù)。二是行政事業(yè)單位要提高檔案人員的現(xiàn)代化專業(yè)素質(zhì)，中國已經(jīng)正式進入網(wǎng)絡(luò)信息時代，國務(wù)院在2015年7月4日印發(fā)的《國務(wù)院關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》標(biāo)志著國家全面推行“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，所以行政事業(yè)單位檔案管理也迎來新要求，要求檔案人員務(wù)必要立足工作實際，在操作中積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，掌握計算機、信息技術(shù)等在檔案管理中的應(yīng)用，提高專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。三是基于現(xiàn)有電子政務(wù)外網(wǎng)建設(shè)行政事業(yè)單位檔案資源管理平臺，同時建立檔案管理分級制度，保證在可控范圍里共享檔案信息。行政事業(yè)單位應(yīng)建立辦公平臺，涵蓋檔案管理模塊，形成文書檔案模塊、人事檔案模塊等，從而采集并保管整個系統(tǒng)的電子檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)促進檔案管理的互聯(lián)互通。

（三）加強檔案保密工作，保證檔案安全。檔案保密工作關(guān)系到行政事業(yè)單位乃至國家的安全和利益。檔案管理庫房安全與否是行政事業(yè)單位檔案保密的一個重點，不宜在日常辦公、人員流動大等區(qū)域設(shè)置庫房，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國家規(guī)定興建，并進行24小時監(jiān)控，對進出人員實施嚴(yán)格的控制，同時加強安保警衛(wèi)，加固庫房出入口以及天花板、窗戶等，嚴(yán)格驗證進出人員的身份，只有專門管理檔案的人員才能進入庫房，為他們配備難以被盜用、被復(fù)制的進出證明，設(shè)立多重關(guān)卡，做到對檔案的保密。有關(guān)檔案的保密期限和保管期限，也需要行政事業(yè)單位做好區(qū)分，明確劃分的原則和保管，正確鑒別檔案的歷史作用與現(xiàn)實作用，清楚哪些檔案是處于國家保密期的資料，即檔案內(nèi)容當(dāng)中涉及到國家的秘密事項，資料受到國家法律法規(guī)的保護，有法律效力的時限就是保密期限，一旦將保密檔案泄露出去，將會使社會乃至國家的團結(jié)安定遭受不可預(yù)估的損失。所以檔案人員必須清晰認(rèn)識這一點，明白涉密檔案在國家保密期限里被泄露的嚴(yán)重后果，在行政事業(yè)單位檔案管理中忠于職守，行政事業(yè)單位也要詳細(xì)了解檔案人員的背景與平時的為人、社會關(guān)系等，保證檔案的安全性。

三、結(jié)語

行政事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》，制定與本單位實際情況相符的檔案管理制度，并加大執(zhí)行力度，利用先進的技術(shù)與設(shè)備等實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，加快行政事業(yè)單位檔案管理信息化進程，同時加強落實對檔案的保密工作，優(yōu)化配置檔案管理資源，為行政事業(yè)單位檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的支撐。