淺談檔案開放利用與保密工作的關(guān)系

在檔案管理工作中，檔案利用與保密工作是密切相連的。然而，在實際工作中，我們沒有認識到兩者之間的關(guān)聯(lián)性，在檔案開放利用的時候，忽略了檔案的保密工作，從而造成檔案信息的泄露，一旦檔案信息泄露，就會造成巨大損失。因此，在檔案工作中，要正確處理好檔案開放利用與保密工作的關(guān)系，要兩手都抓，繼而促進檔案工作的順利開展。

一、檔案開放利用與保密工作的關(guān)系分析

檔案利用是檔案整個工作的最終環(huán)節(jié)。對于檔案利用者而言，利用檔案信息，可以滿足其利用需求。檔案是最真實的記錄，有著借鑒、指導(dǎo)、約束等作用。檔案保密即對檔案信息進行保密，防止檔案重要信息的泄露。檔案保密工作是檔案工作的重要組成部分，檔案是以信息存在，這種信息包括文字、圖片、音頻等。檔案開放利用與保密工作均屬于檔案工作的重要組成部分，檔案開放利用離不開保密工作。在檔案開放利用中，要想更好地發(fā)揮檔案的作用，就必須保證檔案信息的真實、完整，而檔案信息的真實、完善與否取決于保密工作。做好檔案保密工作，可以保證檔案信息安全，進而更好地利用檔案，發(fā)揮檔案的作用。

二、檔案開放利用與保密工作的幾點建議

（一）對外公布開放檔案。檔案開放利用，可以消除人們對檔案的陌生感，使人們正確認識和利用檔案。檔案作為寶貴的信息資源，在社會、經(jīng)濟、文化、教育等各個領(lǐng)域中發(fā)揮著重大作用。而要想實現(xiàn)檔案開放利用，要嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)，開放一切可以開放的檔案，進而更好地發(fā)揮其潛在的價值。在開放檔案的過程中，同樣要重視檔案的保密，在保證國家利益、集體利益以及個人合法利益不受侵害的情況下公布開放檔案。對于一些拿捏不準的檔案，報請上級定奪，避免公布了不該公布的檔案信息。

（二）在檔案服務(wù)中堅持保密原則。檔案的作用是巨大的，利用檔案，可以更好地指導(dǎo)實踐，從而不斷優(yōu)化工作。在檔案開放利用過程中，對涉及到本單位、本部門的一些檔案，如經(jīng)濟合同、科研數(shù)據(jù)等，要嚴格按照有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對不該開放利用或者不屬知道范圍的人堅決不提供檔案開放利用服務(wù)，以免造成損失。

（三）及時歸檔。在檔案工作中，凡歸檔范圍內(nèi)的檔案，要及時歸檔，由檔案部門依法保管，任何單位或者個人不得以任何借口阻礙檔案歸檔，從而保證檔案收集的完整性。同時，在檔案歸檔前，要對檔案信息進行反復(fù)的核實，確保歸檔的檔案信息真實、可靠。

（四）加大檔案開放利用與保密的宣傳。就當前檔案工作來看，檔案開放利用與保密工作常被割裂開來，在檔案開放利用中，不重視檔案保密；在檔案保密中，偏重于檔案信息保密，不允許檔案開放利用。而這種錯誤的認知會嚴重影響到檔案的開發(fā)利用，不利于檔案作用的發(fā)展。因此，有關(guān)部門應(yīng)極大檔案開放利用與保密的宣傳，對檔案提供者和檔案利用者加以教育，使其具備檔案意識和保密意識。同時，要加大《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)的認識，增強人們的法律意識，使其能夠自覺執(zhí)行國家法律法規(guī)，合理利用檔案。

（五）加大執(zhí)法力度。在這個以利益為核心價值觀的社會里，經(jīng)常有一些人不惜觸及法律底線，鋌而走險，故意盜取檔案信息。為了保證檔案安全、完整，有關(guān)部門就必須加大執(zhí)法力度，凡發(fā)現(xiàn)違法的行為，要給予嚴厲懲處，從而為檔案的開放利用營造一個相對規(guī)范的環(huán)境。

（六）深入檔案工作研究。時代在進步，對檔案工作也會提出相應(yīng)的要求，如果檔案工作中繼續(xù)采用舊得思想和理念，勢必會影響到檔案的利用。因此，在檔案工作中，要緊跟時代步伐，用發(fā)展的眼光看待問題，用與時俱進的精神指導(dǎo)新時期的檔案工作，善于利用新方式、新手段來開展檔案工作，進而促進檔案工作的高效開展。

三、結(jié)語

綜上，檔案開放利用與保密工作是檔案工作的重要組成部分，檔案利用與保密不可分割。在檔案開放利用中，檔案信息存在著安全威脅，而要想更好地發(fā)揮檔案的作用，就必須加強檔案保密工作。同樣，在檔案保密工作中，要立足檔案利用，在保證檔案信息安全、完整的同時，為檔案使用者提供檔案服務(wù)。只有做到檔案開放利用與保密工作的一致性，才能更好地利用檔案，發(fā)揮檔案的作用。