淺談檔案工作中的保密問題

保密工作是關(guān)系到順利進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，保護(hù)黨和民族利益，保障國家安全的大事?！吨腥A人民共和國憲法》第53條規(guī)定，中華人民共和國公民必須遵守憲法和法律，保密國家秘密。在新的歷史時(shí)期，在改革開放、搞活經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)下，保密工作有著與閉關(guān)鎖國時(shí)期顯著不同的新特點(diǎn)，它突出地表現(xiàn)為保密工作涉及面更廣，情況更加復(fù)雜，任務(wù)更加艱巨，更需要進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案的管理也有保密工作任務(wù)。其工作人員經(jīng)常接觸黨政領(lǐng)導(dǎo)，參加各類重要會(huì)議，管理許多重要文件和檔案，有更多的機(jī)會(huì)接觸黨和國家的機(jī)密，因此，增強(qiáng)保密意識(shí)，加強(qiáng)保密觀念，做好保密工作的意義是十分重要的。

一、充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期檔案保密工作的重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我國古代就已有保密工作。據(jù)我國古代兵書《六韜》記載，早在西周時(shí)期已采取了“陰符”和“陰書”的方法來傳遞消息，以利保密（即以約定的物體長(zhǎng)短表示意義和將一份文書寫在三枚竹簡(jiǎn)上分別送往同一地方，受文者須將其合而為一方知其意）。

改革開放不斷深入，保密工作不僅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，檔案人員知密時(shí)間早，知道內(nèi)容多，知密程度深，因而在保密工作方面有著比其他部門工作人員更為直接和重要的責(zé)任，要認(rèn)真貫徹“積極防范、突出重點(diǎn)，既確保國家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針”，使保密工作更好地適應(yīng)在新形勢(shì)下的各項(xiàng)管理工作。

二、做好檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫房管理中的保密工作。檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

（二）絕密檔案的管理和保密。絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。1.絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。2.提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。3.加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)、單位工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露將對(duì)國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在1年及1年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)做出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

（四）明確檔案管理人員的保密職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救；不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全；不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況；不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

（五）因時(shí)制宜地做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。1.檔案涉密情況的變化。檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總的趨勢(shì)是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化。二是密級(jí)文件作用的變化，原來的密級(jí)文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級(jí)自然消除了。三是保密時(shí)限的變化，原館（室）所存檔案涉密文件，只標(biāo)有密級(jí)而沒有保密時(shí)限，多數(shù)都是超期服役，例如，上世紀(jì)50年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關(guān)于劃定密級(jí)和保密期限屆滿自行解密的要求去做，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說明進(jìn)行檔案解密劃控工作的迫切，因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級(jí)偏高或偏低，密期偏長(zhǎng)或偏短。2.及時(shí)做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。3.要建立起法制的新秩序。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：（1）建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密。（2）建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)。（3）建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。4.要加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國檔發(fā)28號(hào)文件實(shí)施館（室）藏涉密檔案解密劃控工作為界，對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時(shí)，要按立檔機(jī)關(guān)、單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)管理、準(zhǔn)確掌握、有效保密創(chuàng)造條件。

三、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施。

（一）制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

（二）隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)。三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

（三）監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館（室）還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)。二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中。三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

四、電子文檔保密問題

伴隨著科技的進(jìn)步，信息量的不斷增加，用電子計(jì)算機(jī)打印、存儲(chǔ)文件、資料、處理信息愈來愈多，所以，電子文檔的保密問題必須引起重視。使計(jì)算機(jī)信息保密工作與計(jì)算機(jī)的信息系統(tǒng)的建立同步進(jìn)行，這是當(dāng)前電子文檔保密工作中一個(gè)十分重要的問題。因此，在使用計(jì)算機(jī)或建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)特別注意幾點(diǎn)：一是計(jì)算機(jī)房要建立在安全的地方，并采取切實(shí)有效的保衛(wèi)措施。二是計(jì)算機(jī)啟用前和啟用過程中，要進(jìn)行安全保密檢查。三是嚴(yán)格按照密級(jí)劃分存儲(chǔ)、傳輸、處理信息。四是加強(qiáng)管理，建立健全制度，按規(guī)定使用計(jì)算機(jī)。

總而言之，保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員一方面要重視檔案保密，另一方面在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，也要切實(shí)完善工作職能，使檔案得到有效的利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。