論辦公自動(dòng)化對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)辦理程序的沖擊

摘 要：目前，自動(dòng)化在各個(gè)行業(yè)都被廣泛采用，很多企業(yè)的文書(shū)辦理工作運(yùn)用了相關(guān)的自動(dòng)化手段，自動(dòng)化為企業(yè)的文書(shū)工作帶來(lái)了極大的便利，同時(shí)也給事業(yè)單位以及企業(yè)以往傳統(tǒng)的文書(shū)工作模式產(chǎn)生了極大的影響，對(duì)長(zhǎng)期以來(lái)傳統(tǒng)的文書(shū)、檔案工作以及辦理程序形成巨大的沖擊。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)；文書(shū)工作；檔案

1 前言

自從上個(gè)世紀(jì)七十年代開(kāi)始，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，各種新興學(xué)科門類不斷出現(xiàn)，其中辦公自動(dòng)化也是在這種背景下應(yīng)運(yùn)而生的。辦公自動(dòng)化包含許多內(nèi)容，其中最為主要的便是在硬件、軟件以及管理者三個(gè)方面的現(xiàn)代化。它將先進(jìn)的硬件設(shè)備與軟件進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，成為了當(dāng)前信息時(shí)代較為重要的一個(gè)組成部分。具體來(lái)說(shuō)依據(jù)不同文書(shū)工作的具體需要，一些諸如：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及相關(guān)的通信線路等設(shè)備是必不可少的。此外，在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理文件和文件的工作中，磁性和光學(xué)介質(zhì)材料如縮微膠片、磁盤(pán)、光盤(pán)等材料也將被用作文件載體。另一方面，對(duì)于軟件的選擇也是十分重要的。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將直接影響著企業(yè)文書(shū)部門的日常工作，它涉及了文書(shū)工作的各個(gè)方面，比如：文字的檢索、處理、跟蹤管理、監(jiān)督、文件制作、網(wǎng)絡(luò)傳輸、綜合統(tǒng)計(jì)和輔助歸檔等功能，運(yùn)用了大量的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對(duì)以往傳統(tǒng)的工作方法和相關(guān)工作理念造成了較大沖擊，大大提高了文書(shū)工作的自動(dòng)化，使得企業(yè)的文書(shū)工作發(fā)生了極大的變化。當(dāng)前的文職人員逐漸將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)相關(guān)的信息數(shù)據(jù)處理。在此背景之下，文書(shū)辦理程序面臨著前所未有的轉(zhuǎn)變。

2 辦公自動(dòng)化概念

當(dāng)今社會(huì)辦公自動(dòng)化運(yùn)用越來(lái)越普遍。辦公自動(dòng)化（Office Outlook，OA）通常指的是當(dāng)代的辦公系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的全新辦公模式。它是當(dāng)前信息時(shí)代的直接產(chǎn)物，在各行各業(yè)都得到了廣泛的運(yùn)用。

3 辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)工作辦理程序的影響

隨著辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)檢索可以快速地掃描大量的文檔，并根據(jù)編碼項(xiàng)目檢索出多個(gè)文件。文件存取方式大大較少了傳統(tǒng)文書(shū)程序中檢索紙質(zhì)文件的麻煩，實(shí)現(xiàn)了對(duì)計(jì)算機(jī)的直接檢索和讀取。通常來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)的終結(jié)管理是基于文獻(xiàn)與材料的自然聯(lián)系。然而，電子文件往往沒(méi)有文件實(shí)體，所以它通常必須執(zhí)行一個(gè)虛擬文件，它是基于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，并模擬人工進(jìn)行編序，而不是紙文件的實(shí)體組合。另外，計(jì)算機(jī)可以很方便地在電子文件的搜索中傳遞電子文檔。并能通過(guò)文件的邏輯地址找到它的物理位置，因此實(shí)體文件的功能收到了極大的削弱。在辦公自動(dòng)化的條件下，利用電子文件靈活、方便的邏輯組合優(yōu)勢(shì)，通過(guò)一套反映電子文件的外部特征和內(nèi)容特征的代碼系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的自然連接。計(jì)算機(jī)也能運(yùn)用虛擬案卷中的文件自動(dòng)打印封面上的整齊美觀的文件和檢查文件，從而大大提高了工作效率和質(zhì)量。目前，有必要將文件和資料歸檔，或者利用計(jì)算機(jī)來(lái)輸入、保存和開(kāi)發(fā)文件，而不是直接生產(chǎn)紙質(zhì)文件。必須看到，計(jì)算機(jī)管理文檔還遠(yuǎn)未成熟，紙質(zhì)文檔必須長(zhǎng)時(shí)間與電子文檔共存。此外，從目前的觀點(diǎn)來(lái)看，文件存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)中更容易產(chǎn)生不安全因素，即使它們被轉(zhuǎn)移到磁和光記錄介質(zhì)，然而對(duì)于它們的保存，對(duì)溫度的要求，環(huán)境的濕度和抗磁性性能也更加高，并且這些載體的壽命遠(yuǎn)比紙質(zhì)文件的壽命短。紙質(zhì)文件仍然需要與各種類型的電子文件共存。

4 辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)工作程序管理的影響

中國(guó)目前的文書(shū)工作和檔案工作屬于兩個(gè)不同的體制，國(guó)家對(duì)這兩大體系實(shí)行了獨(dú)立的管理體制。國(guó)家規(guī)定，公文處理的主要行政組織是各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公室（室），主要職責(zé)是指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的文書(shū)處理工作。另外，不同級(jí)別的行政機(jī)關(guān)對(duì)同一機(jī)關(guān)各機(jī)關(guān)的文件、文件有權(quán)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，通常來(lái)說(shuō)，需要將文書(shū)工作與檔案工作進(jìn)行分離。在當(dāng)前辦公自動(dòng)化得到廣泛運(yùn)用的背景下，文檔處理和文件管理已經(jīng)由計(jì)算機(jī)連接起來(lái)。這使得文書(shū)部門與檔案部門之間的矛盾越發(fā)突出。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作和文書(shū)工作的連接點(diǎn)是文書(shū)立卷，歸檔文件在被處理之后，由檔案部門管理，最后以卷作為存儲(chǔ)單元進(jìn)行相應(yīng)的存儲(chǔ)。這是在傳統(tǒng)文書(shū)辦理程序中，手工操作的條件下，對(duì)文件、檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理的必要手段。組卷是系統(tǒng)地反映工作活動(dòng)的背景因素的必經(jīng)途徑，它能促進(jìn)文獻(xiàn)的檢索、利用、存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)。然而，在辦公自動(dòng)化的情況下，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)和檔案工作顯然會(huì)感受到傳統(tǒng)工作方法的局限性。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的文書(shū)工作暫時(shí)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)章，檔案部門還不能將一系列的基礎(chǔ)工作，如文書(shū)的書(shū)寫(xiě)和標(biāo)引進(jìn)行直接運(yùn)用，這也使得傳統(tǒng)的文書(shū)工作在檔案管理工作中顯得十分繁瑣，所以，對(duì)實(shí)際存在同一物質(zhì)對(duì)象的文件和檔案兩個(gè)真實(shí)對(duì)象進(jìn)行管理時(shí)，需要在實(shí)施前后分別進(jìn)行管理，從而造成嚴(yán)重的浪費(fèi)。在此情形下，人們就需要從辦公自動(dòng)化的新技術(shù)和文檔運(yùn)動(dòng)的整個(gè)過(guò)程中重新考慮文檔工作和管理機(jī)制?，F(xiàn)實(shí)需要實(shí)行文書(shū)工作和檔案工作的全面管理，即檔案管理一體化。將檔案工作擴(kuò)展，在從計(jì)算機(jī)設(shè)備中接收信息的同時(shí)，要求文書(shū)管理部門根據(jù)檔案管理的要求更進(jìn)一步地處理相關(guān)信息。在使用計(jì)算機(jī)處理文件時(shí)，文件部門也應(yīng)充分考慮歸檔問(wèn)題。只有通過(guò)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的總體規(guī)劃和協(xié)調(diào)，才能使計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)有效運(yùn)行?？梢詫?duì)檔案管理的收集、整理、編目、檢索等文件進(jìn)行登記、編號(hào)、書(shū)寫(xiě)、操作和檢索，避免重復(fù)輸入數(shù)據(jù)。這樣，文檔與文檔之間的鏈接就更緊密地與管理機(jī)制相聯(lián)系。

5 辦公自動(dòng)化在文書(shū)工作流程中的作用

5.1 提高工作效率

信息時(shí)代對(duì)信息的收集、傳輸和處理等過(guò)程提出了新的要求。要提高行政辦公人員的工作效率，不但要有高科技手段還要引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，二者缺一不可。在當(dāng)今的社會(huì)形勢(shì)之下，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等進(jìn)行緊密結(jié)合已成為越來(lái)越多行業(yè)的需求，以此來(lái)提高工作效率以及相應(yīng)的管理水平。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的加工技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)集群建設(shè)與發(fā)展技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、人工智能、檔案管理和行為科學(xué)的發(fā)展也為文書(shū)工作的流程提供了許多便利。正是在這種全面自動(dòng)化的影響之下，極大地提高了文書(shū)工作流程的效率，促進(jìn)了管理工作向正規(guī)化、高效化、科學(xué)化、自動(dòng)化的方向發(fā)展。

5.2 提高工作質(zhì)量

自動(dòng)化辦公不但可以提高文書(shū)工作的質(zhì)量，而且還可以增加高效率，利用高速的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，不但可以節(jié)約時(shí)間，同時(shí)也增加了事半功倍的效果。在傳統(tǒng)辦公工作中，大大簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)文書(shū)工作流程中所必須的用鋼筆寫(xiě)、計(jì)算和修改等流程。。整個(gè)過(guò)程是一個(gè)單一的線程，避免了很多人為因素，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用可以有效的進(jìn)行文件復(fù)制、傳輸，并且出錯(cuò)率很低。

6 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化正朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和智能化的方向發(fā)展。辦公人員得到了便利，同時(shí)也給傳統(tǒng)文書(shū)辦公流程及檔案管理帶來(lái)巨大的沖擊。無(wú)紙化管理和機(jī)讀化將成為歷史發(fā)展的必然，也是提高文書(shū)管理水平和效率的重要舉措。如何使我國(guó)傳統(tǒng)的管理模式適應(yīng)現(xiàn)代管理的需要，逐步實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變，找出并解決這一變化中的一系列問(wèn)題和條件，是我們當(dāng)前需要解決的重要課題。

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走著簡(jiǎn)介

秦海濤（1980-），男，漢，江蘇徐州，本科，陜西省寶雞市婦幼保健院，研究方向：檔案管理。