淺談人事檔案管理

摘 要：在新時期的發(fā)展背景下，我國的企業(yè)經(jīng)過了一系列的現(xiàn)代化改革，在人事檔案管理方面實現(xiàn)了初步的成效，但是在管理效率方面沒有較大的提升，只是完成了從紙質(zhì)走向電子的轉(zhuǎn)移，在管理、執(zhí)行以及部門建設(shè)方面都存在較大的缺陷，因此，本文主要針對企業(yè)的人事檔案管理中出現(xiàn)的問題展開討論，并提出幾點建議僅供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；思考；建議

隨著社會的飛速發(fā)展，我國的流動人口持續(xù)增加，人們的自我權(quán)益保護也在不斷地增強，這給傳統(tǒng)的人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。人們的信用記錄也在生存和發(fā)展中得到了重視，傳統(tǒng)封閉式的人事檔案管理中，對于人們的知情權(quán)以及隱私權(quán)都無法得到有效的保障，容易產(chǎn)生一些法律糾紛。因此，人事檔案管理繼續(xù)變革，通過社會化以及開放化的模式建立人事檔案管理中心，保障人們的人身權(quán)利，推動我國人事檔案管理的發(fā)展。

1 人事檔案管理的重要性

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟體系逐漸趨于完善，人事檔案管理也要隨著市場的發(fā)展進行改革。在人事制度改革的發(fā)展形式下，企業(yè)如何加強人事檔案管理是目前亟待解決的重點。人事檔案管理的流程不能太過混亂，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展要求，無法對員工的信息進行及時地掌握，企業(yè)領(lǐng)導沒有對人事檔案管理加以重視，認為檔案管理無足輕重，部分企業(yè)不將檔案當回事，導致材料不齊全。因此，需要深化企業(yè)人事檔案管理的改革，從改革形式上進行分析，深化人事檔案管理是加強企業(yè)全面改革的重要舉措，堅持勞動人事改革的管理方針，做好檔案的收集與完善，使人事檔案能夠更加的完整，增強企業(yè)的管理能力。

2 人事檔案管理中存在的問題

2.1 執(zhí)行力不足，監(jiān)管不到位

在人事檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)執(zhí)行力不足以及監(jiān)管不到位等問題，究其根本還是集中在職能劃分不明確，不能將職能發(fā)揮到最大，尤其是在管理執(zhí)行的過程中，管理制度以及運行機制不完善，不能將評估、競爭等進行有效的連接，就會存在很多的細節(jié)問題。比如缺少細化的流程，在進行人事檔案管理工作中不能很好的進行一條龍的管理，在入檔、存檔以及提檔、銷毀之間無法進行很好的管理，執(zhí)行的過程中容易出現(xiàn)遺漏、混淆等錯誤，這都是因為人事檔案管理不到位造成的檔案丟失和損壞。

2.2 智能化管理水平不足

隨著信息化的不斷深入，人事檔案管理中的信息化改革也基本完善，信息完善也只是表面的完成，就是將企業(yè)員工的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在管理模式上沒有發(fā)生根本性的變化，依然延續(xù)了傳統(tǒng)人事管理的模式。人事檔案管理只是增加了電子錄入和辦公設(shè)備的添置而已，在信息化的發(fā)展下，人事管理缺少信息化管理，沒有將互聯(lián)網(wǎng)理念與人事檔案管理進行融合，同時也缺少信息技術(shù)的支撐，大部分的人事檔案管理還沒有建立相應的技術(shù)支持，在信息化技術(shù)的發(fā)展背景下，依然存在電子檔案向紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化的問題，造成了資源的

浪費。

2.3 團隊建設(shè)需加強

人事檔案管理走向信息化發(fā)展的同時，需要有專業(yè)的技術(shù)人才作為支撐，對團隊理念進行及時的更新，如果只固守一個組織，在管理形式上缺少內(nèi)容以及技術(shù)支持，將對人事檔案管理的團隊建設(shè)非常不利。因此，在信息化的發(fā)展背景下，人事檔案管理效率過低會影響人才的流失以及團隊建設(shè)不足，需要建立高素質(zhì)、高技能的人才檔案管理團隊。

3 人事檔案管理的策略分析

3.1 對人事檔案管理加強建設(shè)

對人事檔案管理工作中的團隊建設(shè)要加強，重視員工檔案管理工作的重要性，將人事檔案管理列入到重要的日程安排中，明確部門之間的崗位職責，成立人事檔案管理工作領(lǐng)導小組，對人事檔案管理的日常工作進行監(jiān)督和檢查，解決干部檔案管理中存在的問題，選擇有高素質(zhì)、責任心強的員工專門負責收集和整理人事檔案管理工作，并保持人才的相對穩(wěn)定，避免較大的流動性給人事檔案管理造成不利的影響。

3.2 完善人事檔案管理制度

按照人事檔案管理的工作要求，并結(jié)合企業(yè)的實際情況，建立健全的員工檔案工作職責以及工作管理制度，包括人事檔案材料的收集與補充、人事檔案的借閱以及查看、人事檔案整理、轉(zhuǎn)遞、核對以及保密制度等，建立和完善登記簿，推進人事檔案管理的制度建設(shè)。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，建立防火防潮的專用人事檔案管理室，配置鐵質(zhì)柜，將人事檔案、閱讀室以及辦公室分開，安裝防盜門窗、自動報警裝置、防蟲滅火裝置等設(shè)施。

3.3 人事檔案管理具體實施措施

對檔案管理人員加強培訓，主要培訓業(yè)務的基礎(chǔ)知識以及操作能力，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。按照檔案工作管理細則對認識檔案管理進行規(guī)范化與標準化改革，對認識檔案的材料進行及時地收集與整理，做到編排有序、工整、規(guī)范。并將日常必備的物品以及設(shè)備備齊，防止特殊情況找不到影響工作效率。對人事檔案管理嚴格審核，針對新招聘的員工或者外調(diào)的員工，必須對人事檔案進行嚴格的審核，突出檔案管理的嚴肅性，保證人事信息的準確性，將年齡與閱歷作為人事檔案審核的重點，進行逐條的清查，做到規(guī)范性與整潔性，認真登記認識檔案專項審核情況，尊重事實，確保檔案材料的準確性。突出人事檔案的完成性，對缺少的材料限期補齊，對檔案審核、信息反饋等同步進行，提高工作效率。

3.4 實現(xiàn)電子化人事檔案管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，審核紙質(zhì)版的人事檔案時，既浪費時間又浪費人力，大型的企業(yè)都開始采用信息化的檔案管理建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案進行了有效的結(jié)合，采用信息化的技術(shù)手段，運用現(xiàn)代化的服務方式，有效的提高了檔案管理的工作效率。針對小型企業(yè)，如果暫時沒有引進新的技術(shù)進行自動化管理，也要通過專項的審核對人員的基本信息，對員工的工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、家庭背景以及社會背景錄入到人力資源管理系統(tǒng)中，或者是電子版的形式將員工的個人情況進行保存，方便查找和審核，使人事檔案管理在信息化的管理過程中能夠更加的規(guī)范性與準確性。

3.5 加強宣傳手段

為了讓人事檔案管理工作能夠順利的進行，應該讓各個單位以及員工了解到人事檔案管理的重要性，對人事檔案管理改革加以重視，配合人力資源部門將確實的材料進行查找，確定人事檔案的完整性。對于事業(yè)單位有干部人事檔案管理人員管理的部門，應該在材料完整后，主動將材料送到干部人事檔案管理的人員處進行歸檔，人事檔案不能弄虛作假，不能以任何理由扣留需要歸檔的材料，員工在進行填寫人事信息表的時候必須以端正的態(tài)度填寫，保證信息的真實性。人事檔案的審核工作系統(tǒng)且復雜，不僅是對人事檔案的一次重大變革，更對企業(yè)管理的建設(shè)有重要作用。

4 結(jié)束語

人事檔案信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，將傳統(tǒng)的人事檔案管理與現(xiàn)代化的電子檔案進行有效的結(jié)合，建立全新的人事檔案管理模式，從信息化管理的角度將人事檔案管理變得更加的標準化、自動化。同時需要增強企業(yè)人事檔案管理人員的創(chuàng)新意識，深化企業(yè)人事檔案管理工作，讓企業(yè)在管理上能夠更加的完善，發(fā)揮出人力資源管理的重要作用，推動企業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介

武德鳳（1971-），女，漢族，云南省昆明市安寧市，本科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。