中等職業(yè)學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的難題及對(duì)策

黃志敏

摘 要：檔案室是中等職業(yè)學(xué)校的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的實(shí)際需要。因此要加快建設(shè)中職學(xué)校的數(shù)字化檔案室，有助于發(fā)揮數(shù)字檔案室在檔案管理中的重要作用，提高檔案管理的工作效率，改善檔案管理服務(wù)質(zhì)量，還能夠起到推進(jìn)中職院校發(fā)展、提升中職學(xué)校形象的重要作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室；數(shù)字化；中職學(xué)校；改進(jìn)措施

隨著中職學(xué)校信息化水平的不斷提高，檔案管理數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化的檔案室是指將傳統(tǒng)的檔案資料，通過輸入設(shè)備，輸入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)之中，由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案的管理工作。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，數(shù)字檔案室具有更強(qiáng)的管理性，有利于檔案管理工作的開展，使檔案信息的收集、整理、檢索、保管等工作，變得更加便捷，提升了檔案信息的安全性。因此部分中職學(xué)校大力推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，但是因缺乏建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，在數(shù)字檔案室建設(shè)中存在有一定的問題。

1 中職學(xué)校建設(shè)數(shù)字檔案室的重要性

近些年來，國家開始傾向于大力扶持中職學(xué)校，中職學(xué)校每年為社會(huì)培養(yǎng)大量的技術(shù)人才，這些人才在進(jìn)入社會(huì)后，其個(gè)人工作中的聘任、升遷、調(diào)任等，都需要用到檔案。若是傳統(tǒng)的檔案管理工作，勢必?zé)o法有效提供檔案信息服務(wù)，因此中職學(xué)校的檔案管理工作急需改進(jìn)，以提高檔案管理工作水平，為中職師生及中職建設(shè)做好服務(wù)工作。中職學(xué)校開展數(shù)字檔案室建設(shè)，可以使中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)生翻天覆地的變化，首先數(shù)字檔案室實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集中管理。數(shù)字檔案室將檔案信息統(tǒng)一保存在服務(wù)器中，減少了檔案的占地面積，打破了傳統(tǒng)檔案室互不聯(lián)系的局面，使中職學(xué)校的檔案管理工作融為一體。其次提升了檔案的信息安全。在數(shù)字檔案室中，檔案信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，并有相關(guān)備份，有效解決了檔案信息丟失的問題。最后，提升了檔案管理工作水平。依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)，使檔案信息的收集、整理、分類、等工作更加便捷，檔案信息檢索更加快捷。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問題

2.1 資金缺乏的問題

數(shù)字檔案室是由計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、輸入設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、控制系統(tǒng)等組成的檔案管理系統(tǒng)，在構(gòu)建數(shù)字檔案室時(shí)，需要充足的資金支持，才能夠購買數(shù)字檔案室所需要的各項(xiàng)電子設(shè)備。但是中職學(xué)校對(duì)于檔案管理工作不重視，未能給予數(shù)字檔案室以相應(yīng)的資金支持，導(dǎo)致中職學(xué)校的數(shù)字檔案室建設(shè)因缺乏資金，相關(guān)項(xiàng)目未能落實(shí)到位，只能購買部分設(shè)備，起到改善當(dāng)前檔案管理工作的作用，未能實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的數(shù)字化，使數(shù)字檔案室建設(shè)速度降低，不能發(fā)揮出數(shù)字檔案室的工作能力。

2.2 檔案數(shù)字化程度低

我國的數(shù)字檔案館處于起步階段，其建設(shè)理論尚不成熟，缺乏健全的理論指導(dǎo)，這就中職學(xué)校在開展數(shù)字檔案室建設(shè)時(shí)，因缺乏數(shù)字檔案理論的指導(dǎo)，對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí)程度不一，對(duì)數(shù)字檔案室的理解也就不同，由此導(dǎo)致了檔案數(shù)字化程度低現(xiàn)象的出現(xiàn)。有的中職學(xué)校認(rèn)為數(shù)字檔案室就是將紙質(zhì)檔案錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中進(jìn)行統(tǒng)一管理，遂添置了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和錄入設(shè)備，將紙質(zhì)檔案信息錄入為電子檔案，便是完成了檔案數(shù)字化。這種認(rèn)識(shí)仍處于淺層，對(duì)電子檔案的利用程度較低，且沒有重視電子檔案信息的更新，以及與其他檔案管理部門的聯(lián)動(dòng)。數(shù)字檔案館是一個(gè)整體性的系統(tǒng)，涉及到檔案管理的各個(gè)方面，單一檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化并不是真正的檔案數(shù)字化。如在數(shù)字檔案室的歸檔工作中，部分中職學(xué)校仍停留在紙質(zhì)檔案階段，因歸檔錄入工作較為繁瑣，部分工作人員為減少工作量，便存在著漏選的現(xiàn)象，導(dǎo)致所錄入的電子檔案信息不全，影響到數(shù)字檔案室的建設(shè)。

2.3 數(shù)字檔案利用程度較低

一些中職學(xué)校雖然建立了數(shù)字檔案室，但是對(duì)于數(shù)字檔案室的使用，仍處于傳統(tǒng)的檔案管理階段，即管理者的思想意識(shí)并沒有相應(yīng)的更新，用傳統(tǒng)的檔案管理方式管理數(shù)字檔案，導(dǎo)致數(shù)字檔案室仍是處于檔案信息的初步利用階段。相比較傳統(tǒng)的檔案管理工作，此時(shí)的數(shù)字檔案室只是提高了檔案管理的工作效率，并沒有能夠發(fā)揮出數(shù)字檔案室在檔案信息服務(wù)、為學(xué)生提供就業(yè)指導(dǎo)、為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供數(shù)據(jù)支持等方面的作用。

2.4 缺乏專業(yè)的技術(shù)人才

數(shù)字檔案室需要由專業(yè)的技術(shù)人才來擔(dān)任，但是從中職學(xué)校的數(shù)字檔案室實(shí)際情況來看，其管理人員通常由任課教師來兼任，很少有專職的檔案管理人員。數(shù)字檔案室不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，數(shù)字檔案室在信息檢索、網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建、設(shè)備架設(shè)、日常工作等方面，均發(fā)生了較為巨大的變化，尤其是數(shù)字檔案室主要依賴于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。若無高素質(zhì)、專業(yè)的檔案管理人員來擔(dān)任檔案管理員，檔案管理工作將無法有效的順利進(jìn)行，各項(xiàng)檔案管理工作必將處于停滯的狀態(tài)。

3 推動(dòng)中職學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策

3.1 重視數(shù)字檔案室建設(shè)加大資金投入

中職學(xué)校要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室對(duì)于中職學(xué)校長期發(fā)展的重要性，給予數(shù)字檔案室建設(shè)以重視和支持。首先是要加大對(duì)數(shù)字檔案室的資金投入，中職學(xué)校要依托地方政府，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)與檔案管理部門的信息對(duì)接。這就要求中職學(xué)校要在資金方面予以傾斜，對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)所需的場地、設(shè)備等撥款，使數(shù)字檔案室能夠有充足的資金進(jìn)行建設(shè)。若考慮到中職學(xué)校的經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀，無法一次性建設(shè)數(shù)字檔案室，中職學(xué)校的管理部門可以制定數(shù)字檔案室建設(shè)計(jì)劃，分步驟、按階段進(jìn)行，確保數(shù)字檔案室處于建設(shè)之中。其次要提高數(shù)字檔案室管理人員的工資待遇。中職學(xué)校之所以缺少專業(yè)的檔案管理人員，一個(gè)重要因素是管理人員的待遇較低。同等檔案專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)定與老師專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定更難，但同等專業(yè)技術(shù)的工資待遇老師更高。因此相關(guān)部門要在檔案專業(yè)職稱評(píng)定職數(shù)及資金方面予以支持，酌情提高檔案管理人員的工資待遇，改善他們的生活條件，只有這樣才會(huì)有穩(wěn)定的檔案專職工作人員。

3.2 提高數(shù)字檔案室信息的利用效率

數(shù)字檔案室基于數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，對(duì)整個(gè)中職學(xué)校的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，其數(shù)字化程度較高，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以為中職學(xué)校的學(xué)生提供就業(yè)咨詢和幫扶服務(wù)。數(shù)字檔案室使檔案管理工作不再局限于檔案的收集與整理，而是可以通過分析檔案信息，為中職學(xué)校的發(fā)展建言建策。數(shù)字檔案室要根據(jù)學(xué)校現(xiàn)存的問題，借助數(shù)字檔案室的快速檢索功能，收集能夠服務(wù)于中職學(xué)校當(dāng)下的信息，為中職學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支持，使數(shù)字檔案室的工作重要性凸顯。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字檔案室對(duì)檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)、實(shí)踐能力、專業(yè)技能等均提出了更高的要求，中職學(xué)校面對(duì)數(shù)字檔案室的實(shí)際要求，應(yīng)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以滿足數(shù)字檔案室建設(shè)的需要。首先中職學(xué)校對(duì)待數(shù)字檔案室要做到專人專崗，每個(gè)管理崗位由相應(yīng)的管理人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，并落實(shí)責(zé)任負(fù)責(zé)制，要求管理人員必須按照數(shù)字檔案室的管理要求進(jìn)行工作。其次要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的知識(shí)水平、專業(yè)技能，重點(diǎn)是對(duì)檔案管理系統(tǒng)的操作能力，能夠熟知檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)操作，掌握數(shù)字檔案室日常工作所需的各項(xiàng)技能。

4 結(jié)語

隨著中職學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)的不斷深入，其建設(shè)水平在不斷提高，當(dāng)此形勢之下，要針對(duì)中職學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，找出這些問題的原因所在后，采取針對(duì)性的措施，以提高中職學(xué)校數(shù)字檔案室的建設(shè)水平，并推動(dòng)中職學(xué)校的發(fā)展。

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