對醫(yī)院檔案管理制度的認(rèn)識

梁天珍

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作愈發(fā)受到人們的重視，作為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要根基，其相關(guān)的管理制度是確保檔案管理工作能夠有條不紊進(jìn)行的核心關(guān)鍵。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)下醫(yī)院發(fā)展的需求，因此需要加強(qiáng)對管理制度的認(rèn)知，結(jié)合有效合理的方法將管理制度的效用發(fā)揮到最大化，本文結(jié)合管理制度的重要性，針對如何有效提升管理制度的有效性進(jìn)行探究，望具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理制度；認(rèn)知

醫(yī)院的發(fā)展過程中，檔案管理管理工作占據(jù)了至關(guān)重要的位置，是醫(yī)院能夠一直穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。而醫(yī)院檔案制度則是進(jìn)行管理工作的基礎(chǔ)與前提，是維護(hù)檔案管理工作的主要支持。在當(dāng)下的管理制度實(shí)施過程中，仍然存在一些嚴(yán)肅的問題，導(dǎo)致檔案管理工作不能有效進(jìn)行，檔案管理制度的不健全、不完善，對醫(yī)院的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。建立完善、科學(xué)的檔案管理工作能讓醫(yī)院在檔案管理方面更加科學(xué)化、制度化，也是醫(yī)院適應(yīng)當(dāng)社會(huì)發(fā)展的的基礎(chǔ)需要。因此，如何制定完善的檔案管理制度已經(jīng)層成為醫(yī)院相關(guān)人員的首要工作。

1 醫(yī)院檔案管理制度的重要性

醫(yī)院具有專業(yè)性、科學(xué)性以及服務(wù)性等特性，所以在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作時(shí)必須要專業(yè)化和制度化，以此才能確保醫(yī)院在日常發(fā)展過程中不會(huì)因?yàn)闄n案管理工作方面的失誤而產(chǎn)生影響。醫(yī)院的檔案存儲(chǔ)不同于其他行業(yè)的存儲(chǔ)工作，因?yàn)樵诖鎯?chǔ)工作中不單存儲(chǔ)醫(yī)院內(nèi)部員工的相關(guān)檔案資料，其中大部分還是在醫(yī)院進(jìn)行就診病人的檔案資料。其中涉及到病人的諸多隱私和病人的病情癥狀，如果相關(guān)的檔案資料在管理過程中出現(xiàn)遺漏和丟失，那么會(huì)對醫(yī)院和就診病人產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。因此，完善的檔案管理工作制度就顯得至關(guān)重要，只有建立健全、完善的管理制度才能讓醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作有效進(jìn)行[1]。

在醫(yī)院檔案管理制度中，有一項(xiàng)重要組成內(nèi)容，那就是醫(yī)院的檔案歸檔制度。它是醫(yī)院能夠建立科學(xué)完善檔案管理制度的重要基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院必須要重視對醫(yī)院歸檔制度的建立。也就是說，醫(yī)院在日常工作中，必須將檔案有制度、規(guī)范化的進(jìn)行歸檔。在以往的管理工作過程中，大部分醫(yī)院都沒有建立相關(guān)的歸檔制度。在實(shí)際工作中，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)和歸檔時(shí)，進(jìn)度會(huì)非常緩慢，需要去查閱相關(guān)文件要求才能進(jìn)行歸檔。使得醫(yī)院歸檔工作不能有效進(jìn)行，并且對建立檔案管理制度產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。而醫(yī)院也會(huì)因檔案管理制度建立不夠完善、及時(shí)，在日常工作中會(huì)造成大量患者流失，醫(yī)院的可信度、形象也會(huì)遭到人們的質(zhì)疑，對醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展造成嚴(yán)重的影響[2]。

2 醫(yī)院檔案管理制度的優(yōu)化措施

為了能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理制度必須要進(jìn)行優(yōu)化、更新。從而使醫(yī)院能夠順利開展日常業(yè)務(wù)和工作，滿足人們的需求，讓該醫(yī)院能在激烈競爭的市場中站穩(wěn)腳跟，進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展[3]。

2.1 對缺失條款進(jìn)行可行性補(bǔ)充

檔案管理工作隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展，面臨著巨大的挑戰(zhàn)，隨之而來的就是在檔案管理工作中會(huì)遇到新的方式、新的內(nèi)容以及新的問題?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的普及率逐年提升，并且在檔案管理方面已經(jīng)開始進(jìn)行檔案電子化。而在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，完全沒有涉及到關(guān)于電子文件的規(guī)章制度。所以，醫(yī)院應(yīng)對制度中不完善的條款進(jìn)行完善、補(bǔ)充，促使醫(yī)院能夠適應(yīng)當(dāng)科技時(shí)代的發(fā)展。例如，在以往的醫(yī)院檔案制度管理中，針對電子文件的相關(guān)制度條款在管理制度中根本沒有提及，并且因?yàn)榈赜?、?jīng)濟(jì)等因素的影響，導(dǎo)致醫(yī)院在人才力量、電子設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)等方面具有較大的差異性，所以個(gè)別地區(qū)的醫(yī)院在檔案管理制度中完全沒有這當(dāng)面的內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的提出，檔案電子化必將是時(shí)代的趨勢。因此，必須要對電子文檔方面的內(nèi)完善。容進(jìn)行要制定出關(guān)于電子文檔完成管理體系，加快醫(yī)院在檔案電子方面實(shí)施的腳步[4]。

2.2 設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制

在管理領(lǐng)域中，獎(jiǎng)懲機(jī)制能夠起到良好工作效用。所以，在醫(yī)院檔案管理中，可以制定科學(xué)、合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，如果沒有相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，那么管理制度必然不會(huì)切實(shí)有效的落下去。常言道：“無規(guī)矩，不成方圓”，從這句話可以看出，制度建立的重要性，而醫(yī)院一旦將檔案管理制度提出，那么就有必要將管理制度切實(shí)有效的執(zhí)行下去，而要想有效執(zhí)行，那么就必須要賞罰分明。另外，在制定獎(jiǎng)懲機(jī)制時(shí)，醫(yī)院一定要集合自身的實(shí)際發(fā)展情況，以及醫(yī)院檔案管理人員的實(shí)際情況來進(jìn)行制定，切不可向其它醫(yī)院“照葫蘆畫瓢”，如果制定的獎(jiǎng)懲機(jī)制不合理，那么會(huì)起到適得其反的效果，因此醫(yī)院必須要重視獎(jiǎng)懲機(jī)制的合理性。在實(shí)際制定過程中，相關(guān)制定人員可以綜合考慮這幾方面：1）管理人員整理的文檔是否整齊并合情合理，2）整理的方法是否符合檔案制度管理的規(guī)定，3）管理人員整理檔案的時(shí)間是否符合規(guī)定等方面來進(jìn)行制定。如果管理人員因非客觀因素導(dǎo)致檔案管理時(shí)間、質(zhì)量出現(xiàn)問題，那么會(huì)對醫(yī)院的正常業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。因此相關(guān)制定人員可以結(jié)合實(shí)際設(shè)置：1）三納入制度、2）四同步制度、3）歸檔考核說明、4）文檔質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)考核方法等。并將這些獎(jiǎng)懲制度落實(shí)在有關(guān)文檔管理部門的所有人員之中，包括一線管理人員和領(lǐng)導(dǎo)高層，并將將獎(jiǎng)懲機(jī)制與員工的薪資，收入掛鉤，從而確保獎(jiǎng)懲機(jī)制的效用，并讓相關(guān)管理人員真正遵循檔案管理制度。激發(fā)管理人員的工作熱情，并監(jiān)督管理人員的管理質(zhì)量和規(guī)范，對醫(yī)院順利開展檔案管理工作提供巨大幫助[5]。

2.3 加強(qiáng)電子歸檔制度建設(shè)及其相關(guān)防治制度

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展以及深度普及，我國醫(yī)院的檔案管理工作也正在逐漸朝著信息化管理的方向發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文檔也逐漸被電子化。電子文件是通過計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔電子化，電子文件的儲(chǔ)存方式和存儲(chǔ)位置也和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著巨大的差異性。電子文檔只是需要通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)操作存儲(chǔ)，而存儲(chǔ)的位置一般是醫(yī)根據(jù)自身實(shí)際情況所建設(shè)的數(shù)據(jù)庫中。因此，醫(yī)院應(yīng)重視電子文件歸檔工作制定相關(guān)的工作制度。除此之外，在當(dāng)下這種網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，在深入人們生活的同時(shí)，也為人們帶來一定的危害性，醫(yī)院再利用數(shù)據(jù)庫村存儲(chǔ)電子檔案時(shí)如果不進(jìn)行有效防治，很容易會(huì)被網(wǎng)絡(luò)病毒感染或者是被黑客入侵并導(dǎo)致文檔泄露。因此，需要建立相關(guān)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)制度，然后在健全網(wǎng)絡(luò)防護(hù)制度的基礎(chǔ)上建立相關(guān)的電子歸檔制度。電子歸檔制度的建立對建立完善健全的檔案管理制度有著至關(guān)重要的作用，因此，相關(guān)的制定人員必須要加強(qiáng)電子歸檔制度的可行性[6]。

3 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院建立完善檔案管理制度其最根本的目標(biāo)就是為了能夠能夠讓醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，更好地服務(wù)于社會(huì)。醫(yī)院要重視檔案管理工作的重要，提升管理人員的相關(guān)管理素質(zhì)。結(jié)合自身實(shí)際情況通過有效的手段來建立科學(xué)、完善的檔案管路制度，并且需要醫(yī)院結(jié)合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行電子化管理，從而讓醫(yī)院能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和人們的需求，為自身良好的形象和扎實(shí)的服務(wù)水平提供強(qiáng)有力的保障。

參考文獻(xiàn)

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[3]張利軍.淺議醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)的重要性[J].企業(yè)文化旬刊，2016（6）.

[4]張利軍.建立健全醫(yī)院檔案管理制度的重要意義探究[J].社會(huì)科學(xué)：文摘版，2016（6）：00200-00200.

[5]劉梅.對醫(yī)院檔案管理以及相關(guān)制度的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（12）：107-109.

[6]高曉燕，劉曉華，張金燕.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施探討[J].卷宗，2017（11）.