淺析我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

包玉鶴

摘 要：流動(dòng)人員人事檔案管理是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)程中的新產(chǎn)物，當(dāng)前各行業(yè)各領(lǐng)域人才流動(dòng)的現(xiàn)象已顯得越來(lái)越突出，流動(dòng)人員人事檔案在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，無(wú)論對(duì)國(guó)家、單位，還是個(gè)人都有著不可替代的作用。流動(dòng)人員人事檔案管理也已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的重要工作之一。針對(duì)流動(dòng)人員檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，研究了其中存在的主要問(wèn)題，分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因，提出必須正確認(rèn)識(shí)、改革傳統(tǒng)流動(dòng)人員人事檔案管理體制、加大資金投入、推進(jìn)現(xiàn)代化的管理、重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)，使檔案管理更加的規(guī)范化、合理化等措施。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案；現(xiàn)狀與對(duì)策

1 我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

1.1 存在嚴(yán)重的“棄檔”現(xiàn)象

“棄檔”是指流動(dòng)人員將本人的人事檔案存放在人才資源交流中心或人才市場(chǎng)并一次性繳納存檔費(fèi)后，不在續(xù)交存檔費(fèi)，也不與存檔管理單位聯(lián)系時(shí)間達(dá)3年以上。流動(dòng)人員的檔案管理意識(shí)比較淡薄，對(duì)人事檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位。不少流動(dòng)人員尤其是大中專畢業(yè)生對(duì)人事制度和人事檔案的管理缺乏了解，在畢業(yè)之后，都是進(jìn)入一些私企工作，認(rèn)為“要不要人事檔案都無(wú)所謂”，只要能調(diào)動(dòng)、管理、考核工作就可以，而把檔案棄之一邊不管不問(wèn)。據(jù)調(diào)查顯示，在2005年人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心及各個(gè)省份的人才流動(dòng)中心的不完全統(tǒng)計(jì)得出，全國(guó)共有人才交流中心15.4萬(wàn)個(gè)，（各個(gè)單位代為保管的三四百萬(wàn)冊(cè)的人事檔案中至少有六分之一的檔案找不到人認(rèn)領(lǐng)，這些無(wú)人問(wèn)津的檔案成為死檔。

1.2 存在多頭管理現(xiàn)象

當(dāng)前，流動(dòng)人員的人事檔案管理多是多頭管理，第一種情形，人事檔案管理主要是由政府的人事部門、部分地區(qū)的勞動(dòng)部門、以及待業(yè)職工的管理部門等部門保管；另外，各自行業(yè)所成立的人力資源中心都在一定的程度上保管了部分流動(dòng)人員的人事檔案；此外還有一些私企違規(guī)保管著員工的人事檔案；最后部分流動(dòng)人員的人事檔案由自己保管。第二種情形，流動(dòng)人員的完整檔案應(yīng)該保管在一個(gè)人才中心，結(jié)果確保管在多個(gè)人才中心。這兩種多頭管理現(xiàn)象的存在主要是因?yàn)槿肆Y源管理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展人事管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，并沒(méi)有對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案管理形成專門的管理制度。此外，人事檔案的材料收集方面存在缺失，不能夠準(zhǔn)確無(wú)誤的保證檔案材料的真實(shí)可信性。

1.3 流動(dòng)人員的人事檔案管理信息難以搜集

現(xiàn)如今，人檔分離的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，流動(dòng)人員的人事檔案信息搜集比較困難，并且對(duì)遺漏信息的后期補(bǔ)充更加的困難。而且流動(dòng)人員自身對(duì)檔案管理的重要性缺乏足夠的重視，對(duì)于一些私人單位來(lái)說(shuō)，他們只是過(guò)分的重視員工創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益而忽視員工在工作過(guò)程中所形成的業(yè)務(wù)材料的收集和建檔的工作。如果遇到員工辭職，員工的個(gè)人價(jià)值得不到任何的體現(xiàn)，其個(gè)人的簡(jiǎn)歷還是一紙空白。這些私人單位為追逐私利會(huì)造成員工在以后找工作中帶來(lái)不必要的麻煩。

2 加強(qiáng)我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理的策略

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理制度

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)管，做好檔案政策宣傳，精心組織，推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作深入開(kāi)展。嚴(yán)肅查處違法違規(guī)行為，一旦有不良的行為出現(xiàn)，必須給予一定的處罰。充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，確保相關(guān)工作人員認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格照章辦事。規(guī)范制度，認(rèn)真做好檔案材料的收集鑒別、整理保管及接收轉(zhuǎn)遞的工作，強(qiáng)化基本公共服務(wù)。全面收集和鑒別檔案材料，補(bǔ)充完善存檔人員的檔案信息，組織企業(yè)人事代理人員為存檔人員及時(shí)補(bǔ)充檔案中缺少的職稱、學(xué)歷、勞動(dòng)合同書(shū)、等方面的材料，確保檔案信息的真實(shí)性、可靠性及完整性。嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，對(duì)流動(dòng)人員檔案材料進(jìn)行加工，準(zhǔn)確做好目錄，完善服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足服務(wù)對(duì)象的基本需求。

2.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員素質(zhì)

在管理實(shí)踐中，不斷完善檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，改善現(xiàn)有人才隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，為工作人員提供專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，彌補(bǔ)人才的不足，使培訓(xùn)工作常態(tài)化。大力支持工作人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，進(jìn)一步提高工作人員的綜合能力，不斷開(kāi)展思想教育活動(dòng)，研究新的發(fā)展思路，促使工作人員全面掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理方法。檔案管理人員應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)新政策、新技術(shù)，進(jìn)一步推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化模式的轉(zhuǎn)變。提高人員的各種待遇，激發(fā)工作人員的工作積極性，保證工作順利開(kāi)展。

2.3 建立流動(dòng)人員人事檔案的社會(huì)化公共管理模式

新時(shí)期在對(duì)流動(dòng)人員的人事化管理過(guò)程中，以人事代理制度為契機(jī)，建立流動(dòng)人員人事檔案管理的新模式。人事代理制度主要是指代理機(jī)構(gòu)按照國(guó)家有關(guān)的要求，并受單位和個(gè)人的委托，以社會(huì)化的服務(wù)方式，代理有關(guān)的人事業(yè)務(wù)。人事代理可以有效地把人事管理與人員的選拔相分離，這種流動(dòng)人員的人事檔案的管理模式不同于過(guò)去的人事檔案管理，它擺脫了傳統(tǒng)檔案管理的分散與露（漏）缺，使得流動(dòng)人員的人事檔案管理面向現(xiàn)代化、社會(huì)化與公開(kāi)化。

2.4 明確流動(dòng)人員的人事檔案管理目標(biāo)

確立流動(dòng)人員的人事檔案管理的目標(biāo)方向首先應(yīng)該在接收檔案時(shí)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。并且對(duì)每份檔案進(jìn)行的真實(shí)性認(rèn)真的核實(shí)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或者漏洞的人事檔案應(yīng)及時(shí)向檔案的來(lái)源出索要正確的信息（材料）。此外，還應(yīng)該提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并從綜合能力的考察上對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求。實(shí)行檔案管理人員持證上崗，不僅要明確各個(gè)管理人員的工作分工還應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行定期的考核。

2.5 推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化管理已經(jīng)屢見(jiàn)不鮮。人事檔案的信息化建設(shè)管理對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理來(lái)說(shuō)具有劃時(shí)代的意義，它徹底的改變了以往的人事檔案管理的方法，使得人事檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)并且適應(yīng)新時(shí)代的需求。檔案的信息化建設(shè)能夠使得全國(guó)各地的人力資源中心建立一個(gè)通用的且有標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的流動(dòng)人員的人事檔案管理信息庫(kù)，使得流動(dòng)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)尋找到自己的檔案。針對(duì)人員流動(dòng)頻繁這一現(xiàn)象，將流動(dòng)人員的人事檔案制作成電子檔案，交一份給流動(dòng)人員自己保管，方便流動(dòng)人員在以后的應(yīng)聘中能夠給應(yīng)聘單位一個(gè)參考。同時(shí)，還應(yīng)該保留紙質(zhì)檔案的備份，以防電子檔案遭到破壞后不能使用。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期人才流動(dòng)速度加快，人才流動(dòng)逐漸成為常態(tài)，從而產(chǎn)生越來(lái)越嚴(yán)重的流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題，甚至產(chǎn)生了許多廢棄檔案，不但阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，還會(huì)給個(gè)人的發(fā)展帶來(lái)不利影響。面對(duì)新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)，我們必須提高重視程度，認(rèn)真分析原因，采取有效的措施不斷完善我國(guó)流動(dòng)人口檔案管理工作。面對(duì)人力資源配置日趨市場(chǎng)化，必須改變?nèi)耸聶n案管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題，加強(qiáng)組織和宣傳，增加人事檔案的實(shí)用內(nèi)容，創(chuàng)新檔案信息化管理。轉(zhuǎn)變用人觀念，為企業(yè)人事部門選拔人才提供必要的依據(jù)，優(yōu)化分配社會(huì)資源。規(guī)范人事檔案的管理，適應(yīng)新時(shí)期人力資源管理需要，促進(jìn)人才隊(duì)伍的合理流動(dòng)，推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的健康發(fā)展。

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