試析電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的異同

楊麗

摘 要：檔案的有效保存和利用為社會發(fā)展做出了重大貢獻(xiàn)。傳統(tǒng)檔案的存在形式以紙質(zhì)的文件為主。電子檔案是利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)對有價值的文件資料進(jìn)行識別、保存和傳遞的方式。電子檔案已經(jīng)取得了很大的發(fā)展，受到人們越來越多的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案管理；異同

1 導(dǎo)言

傳統(tǒng)檔案指的是各種對我國與社會有保存價值和保存意義的文字、信息、圖表等形式多樣的歷史記錄，以紙質(zhì)文件資料為主；電子檔案指的是以計算機(jī)光盤、硬盤等為主要載體，并且可以被計算機(jī)系統(tǒng)處理，以電子圖表、電子文書等為主。分析傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別，這對于推動現(xiàn)代檔案管理信息化具有重大意義。但結(jié)合實際情況來講，我國檔案管理機(jī)構(gòu)并未有效區(qū)別傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代檔案管理的區(qū)別，在實際工作中遇到很多問題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利開展。

2 簡介電子檔案與紙質(zhì)檔案的特征

由于信息載體的自身優(yōu)勢，再加上被人們廣泛接受，可以說電子檔案沖擊著紙質(zhì)檔案。但這并不能表示紙質(zhì)檔案會由此消失。從多方面上來講，紙質(zhì)檔案依然可以在電子檔案的巨大挑戰(zhàn)下，依然能夠存在的原因有如下幾點：1）由于人們已經(jīng)養(yǎng)成習(xí)慣使用紙質(zhì)檔案的習(xí)慣，對紙質(zhì)檔案無比鐘愛；2）電子檔案雖然在迅猛發(fā)展過程中，但是并不是表示電子檔案具有紙質(zhì)檔案的所有優(yōu)勢，在很多方面上紙質(zhì)載體比電子載體更有存在的價值。如：很多受眾喜歡使用紙質(zhì)載體，由于紙質(zhì)載體符合大眾閱讀習(xí)慣。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)表明，近有58%的人喜歡和習(xí)慣使用印刷型文獻(xiàn)，因而紙質(zhì)文獻(xiàn)某一些優(yōu)勢是無法取代，并且紙質(zhì)文獻(xiàn)更加方便保管，不需要專門的設(shè)備設(shè)施，所以電子文獻(xiàn)并不能多層面、全方面的承擔(dān)起交流和存儲信息的責(zé)任，它所具有的性質(zhì)決定著電子文獻(xiàn)需要其他輔助載體的支撐，所以紙質(zhì)載體還是有發(fā)展價值的。3）電子信息技術(shù)的完善和發(fā)展不但創(chuàng)新了管理，而且也激發(fā)了紙質(zhì)載體的內(nèi)部潛能。紙質(zhì)載體的發(fā)展與生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)力發(fā)展水平有很大關(guān)系。可以說我國一直在開發(fā)和利用紙質(zhì)載體作用，電子技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展為深度開發(fā)和利用紙質(zhì)載體提供了可能。結(jié)合這三方面原因來講，有關(guān)部門應(yīng)積極和大力發(fā)展紙質(zhì)檔案，確保充分發(fā)揮了紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，為推動我國社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展做出更大的

貢獻(xiàn)。

3 電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理二者的相同點

3.1 二者有著相同的管理基礎(chǔ)

在電子檔案管理中，依靠傳統(tǒng)檔案管理方法將以前檔案管理中需要使用的信息轉(zhuǎn)化成為電子檔案管理方法，傳統(tǒng)檔案管理是完善電子檔案的前提。在當(dāng)前管理電子檔案中，通常都需要借助外部力量收集和傳輸信息資源之后再分類和存儲歸檔。但在分類存儲歸檔過程中，信息資源并不會自動分類存儲歸檔，需要使用以前的檔案管理方法分類存儲檔案，之后轉(zhuǎn)化成電子檔案形式再存儲。在此基礎(chǔ)上，無論是電子檔案管理，還是傳統(tǒng)檔案管理，都需要借助于合理的、有效的管理方法，都需要人為的分類與存儲，管理工作對于促進(jìn)這兩方面工作的正常運行起到了積極的作用，但需要明確的是，一旦出現(xiàn)錯誤，就會給傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理帶來很多問題。

3.2 電子檔案對傳統(tǒng)檔案信息資源起到了延伸作用

存儲更大的信息資源這是電子檔案的主要優(yōu)勢。在電子檔案存儲信息資源中，能夠輕松快速的找到相應(yīng)信息，并更好的使用這些信息。在搜索電子檔案信息中，可在電子檔案整理出的框架篇目進(jìn)行針對性的查找，之后運用電子檔案中搜索出的信息對應(yīng)在具體檔案歸納中的位置展開相應(yīng)的使用?？梢?，使用電子檔案管理確實比傳統(tǒng)檔案管理要簡單、省時，在傳統(tǒng)檔案管理辦法的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行了擴(kuò)展和延伸。由此表明，對于使用傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理更是傳統(tǒng)管理方法與現(xiàn)代管理方法的有效融合，二者的有效融合能夠在最大程度上帶動現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，提高現(xiàn)代檔案管理效率。

3.3 二者管理原則相同

檔案管理方式都是借助于以前的檔案管理原則，而對于管理電子檔案與以前的檔案管理都是按照這一原則進(jìn)行。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理都是整合對應(yīng)的條件，并不斷變革和創(chuàng)新，尋找與時代發(fā)展要求相符的檔案管理措施，但從各方面上來講都是為了找到更加便捷的、有效的檔案管理方法。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)勢，但究其根本二者的管理方法和管理原則不謀而合，電子檔案的誕生是時代發(fā)展的產(chǎn)物，極大的滿足人們對管理檔案的多樣化需求，另外也促使傳統(tǒng)檔案不斷延伸與拓展社會功能。

4 兩種檔案管理的不同點

4.1 兩種檔案管理方式對檔案資料歸檔的時限要求有區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理在對檔案資料進(jìn)行歸檔時，一般是先將檔案資料全部整理完畢后，由檔案管理人員按照檔案歸檔規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔；電子檔案管理在對檔案資料進(jìn)行歸檔時，又因為其具有的易復(fù)制性和易調(diào)閱性的特點，對檔案資料的歸類是可以隨時進(jìn)行的，只需要檔案管理人員對要求歸檔的檔案，進(jìn)行接受登記和設(shè)定分類號及訪問權(quán)限就可以了。

4.2 兩種檔案管理方式對檔案的歸檔方式有所區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理方式在檔案資料歸檔時更注重檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和有序性。檔案管理人員是在收到關(guān)于資料齊全的歸檔手續(xù)后按照一定的編排順序?qū)n案資料進(jìn)行歸檔存放的；電子檔案管理方式對檔案資料的歸檔采用的是電子編碼技術(shù)，通過對檔案資料進(jìn)行不同的電子編碼處理，就可以非常便捷地進(jìn)行歸檔。

4.3 兩種檔案管理方式對檔案資料的保護(hù)措施有區(qū)別

傳統(tǒng)的檔案資料大部分是以紙質(zhì)的形式存在的，其對存儲的環(huán)境要求比較高，在存儲過程中要嚴(yán)防蟲蛀、受潮等現(xiàn)象的發(fā)生；紙質(zhì)檔案資料在借閱過程中容易丟失和損壞。因此，保證檔案資料的完整是重要的任務(wù)。另外，紙質(zhì)檔案資料不容易修改；電子檔案的存儲采用的是電子編碼器，這樣在電子的調(diào)閱中就不會發(fā)生丟失和損壞的現(xiàn)象，但其缺點是以電子編碼器存在的電子檔案資料容易被修改、涂抹和編輯，檔案資料的原始性容易被改變，所以為了電子檔案資料的安全性，需要對其設(shè)定分類號和訪問權(quán)限。此外，電子檔案在根據(jù)需要被修改時，其修改過程要比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方便得多。

4.4 兩種檔案管理對檔案資料保存的方式與區(qū)別

傳統(tǒng)檔案資料一般是保存在檔案室里，有專門檔案負(fù)責(zé)人對檔案室及檔案借閱手續(xù)進(jìn)行管理；電子檔案資料一般是保存在計算機(jī)硬盤、磁帶、光盤等里面，當(dāng)需要者需要查看檔案資料室，需要將這些媒介通過計算機(jī)等設(shè)備顯現(xiàn)出來。

4.5 兩種檔案管理方式對檔案的查詢方式有區(qū)別

傳統(tǒng)檔案在查閱時比較浪費時間；電子檔案在查閱時只需要查閱人在計算機(jī)上的電子檔案數(shù)據(jù)管理庫中注冊成會員，經(jīng)過身份驗證后獲得查閱權(quán)限就可對電子檔案資料進(jìn)行閱讀和使用。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)的不斷革新，檔案管理模式也發(fā)生了很大的變化。在智能化和自動化的時代背景下，電子檔案越來越多地被使用。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，堅持傳統(tǒng)檔案管理的原則，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)對傳統(tǒng)檔案信息資源進(jìn)行了延伸和拓展，使檔案管理更加適合時代的發(fā)展潮流，使檔案建設(shè)工作在社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮了更大的作用。

5 結(jié)語

新常態(tài)經(jīng)濟(jì)時期的到來，為企業(yè)提供了良好的發(fā)展機(jī)會，同時也使企業(yè)面臨著更多的挑戰(zhàn)，因此我國大部分企業(yè)開始陷入“如何實施經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新”這一難題中。企業(yè)在開展經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新工作時，必須緊跟時代步伐，不斷升級自身發(fā)展理念，充分意識到理念創(chuàng)新是保障現(xiàn)階段企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新工作得以順利進(jìn)展的基本條件。另外，企業(yè)也應(yīng)始終堅持“以市場為導(dǎo)向”的原則，并結(jié)合自身實際發(fā)展進(jìn)度，在原有制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新與補充，從全方位確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新工作的達(dá)成。

參考文獻(xiàn)

[1]謝俊鴻.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的異同對比[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：124.

[2]董利紅.試析電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）：44.