關(guān)于檔案服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)質(zhì)量的新探索

摘 要：當(dāng)前，檔案服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)質(zhì)量在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的影響下，暴露出工作人員工作意識(shí)、檔案管理、資料收集、技術(shù)設(shè)備和運(yùn)行機(jī)制等相關(guān)問題?；诖?，本文首先對(duì)檔案服務(wù)企業(yè)進(jìn)行了簡(jiǎn)單概述，其次對(duì)檔案服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)問題進(jìn)行了分析，最后針對(duì)問題提出了相關(guān)的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)企業(yè)；企業(yè)業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)質(zhì)量探索

檔案是一種較為重要的信息資源，在當(dāng)今社會(huì)中，信息管理工作在企業(yè)中占據(jù)重要地位，能夠影響企業(yè)的發(fā)展。關(guān)于我國(guó)檔案服務(wù)企業(yè)如何找到一條適合自身蓬勃發(fā)展并滿足社會(huì)對(duì)檔案需求的有效路徑，是當(dāng)今檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)面臨的新挑戰(zhàn)。基于此，本文對(duì)“檔案企業(yè)業(yè)務(wù)質(zhì)量的新探索”進(jìn)行了以下探討。

1 檔案服務(wù)企業(yè)的概述

檔案服務(wù)企業(yè)按照企業(yè)檔案管理原則和制度要求給出企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè)、設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法及指南。企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)和信息的重要組成內(nèi)容，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，以企業(yè)資產(chǎn)為關(guān)系紐帶，實(shí)施統(tǒng)一性的制度標(biāo)準(zhǔn)。檔案服務(wù)企業(yè)是以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)為需求導(dǎo)向，采用現(xiàn)代高科技技術(shù)與管理方法，通過資源開發(fā)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理發(fā)展提供了有效服務(wù)。檔案服務(wù)企業(yè)的組織系統(tǒng)建設(shè)包含檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案人員配備和檔案工作體系，此外檔案服務(wù)企業(yè)管理職責(zé)是貫徹國(guó)家相關(guān)檔案工作法規(guī)，將文件的歸檔依據(jù)要求納入相關(guān)部門并采取相關(guān)維護(hù)措施以確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

2 檔案服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)問題分析

2.1 檔案管理工作人員工作意識(shí)淡薄

目前，檔案管理工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的意識(shí)性較為淺薄，這使得會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理工作相脫離。常見現(xiàn)象為部分檔案服務(wù)企業(yè)管理者和財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)人員只關(guān)注內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，如出具相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)告，提出財(cái)務(wù)意見，做出財(cái)務(wù)決定，而忽視了對(duì)文件以及相關(guān)材料的收集、歸納和整理，并不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入會(huì)議日程[1]。當(dāng)前會(huì)計(jì)人員在上崗之前，缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)以操作技能學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，大部分都是由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行兼管，檔案管理工作人員在管理經(jīng)驗(yàn)方面明顯有所不足，而且其對(duì)基本操作規(guī)程的掌握也不足夠，不清楚財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這使得整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到科學(xué)管理及規(guī)范要求。

2.2 檔案歸檔管理不規(guī)范及資料收集不全面

檔案歸檔管理不規(guī)范是指部分檔案管理企業(yè)為嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)管理辦法履行簽批手續(xù)，常見現(xiàn)象為：檔案服務(wù)企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封貼、會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全、各月份的會(huì)計(jì)報(bào)表的存放相對(duì)分散等。此外，檔案管理企業(yè)在移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，未按照移交清單和永久、定期兩類分別保管；部分檔案服務(wù)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案未依據(jù)規(guī)范要求歸入檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)人員自己保管；部分檔案服務(wù)企業(yè)在未成立綜合檔案室之前，各類檔案是由具體管理工作人員進(jìn)行保管的[2]。會(huì)計(jì)檔案資料收集不全面是指部分檔案服務(wù)企業(yè)只關(guān)注會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿等資料的整理，卻忽略了會(huì)計(jì)文件材料的搜集、整理和歸檔工作，這導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的缺失。

2.3 技術(shù)設(shè)備落后和運(yùn)行機(jī)制不健全

當(dāng)今檔案服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)離不開技術(shù)設(shè)備，現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備是檔案服務(wù)企業(yè)較為重要的工作手段，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。而目前我國(guó)檔案服務(wù)企業(yè)使用的檔案技術(shù)還較為落后，復(fù)印機(jī)及計(jì)算機(jī)的使用頻率相對(duì)較低，此外，電子計(jì)算機(jī)信息檢索和光盤數(shù)據(jù)庫等新型技術(shù)在我國(guó)檔案服務(wù)企業(yè)中剛剛興起，而通訊技術(shù)和多媒體技術(shù)等更為落后[3]。檔案服務(wù)業(yè)運(yùn)行機(jī)制仍然停留在由國(guó)家統(tǒng)一包辦的單一計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，檔案服務(wù)企業(yè)的設(shè)施場(chǎng)所以及工作人員經(jīng)費(fèi)等都是由上級(jí)部門按照預(yù)先計(jì)劃進(jìn)行配備的，這樣，部分檔案人員養(yǎng)成了依懶性，這在一定程度上抑制了運(yùn)行機(jī)制的有效實(shí)施。

3 提高檔案服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)質(zhì)量的有效方法

3.1 提高檔案管理工作人員工作意識(shí)

針對(duì)“檔案管理工作人員工作意識(shí)淡薄”這一問題，檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)提高檔案管理工作人員的工作意識(shí)，具體實(shí)施方法如下。首先應(yīng)加強(qiáng)思想政治教育，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展特性，對(duì)人們的三觀的標(biāo)準(zhǔn)帶來深刻的影響，其中正確與錯(cuò)誤、先進(jìn)與落后、積極與消極是相互并存的。這需要檔案管理工作人員不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，參加“政治教育”方面的活動(dòng)[4]。其次應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與計(jì)算機(jī)知識(shí)的教育，檔案管理工作人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)相關(guān)教育知識(shí)，在學(xué)習(xí)的過程中，掌握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)知識(shí)和理論乘次，同時(shí)檔案管理工作人員應(yīng)主動(dòng)掌握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，并對(duì)巨大數(shù)量的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，這需要借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代高科技信息技術(shù)，所以檔案管理工作人員對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)教育的學(xué)習(xí)是十分重要的。最后應(yīng)鞏固管理工作人員的專業(yè)教育，從而拓展其專業(yè)路徑。因此，檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)開展相關(guān)“專業(yè)教育”活動(dòng)，組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)，或者安排檔案管理工作人員外出學(xué)習(xí)，以借鑒專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，從而提高檔案管理工作人員的工作意識(shí)。

3.2 規(guī)范檔案管理和資料整理

關(guān)于“檔案歸檔管理不規(guī)范及資料收集不全面”這一問題，檔案服務(wù)企業(yè)可以開展信息調(diào)研服務(wù)，檔案管理工作人員依據(jù)科研課題，有目的深入市場(chǎng)以問卷調(diào)查形式進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，將分散的點(diǎn)滴原始信息最大限度的集中起來，最終以論述和專題研究報(bào)告形式，提供給相關(guān)科研單位，以確保檔案信息的完善和安全[5]。此外，檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)針對(duì)“資料收集不全面”這一問題制定相關(guān)約束制度，促使檔案服務(wù)企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表的重視程度，規(guī)范工作人員工作行為，使其注重會(huì)計(jì)文件資料的收集，從而規(guī)范檔案管理以及資料管理制度。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)并完善運(yùn)行機(jī)制

針對(duì)技術(shù)設(shè)備落后這一問題，檔案服務(wù)管理部門應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如引進(jìn)新型復(fù)印機(jī)和較新版本的電子計(jì)算機(jī)等，或者企業(yè)之間應(yīng)在技術(shù)更新方面廣泛交流，企業(yè)運(yùn)用高科技技術(shù)從而提高檔案服務(wù)企業(yè)的業(yè)務(wù)效率。關(guān)于完善運(yùn)行機(jī)制，檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)充分調(diào)動(dòng)全體工作人員的積極性，挖掘員工在不同方面的潛能力，促使檔案服務(wù)工作的發(fā)展更加深入[6]。此外，檔案服務(wù)企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)行機(jī)制，既要考慮檔案企業(yè)的科學(xué)管理原則，又要考慮市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的影響。在此兩種考慮下，檔案服務(wù)企業(yè)可以實(shí)施“一館兩業(yè)”的運(yùn)行機(jī)制，即一個(gè)檔案的信息開發(fā)科依據(jù)企業(yè)特征進(jìn)行管理，引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)管理制度和激勵(lì)管理機(jī)制，從而推進(jìn)檔案信息產(chǎn)品。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案服務(wù)企業(yè)存在“檔案管理工作人員工作意識(shí)淡薄”“檔案歸檔管理不規(guī)范及資料收集不全面”“技術(shù)設(shè)備落后和運(yùn)行機(jī)制不健全”的問題，因此，在開展檔案服務(wù)時(shí)，檔案服務(wù)企業(yè)管理部門應(yīng)不斷強(qiáng)化工作人員工作意識(shí)，改革并創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，健全檔案運(yùn)行體系，從而促使檔案服務(wù)工作趨向于具體化。

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作者簡(jiǎn)介

馮斌（1990-），女，漢族，江蘇省南通市人，本科，南通鑫揚(yáng)檔案服務(wù)有限公司，助理館員（檔案），研究方向：檔案。