關于醫(yī)院檔案管理的思考與建議

馬翠業(yè)

摘 要：醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院從事醫(yī)療工作和其他相關活動中所形成的各種資料，對總結醫(yī)學成果確定醫(yī)院與醫(yī)學的發(fā)展方向都具有重要作用，是醫(yī)院重要的財富。本文針對醫(yī)院檔案管理中存在的管理隊伍不專業(yè)、管理文件不系統(tǒng)、管理網絡不配套等問題，從分析檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的主要作用出發(fā)提出了通過醫(yī)校合作，著力培養(yǎng)檔案管理隊伍；加大管理創(chuàng)新，重點健全檔案管理制度；硬件與軟件齊抓，保障檔案管理設施等改進措施，為進一步提高現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理水平提供新的思路與參考。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問題；對策

在我國的醫(yī)院發(fā)展歷程中，醫(yī)療水平的高低被認為是衡量一個醫(yī)院等級的最重要的指標，其它工作都是次要的，尤其是檔案管理工作往往被認為是可有可無。其實，檔案是記錄醫(yī)院從事醫(yī)療工作和其他相關活動中所形成的各種資料，對總結醫(yī)學成果、全過程監(jiān)管醫(yī)院的運行狀態(tài)、確定醫(yī)院與醫(yī)學的發(fā)展方向都具有重要的作用。[1]因此，醫(yī)院的檔案作為體現(xiàn)一個醫(yī)院的發(fā)展歷史的重要資料，是醫(yī)院重要的財富，而檔案管理制度不健全、設施跟不上發(fā)展等問題，是目前我國各級醫(yī)院亟待解決的問題之一。

1 醫(yī)院檔案的作用

1.1 為醫(yī)學創(chuàng)新提供支撐

在醫(yī)院的檔案中，很大一部分是病例檔案，記錄了患者從入院到出院主要治療過程：初診狀況、病情發(fā)展以及醫(yī)生的處置方案和護士的護理過程。通過檔案的詳細記錄，醫(yī)生主持的科研項目以及一些特殊病例處理處置過程，包括藥物的使用劑量、手術方案、并發(fā)癥等，為新藥物、新治療方法推廣應用提供第一手資料數據。

1.2 為醫(yī)患權利提供保障

當有醫(yī)患糾紛發(fā)生，由于醫(yī)院檔案不但詳細記錄了患者從入院到出院全程的治療方案、護理等級等情況，也記錄了患者入院以后本人及家屬配合醫(yī)院治療的情況。所以醫(yī)院檔案為醫(yī)患雙方消除不必要的矛盾、保障患者與醫(yī)院雙方合法的權益提供了最原始、最權威的證據。

1.3 為工作業(yè)績提供佐證

在職稱評定與醫(yī)院等級評定中，醫(yī)院檔案可以為醫(yī)護人員提供在醫(yī)療、科研、護理及醫(yī)德醫(yī)風方面的業(yè)績提供佐證；同時醫(yī)院檔案也記錄了醫(yī)院重大事件與日常管理行為，通過這些資料可以直觀的了解一個醫(yī)院的醫(yī)療與護理、管理及各方面的水平，可以實事求是地評價一個醫(yī)院的等級。

所以，醫(yī)院檔案不但為醫(yī)療創(chuàng)新，醫(yī)患權利提供保障，也是評價醫(yī)院與醫(yī)護人員的重要依據，是醫(yī)院的寶貴財富。

2 目前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 專業(yè)人員偏少，管理能力有欠缺

隨著主管部門對醫(yī)院數據的系統(tǒng)化、標準化工作要求越來越具體，辦公自動化程度也越來越高，檔案資源以多媒體的方式大幅出現(xiàn)，對檔案管理人員的個人素質與能力的要求更高了。[2]但是由于多種因素造成醫(yī)院的檔案管理人員大多數為非檔案專業(yè)畢業(yè)的，甚至基本上是從其他技術崗位轉來的或是引進的一些高層次人才的配偶，從而使醫(yī)院檔案室的服務水平不敢恭維。其實檔案信息化的管理人員不但要能夠熟練掌握計算機操作，還必須有一定的檔案管理和信息操作能力；同時，由于醫(yī)院檔案有一定的保密性，如果醫(yī)院操作人員安全意識差或操作水平不夠，容易泄露了病人及單位的重要信息，造成的影響是很大的。

2.2 專業(yè)制度缺失，管理觀念較落后

醫(yī)院的檔案管理是一項紛繁復雜的工作，內容多而且專業(yè)性強?，F(xiàn)代醫(yī)院管理體制大部分工作都是遵照衛(wèi)生主管部門的規(guī)章制度，而衛(wèi)生主管部門關于檔案管理方面的制度很少，導致目前多數醫(yī)院的檔案管理只是各科室收集本科室的資料上報，醫(yī)院檔案管理人員將資料簡單地進行分類保管。沒有設立統(tǒng)一管理標準制度，完整的檔案系統(tǒng)也就無從談起，導致保存的檔案沒有系統(tǒng)性，發(fā)揮不了應有的作用。同時，許多醫(yī)院的管理者對檔案相關的工作崗位價值缺乏深刻認知，對檔案管理工作不重視，使醫(yī)院檔案管理的效率不高。

2.3 專業(yè)設施不足，管理網絡不配套

傳統(tǒng)的檔案管理工作是靠人工將檔案保存在庫房里，檔案管理的目的多數是為了查閱，而沒有上升到信息資源的開發(fā)利用和資源共享的高度。其實，在大數據時代，通過信息化建設醫(yī)院的檔案是發(fā)展的必然。但是，醫(yī)院檔案的信息化建設橫向發(fā)展不均衡，實力雄厚的大型醫(yī)院投入的資金較大，實力偏弱的中小型醫(yī)院對檔案信息化建設的投入較少。[3]同時，醫(yī)院檔案信息化除了人才，還需要配套相應的計算機、服務器等設備，將原來的紙質材料數字化，軟、硬件設施建設需要充足的資金。在此基礎上依靠醫(yī)院整體的網絡系統(tǒng)，才能全面優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理工作，為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經濟效益和社會效益。

3 改進醫(yī)院檔案管理的具體對策

3.1 醫(yī)、校合作，著力培養(yǎng)檔案管理隊伍

高等院校是輸出人才的主要渠道，我國高校目前有檔案管理相關專業(yè)，如果醫(yī)學院校在課程設置時對檔案管理課程適當強化，就可以培養(yǎng)出醫(yī)院檔案管理人才，也可以把在職的有醫(yī)學專業(yè)背景的檔案管理人員送到相關高等院校的檔案學專業(yè)進行業(yè)務培訓，通過這樣有計劃、有系統(tǒng)性地對現(xiàn)有檔案管理人員進行業(yè)務培訓，就能不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，提高檔案管理人員的工作質量，確保檔案信息的真實可靠性，最終提升檔案工作的質量。

3.2 管、創(chuàng)結合，重點健全檔案管理制度

檔案工作的日常管理工作與管理創(chuàng)新工作除了要求業(yè)務人員參與，更需要領導的重視與參與，才能把日常管理提到重要的議事日程中，提升檔案管理工作的水平；只有領導重視與參與了，才能從醫(yī)院檔案管理的基本理念上創(chuàng)新，讓業(yè)務人員樹立新的檔案管理觀念。當然管理與創(chuàng)新的立足點是制度的保障，必須高度重視管理制度的建立與健全：首先是崗位工作方面的制度，對所有的崗位都必須明確職責，用制度去督促、評價他們；其次是檔案的建立與調閱方面的制度，醫(yī)院檔案種類繁多、數量巨大，沒有嚴格的建立與分類制度肯定是不行的，同時調閱檔案的程序、歸還期限等也必須有明確的規(guī)定；第三是相應的保密銷毀制度，醫(yī)院的檔案涉及到患者的個人隱私，所以保密工作很重要，包括銷毀都必須有嚴格的制度保障；當然還有其它的一些關于防火、消防等方面的制度。有了這些制度保障與創(chuàng)新管理工作，會使醫(yī)院檔案管理工作上升到新的層次。

3.3 硬、軟齊抓，保障檔案管理設施

有專業(yè)的人才隊伍作保障，有創(chuàng)新的管理理念作指導，還需要完善硬件與軟件設施，因為在目前資源共享的大數據時代，醫(yī)院檔案工作涉及到檔案信息的收集、處理與傳遞工作，必須有硬件、軟件的全力支撐。在檔案管理的硬件方面，除了計算機與掃描儀等設備，像與信息交換傳輸有關的交換機等也是必不可少的；在檔案管理的軟件方面，醫(yī)院建設的局域網前提下，保證檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)護、后勤、行政辦公系統(tǒng)的暢通也是一個重要的條件。只有這樣才能把醫(yī)院檔案管理轉化為無紙化，不但改變了以前紙質檔案復雜、易出錯的狀況，也提高了管理的效率，其他部門服務的自動化程度大大提高，節(jié)約了人力與物力。

4 結論

只要我們重視醫(yī)院檔案管理中存在的管理隊伍不專業(yè)、管理文件不系統(tǒng)、管理網絡不配套等問題，通過醫(yī)校合作，著力培養(yǎng)檔案管理隊伍；加大管理創(chuàng)新，重點健全檔案管理制度；硬件與軟件齊抓，保障檔案管理設施等改進措施，我國的醫(yī)院檔案管理水平一定會有長足的進步。

參考文獻

[1]陳錦萍.試論綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].廣西醫(yī)學，2007，29（9）：1480-1481.

[2]陸培蘭，程英升.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].中國衛(wèi)生資源，2006，9（4）：192-192.

[3]李奕恒.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析[J].新西部：理論版，2010（9）：165-165.