信息化條件下發(fā)展檔案管理工作探討

劉芳萍

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)十分基礎(chǔ)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)非常重要的工作，但是從當(dāng)前的檔案管理工作模式來(lái)看，傳統(tǒng)管理觀(guān)念的不利影響依然存在，整體管理效率不高。在當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展形勢(shì)下，這種傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足工作要求，必須及時(shí)采取有效措施，提高檔案管理的工作效率。信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用，可以改變傳統(tǒng)檔案管理模式存在的缺陷，起到提升管理質(zhì)量的預(yù)期作用。基于此，本文對(duì)信息化條件下發(fā)展檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；工作

1 信息時(shí)代檔案管理工作的重要價(jià)值

信息時(shí)代背景下，檔案管理工作的價(jià)值主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：其一，對(duì)文獻(xiàn)資源經(jīng)過(guò)二次加工，有效縮短了檔案加工的時(shí)間，促進(jìn)了檔案信息的有效性。特別是針對(duì)原始檔案資料而言，將文檔經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)掃描后以電子文檔的形式進(jìn)行保存，工作人員能夠很快調(diào)閱使用，這與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案原件因被過(guò)度借閱而導(dǎo)致?lián)p壞、丟失的情況減少，給予原始檔案資料更好的保護(hù)。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各種計(jì)算機(jī)軟件得到了研發(fā)，使檔案資源的著錄、分類(lèi)整理、調(diào)整得到了實(shí)現(xiàn)，有效緩解了檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度、難度，使得檔案管理工作的效率得到了有效提升，使傳統(tǒng)檔案管理歸檔方式得到了改善。其二，檔案管理的信息化建設(shè)通過(guò)資金的一次性投入即可實(shí)現(xiàn)，但是檔案管理信息化建設(shè)后所獲得的實(shí)效卻是通過(guò)無(wú)數(shù)次的實(shí)踐體現(xiàn)的。檔案管理通過(guò)信息加工的方式開(kāi)展，有效填補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中的資金問(wèn)題，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式的下檔案管理存在的不足，通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)，檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)了快速錄入、快速檢索與快速提取，有效節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理的存儲(chǔ)空間，節(jié)省了檔案信息的檢索、查閱時(shí)間，還大大提升了檔案原件的安全性與檔案資料的利用率。此外，相關(guān)檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)在相關(guān)網(wǎng)站上進(jìn)行公布，及時(shí)將檔案管理上的一些新情況、新變化公布給受眾。

2 檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作邊緣化

檔案也是一種信息資源，具有留存歷史，輔佐考證的巨大作用，然而，許多檔案管理者認(rèn)為自己的工作可有可無(wú)，并不是核心工作，因此在工作中出現(xiàn)十分散漫的狀態(tài)，不認(rèn)真對(duì)待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見(jiàn)不鮮。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)也存在不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，甚至一些單位都沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作的人員，而僅僅是一些人兼職，這些人在管理工作中缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，無(wú)法進(jìn)行有效管理?？梢哉f(shuō)，對(duì)于檔案管理工作不重視是影響檔案管理水平的重要因素。

2.2 檔案管理模式陳舊，信息化程度較低

信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來(lái)了全新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理工作也是如此，目前，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作急需解決的重要問(wèn)題。但是從當(dāng)前的檔案管理工作來(lái)看，信息化檔案管理的程度并不高，許多單位還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費(fèi)了大量的人工成本和時(shí)間成本，而且在檔案管理提檔升級(jí)的過(guò)程中也無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，造成了檔案管理水平一直處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，影響了檔案管理的整體工作效率，這是當(dāng)前檔案管理過(guò)程中面臨的主要問(wèn)題。

3 信息化條件下提升檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑

3.1 提高對(duì)檔案管理工作及信息化建設(shè)的重視度

在管理檔案工作的過(guò)程中，只有充分認(rèn)識(shí)到它的重要性，提高對(duì)它的重視度，才能更加快速地促進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展。信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作具有重要作用，信息化建設(shè)為檔案管理工作提供了便利，同時(shí)提高了效率，檔案管理工作的信息化會(huì)加快檔案管理人員素質(zhì)的提高。在這樣一個(gè)信息化技術(shù)日漸凸顯的時(shí)代，信息化已影響了我們大部分的工作生活，我們只有提高對(duì)它的重視度，提倡使用信息化的檔案管理，才能更好地順應(yīng)信息化時(shí)代的潮流，才能改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。

3.2 提高檔案管理人員整體水平

在信息化時(shí)代發(fā)展的背景下，檔案管理實(shí)踐中制約管理工作質(zhì)量提升的一個(gè)主要原因就是管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，欠缺一定的信息化應(yīng)用能力，缺乏信息化技術(shù)水平。因此，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，也是構(gòu)建和優(yōu)化檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的重要環(huán)節(jié)。對(duì)此，應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員除了應(yīng)該具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該掌握一定的數(shù)據(jù)處理和信息化應(yīng)用管理能力，這樣才能在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化，加快檔案管理信息化進(jìn)程。還可以聘請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家學(xué)者，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展定期或者不定期的培訓(xùn)，讓檔案管理人員不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)會(huì)利用專(zhuān)業(yè)技術(shù)提升檔案管理信息化水平的能力，從而提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，為優(yōu)化檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平創(chuàng)造良好的前提條件。

3.3 優(yōu)化信息化檔案管理模式

信息化檔案管理模式的優(yōu)化，為信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定了模式基礎(chǔ)。一方面，相關(guān)管理人員應(yīng)不斷就檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)提高服務(wù)的水平與質(zhì)量。就傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，相對(duì)比較分散、系統(tǒng)建設(shè)不足，難滿(mǎn)足社會(huì)各層次群眾的需要，因此應(yīng)統(tǒng)一對(duì)檔案資料進(jìn)行管理、高效整合，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，根據(jù)不同單位、機(jī)關(guān)制定相應(yīng)的檔案模塊，促進(jìn)管理程序的簡(jiǎn)化。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理系統(tǒng)的規(guī)范管理，對(duì)檔案管理工作各項(xiàng)細(xì)則予以明確，對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)規(guī)范性處理各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)、軟件升級(jí)等，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案管理模式的優(yōu)化。

3.4 建立信息化檔案管理平臺(tái)

信息化檔案管理平臺(tái)，通過(guò)統(tǒng)一對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集與處理，從而為檔案管理工作提供發(fā)展空間。首先應(yīng)將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，秉持循序漸進(jìn)的根本原則協(xié)調(diào)好，實(shí)現(xiàn)從檔案管理初級(jí)向高級(jí)轉(zhuǎn)變，建立綜合性檔案管理資料庫(kù)、分級(jí)化檔案管理資料庫(kù)，從而形成信息化的檔案管理平臺(tái)，切實(shí)提高信息化檔案管理工作的效率與水平。同時(shí)，應(yīng)在創(chuàng)新思維的引領(lǐng)下建立檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)單位檔案資源的共享，將傳統(tǒng)檔案管理中時(shí)間、空間的限制問(wèn)題徹底解決掉。此外，在建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)的過(guò)程之中，還應(yīng)建立信息化檔案管理的反饋機(jī)制，檔案管理工作人員及時(shí)有效反饋工作過(guò)程之中存在的問(wèn)題，督促工作人員對(duì)檔案管理資源進(jìn)行優(yōu)化，切實(shí)提高信息化檔案管理平臺(tái)的價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代下，創(chuàng)新是檔案管理工作發(fā)展必須執(zhí)行的一個(gè)要求。新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，要求檔案管理工作做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，確保在文化事業(yè)大繁榮的環(huán)境下不斷發(fā)展。信息時(shí)代在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的同時(shí)，應(yīng)切實(shí)維護(hù)好公眾的權(quán)益，盡可能滿(mǎn)足社會(huì)公眾對(duì)順利獲取檔案信息資源的需求。此外，應(yīng)加大對(duì)檔案資源信息庫(kù)安全問(wèn)題的重視，切實(shí)將檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化建設(shè)結(jié)合起來(lái)，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化完善，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

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