縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用的途徑探索

辛芬芳

摘 要：檔案是歷史的記錄和知識的載體，涵蓋了各個方面的內(nèi)容，屬于最為原始與可靠的信息，具備極大的開發(fā)利用價值。在縣級檔案館工作中，應(yīng)該注重對館藏資源的開發(fā)利用，這樣才能充分發(fā)揮出檔案資料的價值，滿足信息時代的要求，為和諧社會提供更好服務(wù)，也推動著檔案事業(yè)的快速發(fā)展。因此縣級檔案館要引起高度重視，加大對館藏資源的開發(fā)利用力度，為全縣各項工作的順利展開提供支持。本文將簡述縣級檔案館館藏資源的現(xiàn)狀，并提出了縣級檔案館館藏資源的開發(fā)利用策略。

關(guān)鍵詞：縣級檔案館；館藏資源；開發(fā)利用

近年來社會各界在信息上的需求量不斷變大，縣級檔案館中存儲了大量本地各方面重要檔案信息資源，在資源上的優(yōu)勢顯得非常顯著。對檔案信息資源開放利用來說，主要是結(jié)合社會客觀需求對檔案信息資源進(jìn)行挖掘，將高效利用服務(wù)提供給社會。但是檔案會受到接收與開放年限的影響，讓檔案信息表現(xiàn)出分散性、時空性及跨越性等特征，在客觀上導(dǎo)致檔案信息利用價值難以得到提升。對此縣級檔案館應(yīng)該轉(zhuǎn)變以往封閉保守的做法，結(jié)合經(jīng)濟(jì)與社會的需求，不斷拓寬館藏資源開放利用途徑，通過開發(fā)有用的檔案信息，更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會事業(yè)發(fā)展。

1 縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用的意義

縣級檔案館館藏檔案的開發(fā)與利用，主要是將具備較高利用價值的檔案信息資源發(fā)掘出來，將各種檔案信息資源及時、準(zhǔn)確的提供給檔案利用者，滿足他們的實際需求，以達(dá)到推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的目的。加強縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用工作，不僅可以促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，有力維護(hù)國家安全與社會穩(wěn)定，還包括保證人民群眾的各項權(quán)利，讓黨的執(zhí)政能力與政府管理水都能夠?qū)崿F(xiàn)提升。但是在傳統(tǒng)檔案管理思想的影響下，縣級檔案管理至今還存在著“重藏輕用”的現(xiàn)象，管理體制不完善，很大程度上忽視了館藏檔案的開發(fā)與利用，投入力度也不足，且很多都是傳統(tǒng)服務(wù)，如借閱、復(fù)制、實物陳列和展覽等，不能對館藏檔案資源實現(xiàn)深層次的開發(fā)利用，不利于將檔案信息資源價值充分發(fā)揮出來。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，縣級檔案館館藏檔案的開發(fā)與利用受到了各界的廣泛關(guān)注，需要引起縣級檔案館的高度重視，其作用在于以下兩個方面：一方面，加強館藏檔案的開發(fā)與利用，能夠推動我國經(jīng)濟(jì)的快速長遠(yuǎn)發(fā)現(xiàn)。通過做好館藏檔案的開發(fā)利用工作，在檔案工作上能夠逐步實現(xiàn)信息化，提到傳統(tǒng)人工管理檔案的模式，這也在我國信息化建設(shè)中占據(jù)著關(guān)鍵地位?？h級檔案館做好館藏檔案的開發(fā)與利用工作，能夠讓各種資源得到更加有效的利用，讓資源實現(xiàn)可持續(xù)利用，為社會發(fā)展提供服務(wù)?？h級檔案館在館藏檔案開發(fā)與利用中，也可以避免出現(xiàn)資源浪費的問題，讓資源利用效率得到大幅度提升。另一方面，縣級檔案館館藏檔案的開發(fā)利用，能夠滿足社會主義文明建設(shè)的要求。檔案信息資源在我國信息資源中是必不可少的部分，需要做好開發(fā)與利用工作，才能充分體現(xiàn)出其價值。在信息化背景下，縣級檔案館通過做好館藏資源的開發(fā)利用工作，能夠跟上時代發(fā)展步伐，滿足社會各界對檔案信息資源的要求?？h級檔案館在館藏資源的開發(fā)利用中，應(yīng)該保證其科學(xué)性與合理性，這關(guān)系著我國經(jīng)濟(jì)與社會的發(fā)展，讓我國經(jīng)濟(jì)效益實現(xiàn)提升，同時也與社會主義精神文明建設(shè)需求相符。

2 縣級檔案館館藏資源的現(xiàn)狀

2.1 檔案整合力度不足，管理不夠規(guī)范

第一，縣級檔案館在館藏檔案上缺乏有力的整合，現(xiàn)階段檔案管理工作中建檔主體發(fā)展的越來越多元化，特別是很多部門與股室在檔案管理上沒有集中進(jìn)行，這讓檔案信息資源無法建立起體系化管理系統(tǒng)，從而引起了檔案信息資源發(fā)生信息孤島的現(xiàn)象，為檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了不利影響。第二，縣級檔案館在館藏檔案管理上規(guī)范化水平不高，很多時候在開展檔案管理工作的時候，沒有根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，且各項檔案管理規(guī)章制度與條例也顯得不夠健全。這需要縣級檔案館進(jìn)一步采取有效應(yīng)對措施，從整體上提升檔案管理工作規(guī)范化水平，避免對檔案信息資源服務(wù)工作帶來阻礙，不利于館藏檔案的開發(fā)與利用。

2.2 缺乏足夠館藏檔案

要想做好館藏資源的開發(fā)利用工作，需要注重豐富館藏，但是現(xiàn)階段很多縣級檔案館館藏資源不豐富，結(jié)構(gòu)不完善，為檔案開發(fā)利用帶來了制約。第一，門類單一，基本上是文書檔案，科技、專業(yè)和聲像檔案比較少。第二，載體單一，基本上是紙質(zhì)檔案，照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等磁介質(zhì)、光介質(zhì)檔案、實物檔案很少。第三，信息比較落后。在《檔案管理通則》上規(guī)定了“檔案館接收立檔單位保管十年左右的檔案”，縣級檔案館在管理檔案上還有很多問題，如在館舍面積等因素影響下，很多檔案未能根據(jù)規(guī)定進(jìn)館，在基層單位散存[1]。而在社會信息需求影響下，與歷史信息不同，人們更加需求時效性更強的信息，即使縣級檔案館設(shè)置了現(xiàn)行文件中心，不過在信息采集、開發(fā)和利用等方面需要繼續(xù)加強。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

縣級檔案館在開展館藏檔案開發(fā)利用工作的時候，需要將收集后的檔案整理好后，結(jié)合檔案利用者的實際需求，根據(jù)目的與要求的不同，采取不同方式與深度的加工，以各種信息產(chǎn)品方式向檔案利用者提供，便于其使用。在館藏檔案開發(fā)利用的過程中，能夠讓無序信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛行蛐畔?，讓淺層信息轉(zhuǎn)變?yōu)樯顚有畔?，將館藏檔案信息資源的優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來。但是當(dāng)前很多縣級檔案館庫房建設(shè)時間較長，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)緩慢，不能滿足現(xiàn)階段檔案事業(yè)發(fā)展的要求。一些檔案館投入的資金較少，庫房飽和，工作用房非常擁堵，設(shè)備設(shè)施也很陳舊，檢索體系也不完善。在社會發(fā)展與科技進(jìn)步過程中，檔案工作也要加快信息化建設(shè)步伐，然而很多縣級檔案館也不重視信息化建設(shè)，既沒有引進(jìn)信息技術(shù)，也沒有將現(xiàn)代化管理設(shè)施設(shè)備配置齊全。

2.4 服務(wù)效能發(fā)揮不明顯

從縣級檔案館服務(wù)方式上看，大多為傳統(tǒng)檔案管理方式，未形成先進(jìn)的服務(wù)理念，主動意識、服務(wù)意識和參與意識等都不強，很多時候都是被動提供服務(wù)，等著利用者上門。此外，縣級檔案館服務(wù)上也很死板，服務(wù)途徑很窄，服務(wù)方法單一，為館藏資源開放利用帶來了不利因素，與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求不符。因此這需要縣級檔案館在做好檔案收集、整理與保管等工作，還要積極開發(fā)與利用，讓檔案資料得到有效利用，并主動提供服務(wù)，滿足社會各界對檔案的需求[2]。此外，當(dāng)前檔案信息的傳播與共享通常按照數(shù)字資源形式進(jìn)行，大量的紙質(zhì)檔案被歸檔存檔使用，縣級檔案館在館藏檔案開發(fā)利用的過程中，很多時候要以數(shù)字化檔案信息資源為主。然而現(xiàn)階段檔案管理部門缺乏有力的投入，檔案信息資源數(shù)字化水平也很低，為檔案信息資源的開發(fā)與利用帶來了不利問題。

3 縣級檔案館館藏資源的開發(fā)利用策略

3.1 完善檔案管理機制

一個完善的管理制度，才能讓各項工作順利進(jìn)行， 對縣級檔案館來說也應(yīng)是如此。在縣級檔案館館藏資源的開發(fā)利用中，需要不斷提升檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，尤其是在計算機與通訊技術(shù)快速發(fā)展的今天，辦公自動化的應(yīng)用需要與檔案管理自動化結(jié)合起來，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平?？h級檔案館要注重應(yīng)用檔案管理查詢系統(tǒng)，并完善檔案接收、立卷、歸檔和查詢等方面的制度，在接收檔案的過程中，應(yīng)該做到同時接收紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)檔案，且妥善歸檔，如果有必要，還需要將紙質(zhì)檔案通過現(xiàn)代技術(shù)轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)檔

案[3]?？h級檔案館要在制度層面上將檔案接收、立卷、歸檔、管理和查詢等明確下來，這樣才能更好的開發(fā)與利用館藏資源，更好的社會發(fā)展服務(wù)。

3.2 豐富館藏，增加檔案信息儲備量

縣級檔案館應(yīng)不斷豐富館藏，既要有數(shù)量還要有質(zhì)量，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方法，應(yīng)該選擇具備較高價值的檔案資料。當(dāng)然也要避免故步自封和等待觀望，應(yīng)該加強調(diào)研工作，定期進(jìn)行地域范圍內(nèi)的檔案資源普查與調(diào)查工作，應(yīng)該不斷拓寬形式，讓散存在機關(guān)、社會上的檔案資源得到整理，通過征集進(jìn)館，不斷豐富館藏[4]?？h級檔案館要對各個時期、行業(yè)、類型和載體的檔案收集起來，特別是要注意可以體現(xiàn)地方特色的檔案，讓檔案信息資源得到有效匯集。還要拓展檔案收集范圍，既要有黨政檔案，還要有歷史人物、重要事件等材料，提升科技檔案、專業(yè)檔案和聲像檔案等數(shù)量，適當(dāng)提升科技檔案、專業(yè)檔案和聲像檔案等數(shù)量，并提高土地區(qū)劃、資源、人口普查、本地名特產(chǎn)品、著名人物等檔案館藏比例[5]。這樣能夠解決館藏檔案內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)雷同等問題，讓館藏檔案更加豐富，質(zhì)量也得到提升。

3.3 注重編研，體現(xiàn)檔案資料價值

從當(dāng)前縣級檔案館開展的檔案編研工作來看，基本上以編纂本區(qū)大事記、人大會及政協(xié)會文件匯編、組織機構(gòu)沿革等內(nèi)容，紙質(zhì)是主要載體形式，在內(nèi)容與形式上顯得很單一，創(chuàng)新性不強，無法讓社會與公民多層次需求得到滿足。對此檔案館在開展檔案編研的過程中，需要將館藏檔案信息挖掘出來，掌握單位、社會和公民等實際需求，加強形式創(chuàng)新，打造精品，提升服務(wù)質(zhì)量?？梢耘c檔案分級管理工作相結(jié)合，對館藏檔案進(jìn)行定級，將本區(qū)本館特色檔案資源挖掘出來，在通過梳理、總結(jié)和歸納后形成專題，且載體除了有紙質(zhì)以外，還要使用光盤、照片和錄像等新載體[6]?？h級檔案館只有從檔案資源入手，形成一系列光盤專題片，將本地區(qū)有特色的編研成果真實出來，才能滿足社會各界的實際需求。通過采取這種方法，可以讓領(lǐng)導(dǎo)決策獲得可靠依據(jù)，也讓政策的制定更加科學(xué)合理，讓“死”檔案真正成為了“活”信息，讓靜態(tài)信息逐步實現(xiàn)了動態(tài)化，真正實現(xiàn)了共享館藏資源的目的。

3.4 豐富展覽形式，拓展檔案利用新途徑

縣級檔案館要不斷豐富館藏資源，在機關(guān)、企業(yè)等舉辦形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案展覽，這樣才能真正將檔案館社會宣傳作用體現(xiàn)出來，促進(jìn)檔案的開發(fā)與利用。對檔案館舉辦檔案展覽來說，其除了是促進(jìn)檔案利用以外，還可以集中、系統(tǒng)的為社會開放檔案，讓檔案的利用有更多途徑，為人們帶來深刻的印象[7]。同時也能提高人們的重視程度，積極投入到檔案開發(fā)利用中，將檔案價值反映出來，促使宣傳效果提升?？h級檔案館可以進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育，在學(xué)校、課堂上舉辦展覽，并通過深入的調(diào)查與研究，全面掌握每個學(xué)生的實際需求，了解其思想動態(tài)，帶領(lǐng)他們走進(jìn)檔案館，學(xué)習(xí)歷史知識。檔案作為一種重要的信息資源，提升檔案管理的科學(xué)化水平，加大檔案資源的開發(fā)利用力度，讓檔案利用領(lǐng)域逐步得到拓展，才能將縣級檔案館職能體現(xiàn)出來，為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展與各項事業(yè)進(jìn)步奠定良好基礎(chǔ)。

3.5 建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

縣級檔案館在館藏檔案開發(fā)利用的過程中，應(yīng)該將現(xiàn)代化技術(shù)手段的作用發(fā)揮出來，打造相應(yīng)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，讓館藏的紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案等不同載體檔案在數(shù)字掃描、光學(xué)影像、音頻視頻轉(zhuǎn)換等技術(shù)上，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，并形成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫[8]?？h級檔案館在建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的時候，應(yīng)該做到有特色，即在建設(shè)檔案館信息資源的時候，應(yīng)該將地區(qū)與文化特色體現(xiàn)出來，讓本地區(qū)政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、生態(tài)文明建設(shè)、文化建設(shè)及社會建設(shè)等有良好的條件。此外，縣級檔案館還要結(jié)合地方特色、歷史特色、時代特色、館藏特色、民族特色、文化特色和專業(yè)特色等，確保建設(shè)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫能夠?qū)⒌胤教厣癸@出來。不僅如此，縣級檔案館在檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，能夠解決傳統(tǒng)手工檢索的落后管理模式，讓檔案信息服務(wù)禮儀變得高效與便捷。

4 結(jié)語

總之，縣級檔案館要注重館藏檔案的開發(fā)利用工作，不斷提升檔案收集、管理和利用水平，通過對檔案管理程序與措施的完善，提升館藏檔案信息的先進(jìn)性。但是檔案縣級檔案館館藏檔案開發(fā)利用工作中還有很多問題，不利于將館藏檔案的價值發(fā)揮出來，影響了縣級檔案館的服務(wù)功能。因此，縣級檔案館要將自身的職能充分履行到位，通過最大限度發(fā)揮出館藏優(yōu)勢，真正做到重利用和促發(fā)展。這樣縣級檔案館館藏資源的價值才會得到體現(xiàn)，其作用也能得到發(fā)揮，提升已有檔案的利用率，才能為社會的發(fā)展創(chuàng)造良好條件，也促進(jìn)社會各項事業(yè)穩(wěn)步開展。

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