流程再造及關(guān)鍵技術(shù)在企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中應(yīng)用的實(shí)踐分析

俞志堅(jiān)

摘 要：現(xiàn)代高績(jī)效企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程再造，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型的重要途徑。在企業(yè)管理中運(yùn)用高新信息化技術(shù)，建立高效的財(cái)務(wù)服務(wù)信息一體化平臺(tái)，將有助于企業(yè)快速渡過財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型期。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；財(cái)務(wù)共享服務(wù)；流程再造；關(guān)鍵技術(shù)

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)與流程再造的關(guān)聯(lián)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)（Financial Shared Services）是以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，依托信息技術(shù)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營(yíng)成本或創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值為目的，基于市場(chǎng)視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)的分布式管理模式。近年來，該管理模式在國內(nèi)外大型集團(tuán)企業(yè)中非常受歡迎，市場(chǎng)規(guī)模增長(zhǎng)迅速。其中部分國外大型企業(yè)集團(tuán)出于自身業(yè)務(wù)的需要，將部分不屬于核心業(yè)務(wù)的共享服務(wù)外包給專業(yè)的承包公司處理，從而降低成本；國內(nèi)主要在金融、制造業(yè)、電信行業(yè)、政府部門等行業(yè)發(fā)展財(cái)務(wù)共享服務(wù)，對(duì)于非核心業(yè)務(wù)外包還處于觀望摸索階段。

建設(shè)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)需要企業(yè)財(cái)務(wù)職能進(jìn)行大幅度轉(zhuǎn)型，必然會(huì)使原本的工作制度和管理模式發(fā)生巨大改變，因此現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)該以流程再造理論為基礎(chǔ)，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式。企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程再造能夠幫助財(cái)務(wù)人員進(jìn)行傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)運(yùn)作，從而減輕他們的負(fù)擔(dān)，可以將更多的精力投入到財(cái)務(wù)分析和報(bào)告上，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的流程再造

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)相統(tǒng)一的實(shí)質(zhì)就是再造財(cái)務(wù)流程。這一模式具體實(shí)施過程中應(yīng)該要遵循六個(gè)原則：財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化；財(cái)務(wù)流程模塊化；集成財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)；財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化；數(shù)據(jù)全程共享；將基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分析分離。從財(cái)務(wù)流程再造的具體實(shí)施過程來說，大致分為三個(gè)關(guān)鍵階段。

第一階段，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式首先需要再造三大類標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)付款流程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化和模塊化。這三類財(cái)務(wù)付款流程分別為財(cái)務(wù)部門發(fā)起的付款標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)部門發(fā)起的一般付款標(biāo)準(zhǔn)化流程以及業(yè)務(wù)部門發(fā)起的基于訂單的付款標(biāo)準(zhǔn)化流程。通過對(duì)財(cái)務(wù)付款流程的改造，能夠全面支撐包括收款與付款業(yè)務(wù)、購電與售電業(yè)務(wù)、人力資源費(fèi)用業(yè)務(wù)、一般成本費(fèi)用業(yè)務(wù)、投資與融資業(yè)務(wù)、稅務(wù)管理業(yè)務(wù)、工程管理業(yè)務(wù)、物資管理業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)、總賬及其他業(yè)務(wù)在內(nèi)的11大財(cái)務(wù)日常管理業(yè)務(wù)。

第二階段，在實(shí)現(xiàn)第一階段財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，引入信息化技術(shù)，如ERP系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)等，全面覆蓋企業(yè)下屬的業(yè)務(wù)單位。通過信息化建設(shè)，逐步將下級(jí)公司和營(yíng)業(yè)廳財(cái)務(wù)管理權(quán)力向上級(jí)公司集中，由上級(jí)公司統(tǒng)一管理，支付、記賬、審查、監(jiān)督、報(bào)表及核對(duì)等基礎(chǔ)性會(huì)計(jì)作業(yè)。在財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)流程實(shí)踐過程中，持續(xù)優(yōu)化該模式的應(yīng)用和管理方式，做好構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

第三階段，建立適合企業(yè)管理、運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)的財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)流程，全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理集中化。其中財(cái)務(wù)支付環(huán)節(jié)的再造中，可以采用支付全過程閉環(huán)的設(shè)計(jì)，通過支付全過程在線閉環(huán)，打通傳統(tǒng)流程中支付業(yè)務(wù)的斷點(diǎn)，能夠有效提高財(cái)務(wù)工作的效率。在實(shí)際操作過程中可以引入虛擬打印技術(shù)，遠(yuǎn)距離生成會(huì)計(jì)憑證及銀行回單影像，縮短流轉(zhuǎn)實(shí)物所需的時(shí)間，加快整個(gè)支付流程的運(yùn)行速度和流暢性。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)需求總體評(píng)估

企業(yè)在上線財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)之前應(yīng)首先進(jìn)行需求分析，從財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型和財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)際應(yīng)用探索兩個(gè)角度出發(fā)，全面分析企業(yè)財(cái)務(wù)信息化基礎(chǔ)、企業(yè)管理水平、業(yè)務(wù)流程效率、績(jī)效質(zhì)量等。在評(píng)估基礎(chǔ)上，總結(jié)信息化平臺(tái)的需求和建設(shè)重點(diǎn)。

1.建設(shè)前提

建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的前提包括下面五點(diǎn)：統(tǒng)一財(cái)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)、核算業(yè)務(wù)共享全覆蓋、報(bào)銷、支付業(yè)務(wù)在統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行、滿足權(quán)責(zé)發(fā)生制預(yù)算及月度現(xiàn)金流預(yù)算控制要求，以及支持“不見單”支付管理要求。

2.提高工作效率

這方面主要包含七項(xiàng)應(yīng)用需求，集中認(rèn)證增值稅、電子檔案全生命周期管理、業(yè)務(wù)集成自動(dòng)生成、自動(dòng)出具報(bào)表、業(yè)務(wù)流程全程在線處理、員工能夠自助進(jìn)行信息查詢，以及建立高效集成的資金管理系統(tǒng)等。

3.內(nèi)部管理

這方面需要滿足提高財(cái)務(wù)系統(tǒng)靈活性、支持業(yè)務(wù)擴(kuò)展以及企業(yè)運(yùn)營(yíng)績(jī)效實(shí)時(shí)監(jiān)控與展示兩項(xiàng)需求。

四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)中的信息化技術(shù)

1.二維碼技術(shù)

二維碼（2-dimensional bar code）的研究最早始于20世紀(jì)80年代，經(jīng)過多年的研究技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟，是近年來較為流行的編碼方式。通過這種技術(shù)手段，能夠有效解決線上單據(jù)與線下單據(jù)無法有效關(guān)聯(lián)的問題，實(shí)現(xiàn)線上業(yè)務(wù)和線下業(yè)務(wù)相融合。例如在打印申請(qǐng)單的時(shí)候，在單據(jù)上嵌入能夠查詢所有信息二維碼，如有信息獲取需要掃描二維碼即可完成。

2.OCR技術(shù)

引入光學(xué)字符識(shí)別（Optical Character Recognition，簡(jiǎn)稱：OCR）技術(shù)，能夠幫助獲取實(shí)時(shí)認(rèn)證信息，統(tǒng)一管理業(yè)務(wù)憑證。在引入該技術(shù)之前，稅務(wù)和核算流程不能共享信息，業(yè)務(wù)操作過程中可能出現(xiàn)線上無法記錄認(rèn)證結(jié)果，重復(fù)掃描等問題，不利于工作流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.綜合管理電子檔案

影像管理系統(tǒng)的引入，建立了電子檔案全壽命過程在線管理的基礎(chǔ)。該系統(tǒng)主要在三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)全過程管理：

一是數(shù)據(jù)采集方面，對(duì)審批單、掃描單、發(fā)票以及保函電子化管理；同時(shí)利用虛擬打印技術(shù)打印會(huì)計(jì)憑證和銀行回單影像。

二是實(shí)物建冊(cè)方面，在影像管理系統(tǒng)中根據(jù)實(shí)物建立對(duì)應(yīng)的電子檔案，使電子檔案與實(shí)物檔案保持一致。

三是檔案查閱和移交方面，查閱或移交檔案都會(huì)在系統(tǒng)中留下對(duì)應(yīng)的記錄信息，如有需要，管理者可以快速查詢到檔案的去向和使用記錄，對(duì)信息保密和管理工作有很大的幫助。

4.企業(yè)績(jī)效管理

除上述作用外，影像管理系統(tǒng)還能通過統(tǒng)計(jì)提交訂單數(shù)量、退單量、單據(jù)處理及時(shí)率、單據(jù)處理平均時(shí)間、單據(jù)處理完成量、審核通過率、全流程業(yè)務(wù)審核流程平均天數(shù)等指標(biāo)，快速準(zhǔn)確地計(jì)算企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的績(jī)效。該統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)還能反應(yīng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的工作質(zhì)量，有助于加強(qiáng)財(cái)務(wù)績(jī)效管理，提升公司管理水平。

五、總結(jié)

綜上所述，推進(jìn)財(cái)務(wù)管理全面信息化是財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的前提。企業(yè)在開展建設(shè)之前，必須對(duì)本企業(yè)信息化程度進(jìn)行充分評(píng)估，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)和財(cái)務(wù)管理流程再造，做好充分準(zhǔn)備。其次，企業(yè)規(guī)模龐大，內(nèi)部業(yè)務(wù)類型繁多，僅靠一個(gè)的系統(tǒng)不可能滿足企業(yè)的全部需要。所以需要在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)交互貫通，以滿足企業(yè)管理的需求。最后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的根本目的是提高財(cái)務(wù)管理水平，這也是企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。因此無論是否構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，都必須推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，提高財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和全面性，提高財(cái)務(wù)管理的掌控能力。

信息化時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)管理定位已經(jīng)逐漸從過去支撐企業(yè)管理層決策轉(zhuǎn)變?yōu)橐龑?dǎo)企業(yè)轉(zhuǎn)型和管理改革方向的角色。在“云計(jì)算”、“大數(shù)據(jù)”、“物聯(lián)網(wǎng)”等高新信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)的現(xiàn)代社會(huì)中，如何將這些技術(shù)手段與企業(yè)自身運(yùn)營(yíng)、管理需求有機(jī)結(jié)合，為企業(yè)管理層提供具有前瞻性的改革、發(fā)展方向建議和數(shù)據(jù)支持，將是未來財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重點(diǎn)。

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