淺析工程建設(shè)物資管理信息化的實(shí)踐與應(yīng)用

郭曉飛

摘要：工程建設(shè)物資管理信息化是增強(qiáng)工程建設(shè)管理水平的有效舉措，相比原傳統(tǒng)的工程建設(shè)物資管理來說，信息化的物資管理方式，可以充分滿足工程建設(shè)的全部需求。因此將工程建設(shè)物資管理信息化進(jìn)行高效應(yīng)用，是工程建設(shè)未來發(fā)展的主要趨勢(shì)。綜上所述，本文將結(jié)合實(shí)例對(duì)工程建設(shè)物資管理信息化實(shí)踐與應(yīng)用進(jìn)行分析，以期促進(jìn)物資管理信息化的應(yīng)用效果得以提升。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；物資管理；信息化技術(shù)；實(shí)踐與應(yīng)用

前言：

對(duì)于工程建設(shè)來說，無論是規(guī)模還是數(shù)量都在逐漸擴(kuò)大，也對(duì)物資采購工作提出了更高的要求。在進(jìn)行采購時(shí)候，市場(chǎng)中材料與產(chǎn)品的種類較多，無法快速區(qū)分專用物資與通用物資，造成物資管理難度增加、跨度大的問題。使用傳統(tǒng)的物資管理方式無法滿足工程建設(shè)的快速發(fā)展需求，因此加強(qiáng)工程建設(shè)物資管理信息化的實(shí)踐與應(yīng)用效果十分必要，從而促進(jìn)工程建設(shè)的發(fā)展速度再度提升。

一、A企業(yè)工程建設(shè)物資管理信息化實(shí)踐現(xiàn)狀

（一）A企業(yè)概況

A企業(yè)成立于1994年，擁有較多人才與先進(jìn)的施工設(shè)備。其中工程經(jīng)濟(jì)技術(shù)人員700多人，在崗員工1400余人，各類施工設(shè)備2000余臺(tái)。A企業(yè)在2001年開始信息化建設(shè)，通過不斷的努力，在企業(yè)內(nèi)部初步構(gòu)成一套將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)辦公、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等應(yīng)用的綜合信息化管理系統(tǒng)。A企業(yè)的物資信息化管理含有十幾個(gè)模塊，其中包含供應(yīng)商管理、物資管理、臺(tái)賬、價(jià)格管理、計(jì)劃管理、采購管理等模塊。

（二）物資資源信息化管理

物資管理作為物資信息化管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)模塊，其中包含材料類型、材料字段、材料指導(dǎo)價(jià)格等[1]。這些作為物資信息化管理中的主要元素，也是各項(xiàng)計(jì)劃、各類合同的基本數(shù)據(jù)。

（三）物資供應(yīng)商信息化管理

1.供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)

在供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)模塊內(nèi)容中，包含其經(jīng)營(yíng)范圍是否可滿足A企業(yè)的采購需求，對(duì)外部供應(yīng)商資質(zhì)是否符合需求。

2.供應(yīng)方跟蹤評(píng)價(jià)

A企業(yè)的分公司與項(xiàng)目度都會(huì)對(duì)合作的供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)，其中的評(píng)價(jià)內(nèi)容包含：產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性、供應(yīng)商資質(zhì)、售后服務(wù)、材料價(jià)格、供應(yīng)商抗風(fēng)險(xiǎn)能力等。若是供應(yīng)商提供的物資出現(xiàn)質(zhì)量問題，分公司與項(xiàng)目部將會(huì)對(duì)總公司上報(bào)，生成跟蹤評(píng)價(jià)流程。

3.供應(yīng)方再評(píng)價(jià)

每年的年底，A企業(yè)會(huì)將供應(yīng)商跟蹤評(píng)價(jià)結(jié)果與各項(xiàng)評(píng)價(jià)資料互相結(jié)合，對(duì)供應(yīng)商再次評(píng)價(jià)。其中的評(píng)價(jià)內(nèi)容包含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記資質(zhì)、物資質(zhì)量、物資價(jià)格等。

4.供應(yīng)方合格目錄

A企業(yè)在物資管理信息化系統(tǒng)中構(gòu)建了《外部供應(yīng)商合格目錄》[2]，該目錄在系統(tǒng)中為共享性的數(shù)據(jù)，由總公司層級(jí)負(fù)責(zé)直接管控，結(jié)合供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)、跟蹤評(píng)價(jià)、再評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)確保供應(yīng)商目錄的實(shí)效性。

（四）物資計(jì)劃信息化管理

1.材料入庫

在于供應(yīng)商簽署合同之后，材料入庫之前需要清點(diǎn)，將不合格的材料退貨。完成入庫手續(xù)的辦理之后，物資管理部門將入庫結(jié)算單錄入到物資信息管理系統(tǒng)中。

2.材料出庫

物資管理員每日都會(huì)對(duì)材料出庫以及實(shí)際消耗物資量進(jìn)行核對(duì)，確保在業(yè)務(wù)發(fā)生之后將數(shù)據(jù)及時(shí)錄入到物資信息化管理系統(tǒng)。材料的出庫管理與內(nèi)部核算工作息息相關(guān)，A企業(yè)將每月底的材料出庫量與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，之后對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)物資消耗量進(jìn)行評(píng)價(jià)。

二、A企業(yè)物資信息化管理中存在的問題解析

（一）無法匹配A企業(yè)傳統(tǒng)管理制度

無論企業(yè)為哪一種性質(zhì)，都具備自身獨(dú)特的企業(yè)文化、理念、制度。這些相關(guān)制度不僅可以對(duì)企業(yè)的日常工作行為進(jìn)行約束，還可以體現(xiàn)出企業(yè)文化、企業(yè)精神。企業(yè)的制度在發(fā)展過程中不斷變化，隨著我國經(jīng)濟(jì)水平、政治水平不斷提升，企業(yè)的制度不僅要符合國家相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還需要與市場(chǎng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境互相匹配，才能將管理制度不斷更新。在A企業(yè)應(yīng)用物資信息化管理的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)與實(shí)際管理不符的問題，部分節(jié)點(diǎn)的規(guī)定過于嚴(yán)格、死板，對(duì)項(xiàng)目的靈活性管理水平造成阻礙[3]。例如在選擇與使用小材料的時(shí)，在開展實(shí)際管理工作時(shí)，項(xiàng)目部門的采供人員可以使用現(xiàn)金購買，不需要使用發(fā)票，但利用物資信息化管理，需要將全部的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，如果沒有合同將不能走賬，降低了使用效果。

物資信息化管理作為新型的管理模式，相比于傳統(tǒng)的企業(yè)管理制度來說，還需要一個(gè)適應(yīng)過程。因此需要A企業(yè)使用內(nèi)在的動(dòng)力才能完成，不能將物資信息化管理看作外部的管理模式，才能使企業(yè)文化全面認(rèn)同物資信息化管理。

（二）現(xiàn)場(chǎng)錄入信息量較大

在工程建設(shè)過程中管理任務(wù)較重、票據(jù)數(shù)量最多的部門便是材料管理部門。材料管理人員、材料采購人員每一天都需要完成大量的物資清點(diǎn)工作，這些工作會(huì)形成大量的單據(jù)。在A企業(yè)的工程建設(shè)過程中，材料管理人員要面對(duì)總計(jì)劃、采購計(jì)劃、甲方供應(yīng)計(jì)劃等，還需要清點(diǎn)的單據(jù)包含檢驗(yàn)單據(jù)、入庫單據(jù)、出庫單據(jù)等。利用傳統(tǒng)的物資管理方式，由于單據(jù)都以紙質(zhì)的形式存在，物資管理人員在現(xiàn)場(chǎng)將單據(jù)填寫完成之后，大量的單據(jù)在運(yùn)送與保管過程中很容易出現(xiàn)丟失、混亂的問題，加大了成本核算的難度。使用物資信息化管理之后，利用其具備的數(shù)據(jù)庫，可以避免出現(xiàn)單據(jù)丟失、混亂的問題，提升了核算的效率。但由于錄入的數(shù)據(jù)量十分龐大，會(huì)對(duì)物資管理人員造成極大的工作負(fù)擔(dān)。物資管理人員工作時(shí)經(jīng)常會(huì)在建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，計(jì)算機(jī)卻設(shè)置在辦公室，如果出現(xiàn)業(yè)務(wù)無法及時(shí)記錄，需要使用紙質(zhì)單據(jù)記錄之后回到辦公室再向系統(tǒng)錄入，造成二次工作。

（三）操作人員問題

A企業(yè)的物資管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)，大部分剛畢業(yè)的學(xué)生由于其工作崗位并不固定，經(jīng)常哪里有需要便安排其更換崗位，雖然這種方式可以對(duì)新員工進(jìn)行良好的培養(yǎng)，但不符合企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃。物資信息化管理需要專業(yè)性、技術(shù)水平較強(qiáng)的人員，才能將工作崗位中的業(yè)務(wù)熟練操作。但這種輪崗的方式使新員工無法充分掌握物資管理崗位的相關(guān)知識(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的現(xiàn)象，甚至造成返工。另外老員工雖然業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)，但其計(jì)算機(jī)操作水平、信息化技術(shù)水平較低，無法熟練使用物資信息化管理系統(tǒng)，也會(huì)降低物資信息化管理的水平。

（四）管理系統(tǒng)審批層級(jí)問題

在物資信息化的管理模塊中，包含業(yè)務(wù)審批的模塊有物資總計(jì)劃、物資需求計(jì)劃、 物資采購計(jì)劃等[4]。部分業(yè)務(wù)流程由分公司進(jìn)行審批即可，部分需要上報(bào)到總公司。A企業(yè)當(dāng)中負(fù)責(zé)流程審批的業(yè)務(wù)部門眾多，雖然審批全部通過的速度較快、較順利，但如果出現(xiàn)某個(gè)部門審批沒有通過，將會(huì)對(duì)整個(gè)審批流程的速度造成阻礙。

（五）A企業(yè)基礎(chǔ)管理水平較差

A企業(yè)的工程建設(shè)項(xiàng)目地點(diǎn)不固定，導(dǎo)致物資信息化管理辦公地點(diǎn)不固定。工程建設(shè)地點(diǎn)若是在不通電、通網(wǎng)的地點(diǎn)，將會(huì)無法開展物資信息化管理工作。與此同時(shí)，A企業(yè)的辦公硬件設(shè)施水平較差，部分項(xiàng)目計(jì)算機(jī)老舊、反應(yīng)速度慢，造成物資信息化管理水平較低。

三、工程項(xiàng)目物資管理信息化實(shí)現(xiàn)途徑

（一）構(gòu)建相對(duì)健全管理機(jī)制

若想實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目物資管理的信息化建設(shè)目標(biāo)，首先便要將信息化看作是主要載體，努力實(shí)現(xiàn)物資管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性。具體步驟如下：第一，針對(duì)工程項(xiàng)目物資管理信息實(shí)施統(tǒng)一規(guī)劃安排，結(jié)合實(shí)際情況制定規(guī)范性的分級(jí)管理機(jī)制，確保工程各部門都能享受到物資信息化資源。第二，提出較統(tǒng)一的科學(xué)性物資管理?xiàng)l文規(guī)范，要求物資管理工作開展嚴(yán)格按照條款內(nèi)容落實(shí)，如采辦管理、合同管理等，并且還要與供貨商建設(shè)良好合作關(guān)系，通過評(píng)價(jià)制度確保雙方都能參與到日常管理評(píng)價(jià)中去，進(jìn)一步完善物資管理過程，充分保證評(píng)價(jià)制度的公平公正性。

（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)備

本質(zhì)上說，工程物資信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)主要核心在于多媒體設(shè)備的構(gòu)建組成，需不斷拓展網(wǎng)絡(luò)覆蓋面積，有效規(guī)避較偏僻地區(qū)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信號(hào)弱和網(wǎng)絡(luò)無法正常使用等問題。同時(shí)還要做好互聯(lián)網(wǎng)裝置的定期掃描工作，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段將涉及到的所有信息數(shù)據(jù)全部采取信息化處理，并且通過互聯(lián)網(wǎng)資料數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的綜合管理歸納，確保工程物資管理工作更加方便進(jìn)行，為達(dá)到工程物資信息化管理目標(biāo)而不斷努力。

（三）建立一支專業(yè)化人才隊(duì)伍

對(duì)于何種行業(yè)來說，人才都是不可缺少的主導(dǎo)性力量，在進(jìn)行工程物資管理團(tuán)隊(duì)建立時(shí)不僅僅要考慮到管理人員管理能力，還要求其具備較強(qiáng)綜合素質(zhì)，這可以說是工程物資信息化管理的核心所在。具體闡述如下：第一，需針對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)教育工作，盡可能為其提供外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，始終強(qiáng)調(diào)培訓(xùn)活動(dòng)的多元化，根據(jù)不同管理人員不同情況和個(gè)性愛好等特性采取針對(duì)性較強(qiáng)的教育手段。第二，定期邀請(qǐng)一些專家或是從事該行業(yè)時(shí)間較長(zhǎng)、經(jīng)驗(yàn)較豐富的一些老員工進(jìn)行示范講述，通過彼此間的互動(dòng)交流切實(shí)提高管理人員管理水平，為實(shí)現(xiàn)工程物資信息化管理最佳效果創(chuàng)造有利條件。

四、工程建設(shè)物資管理信息化實(shí)踐與應(yīng)用中問題解決對(duì)策

（一）重視物資信息化管理，促進(jìn)企業(yè)傳統(tǒng)制度革新

加強(qiáng)物資信息化管理在企業(yè)中的深入程度，首先應(yīng)組織管理人員學(xué)習(xí)物資信息化管理相關(guān)程序、技術(shù)、知識(shí)，充分掌握信息化管理的工作方式，將物資信息化管理中的問題與不足進(jìn)行解決與完善。其次組織人員積極對(duì)物資信息化管理系統(tǒng)實(shí)際演練，將實(shí)際管理工作中存在的問題改進(jìn)。企業(yè)還應(yīng)將物資信息化管理系統(tǒng)中的優(yōu)點(diǎn)加入到企業(yè)的管理制度中，讓企業(yè)的管理制度與物資信息化管理互相融合，促進(jìn)傳統(tǒng)管理制度得到改革與創(chuàng)新，雙管齊下，從根本上提升企業(yè)的整體管理水平。

（二）利用業(yè)務(wù)終端替代實(shí)行業(yè)務(wù)

物資管理人員利用物資信息化管理系統(tǒng)對(duì)材料清點(diǎn)、入庫時(shí)，由于電腦設(shè)置在辦公室，無法及時(shí)使用物資信息化管理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)記錄，只能使用手抄單據(jù)的方式回到辦公室后再將數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，增加了工作的難度，也會(huì)提升物資管理人員的工作量。為了改善這種問題，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始使用物資信息化管理業(yè)務(wù)終端機(jī)，可以使清點(diǎn)工作、錄入工作、取證工作進(jìn)行集成，使用業(yè)務(wù)終端機(jī)將這些工作完成，可以實(shí)現(xiàn)物資管理員的業(yè)務(wù)替代目標(biāo)。部門企業(yè)施工粘貼條碼的形式，將清點(diǎn)合格的物資粘貼條碼，錄入數(shù)據(jù)時(shí)使用掃碼槍將可以將信息錄入到系統(tǒng)中，通過后臺(tái)將數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。使用這種方式可以減輕物資管理人員的工作量，還可以提升成本核算、結(jié)算支付的效率與準(zhǔn)確性。

（三）合理劃分物資信息化管理權(quán)限

針對(duì)A企業(yè)在應(yīng)用物資信息化管理系統(tǒng)時(shí)存在的管理人員流動(dòng)性強(qiáng)、一人多崗的問題，企業(yè)需要將其原因進(jìn)行分析。造成物資管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)出現(xiàn)工作脫節(jié)的主要原因由于調(diào)動(dòng)管理人員之后，新員工不能充分掌握物資信息化管理系統(tǒng)的操作流程。因此需要提升崗位交接時(shí)工作的持續(xù)性。老同事要將手頭的工作交代細(xì)致，尤其是物資信息化管理系統(tǒng)的操作技巧，應(yīng)對(duì)新員工進(jìn)行實(shí)際操作演練，從而幫助新員工快速熟悉系統(tǒng)的操作流程[5]。一人多崗的問題還會(huì)降低工作效率，這是由于企業(yè)項(xiàng)目部門組織機(jī)構(gòu)不完善的原因，企業(yè)組織機(jī)構(gòu)不完善也會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目管理質(zhì)量造成影響，因此要加快缺編人員的上報(bào)速度，將工作崗位進(jìn)行固定，以專人專責(zé)的方式，對(duì)崗位職責(zé)合理劃分，還要設(shè)置對(duì)應(yīng)的物資管理權(quán)限。物資管理流程落實(shí)到哪個(gè)崗位，該崗位的工作人員要立即審批，禁止代批狀況的出現(xiàn)。

（四）下放審批權(quán)限減少審核強(qiáng)度

企業(yè)使用物資信息化管理系統(tǒng)時(shí)，會(huì)利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，可有效提升工作效率。但部分項(xiàng)目的流程審核速度還是較慢，通過對(duì)A企業(yè)應(yīng)用物資信息化管理系統(tǒng)的調(diào)差可以發(fā)現(xiàn)，第一，審批流程的層級(jí)太多，若某個(gè)層級(jí)的主管不通過，流程將會(huì)退回并修改，從而減緩審批速度。第二，由于工程建設(shè)的規(guī)模與數(shù)量不斷增加，及時(shí)是使用互聯(lián)網(wǎng)也無法加快業(yè)務(wù)的處理速度。針對(duì)這兩種問題，可以使用減少不必要審核與下放審批權(quán)限的放解決。為了減少不必要的審核，需要對(duì)物資管理流程認(rèn)真審核并數(shù)理，企業(yè)中的各個(gè)部門要加強(qiáng)溝通，對(duì)于物資信息化管理系統(tǒng)中的重復(fù)審核部門進(jìn)行修改，若不能刪除需要將審核并聯(lián)，才能有效減少審核流程。另外對(duì)于下放審批權(quán)限方面，企業(yè)應(yīng)充分明確內(nèi)部各個(gè)層級(jí)的審核范圍、分公司審核范圍等。加強(qiáng)逐級(jí)把控的力度，若分公司、項(xiàng)目部門采取了管理，總公司的層級(jí)可以不再進(jìn)行管理。但其中若涉及到安全性或風(fēng)險(xiǎn)較高的審核流程，必須由總公司進(jìn)行審核與處理。

（五）增強(qiáng)硬件設(shè)施合理分配人員

企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部整體對(duì)物資管理信息化的重視程度，可以使用培訓(xùn)、宣傳等方式，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，從而增強(qiáng)相關(guān)人員的管理意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)。企業(yè)要將辦公硬件的最低標(biāo)準(zhǔn)合理設(shè)置，嚴(yán)格執(zhí)行。在人員的合理分配方面，對(duì)于業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)但信息化系統(tǒng)操作水平較差的老同事，項(xiàng)目部門在對(duì)人員崗位進(jìn)行編排時(shí)需要謹(jǐn)慎考慮?？梢赃x擇業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)水平較高的工作人員作為材料采購人員，計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)水平較高的工作人員承擔(dān)物資管理信息化系統(tǒng)的操作工作。也可以設(shè)置計(jì)算機(jī)水平較高的工作人員作為項(xiàng)目信息化管理人員。這樣不僅可以加強(qiáng)全體員工對(duì)物資信息化管理的重視程度，還可以對(duì)項(xiàng)目部物資信息化管理系統(tǒng)實(shí)行有效的維護(hù)[6]，對(duì)新員工也可以起到良好的培訓(xùn)作用。對(duì)于新員工，可以安排其在項(xiàng)目部門進(jìn)行學(xué)習(xí)，將相關(guān)知識(shí)、操作技巧進(jìn)行掌握，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作水平，促進(jìn)物資管理信息化系統(tǒng)更加規(guī)范、科學(xué)。

（六）簽署物資信息化管理目標(biāo)職責(zé)書

為了將物資管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用在工程建設(shè)的全過程中，需要將物資管理人員的信息化管理水平不斷提升，使其物資信息化管理經(jīng)驗(yàn)更加豐富。企業(yè)要將每一個(gè)新承建的工程與其施工企業(yè)簽署物資信息化管理目標(biāo)職責(zé)書。在職責(zé)書中，要將項(xiàng)目部投入的辦公設(shè)施、工作人員配置充分體現(xiàn)，才能為后續(xù)的物資信息化管理工作順利開展提供保障。企業(yè)還需要將工程項(xiàng)目部的各階段推進(jìn)目標(biāo)充分明確，合理規(guī)劃物資信息化管理的應(yīng)用范圍、管理力度。另外，工程物資信息化管理開展時(shí)，相關(guān)機(jī)構(gòu)還需針對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息展開集約化整合工作，并且利用互聯(lián)網(wǎng)手段將所有數(shù)據(jù)都列入到當(dāng)?shù)毓芾矸懂爟?nèi)，便于為后期物資信息化管理提供便利性幫助，同時(shí)還能大大提高工程物資信息化管理水平，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)存在優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)我國工程項(xiàng)目朝向更好方向前進(jìn)。

結(jié)語：

總體來說，將物資信息化管理應(yīng)用在工程建設(shè)中，不但可以增強(qiáng)企業(yè)的管理水平，還能通過物資管理與整體管理互相結(jié)合，進(jìn)一步提升企業(yè)的整體管理效率。因此需要加強(qiáng)物資信息化管理在工程建設(shè)中的應(yīng)用水平，促進(jìn)工程建設(shè)整體質(zhì)量獲得進(jìn)一步的提升。

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