關(guān)于做好學校檔案管理工作的思考

孫杰

摘 要：對于學校檔案工作而言，其為學校發(fā)展歷程中的真實寫照，其是學校發(fā)展中的真實資料匯總。檔案工作是學校各項工作中的重要工作內(nèi)容之一，檔案真實記錄了學校工作及相關(guān)發(fā)展的基本歷程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計算機信息化；教育指導

對于學校檔案工作而言，其是學校發(fā)展的真實范本，可以為學校發(fā)展提供可靠的檔案材料。因此，落實好檔案記錄也是學校各項工作進程及安排過程中不可或缺的關(guān)鍵工作。在新的時代發(fā)展背景下，必須進一步落實和加強檔案管理工作，利用好檔案管理對學校管理的輔助作用，愛護檔案資源，切實推進社會長期、穩(wěn)定發(fā)展，這無疑是檔案管理人員的一項重要的職責和使命之一。為了保證檔案管理工作的時代性和先進性，檔案管理工作必須與社會發(fā)展和學校發(fā)展相適應(yīng)。以下，本文就學校具體的檔案管理工作為切入點，就如何做好新時代條件下的檔案管理進行深入探討和分析。

一、切實提升檔案管理工作的服務(wù)能效，校級領(lǐng)導應(yīng)加強對檔案管理工作的重視

對于學校的各項工作能否順利開展，關(guān)鍵因素是校級領(lǐng)導的重視和引導，只有學校領(lǐng)導關(guān)注和重視，才能為學校的工作管理發(fā)展保駕護航。檔案管理工作的長期化、可持續(xù)性開展是學校檔案管理人員的重點工作之一，必須積極發(fā)揮學校檔案管理人員的主觀能動性，具體從以下幾個方面切入：

（一）將檔案工作落到實處，注重檔案管理細節(jié)

學校校級領(lǐng)導是否重視學校的檔案管理工作，直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，學校檔案管理人員的工作態(tài)度也會深入影響學校的檔案管理工作。因此，作為一名合格的檔案管理人員，應(yīng)該將檔案工作落到實處，注重檔案管理的細節(jié)和內(nèi)容，理順檔案管理工作中的內(nèi)部管理秩序。

（二）加大宣傳力度，加強領(lǐng)導對學校檔案管理的重視程度

不單單是檔案管理工作，任何工作的落實均離不了前期的宣傳工作及領(lǐng)導對工作的重視程度。之前調(diào)查過周邊的兄弟院校，發(fā)現(xiàn)部分學校內(nèi)部的檔案管理工作總體質(zhì)量較差，大部分學校甚至沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，學生檔案資料隨意擺放，沒有可行的管理制度和措施，更談不上檔案的利用。為了提升檔案管理工作的質(zhì)量，必須先加強檔案管理工作宣傳力度，讓管理人員從心底上認識到檔案管理的重要性，加強管理宣傳和對檔案管理工作的重視程度，將理論性的檔案管理制度和工作應(yīng)用到實踐中。

二、善于利用多種外部資源，引進現(xiàn)代化的檔案管理手段和方式

伴隨學校工作及社會的快速發(fā)展，學校的檔案管理工作強度和工作數(shù)量不斷增加，之前傳統(tǒng)的手動統(tǒng)計方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作需要，必須強化檔案管理的現(xiàn)代化能力，適應(yīng)新的檔案管理需要及需求。

（一）積極樹立管理者形象，善于體現(xiàn)檔案管理中的責任心及意識

檔案管理工作人員必須具備較高的責任意識，在具體的工作管理中，必須有信心和耐心，且應(yīng)該將檔案管理工作繼續(xù)細化和標準化。

（二）提升檔案管理的基本技能和水平，提升檔案管理檔次

隨著檔案管理信息化、專業(yè)化的提升，必須全面實現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)據(jù)化，將現(xiàn)代的統(tǒng)計及資料分類管理技術(shù)應(yīng)用在學校檔案管理過程中。作為檔案管理人員必須重視現(xiàn)代技術(shù)的學習，提升自身的檔案管理技能和基本素質(zhì)。

在檔案管理實踐中，檔案管理內(nèi)部蘊含著大量的工作指示，也記錄著較為豐富的信息，但是整體的檔案管理工作相對繁瑣，且涉及重復性的勞動力較多，勞動強度較高，經(jīng)過計算機統(tǒng)一管理后，實現(xiàn)了檔案管理的信息化和標準化，降低了管理人員的勞動強度。通過使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，顯著提高了檔案管理效率和質(zhì)量。

三、進一步細化和完善學校檔案管理的質(zhì)量和能力

（一）高效的檔案管理能夠快速為領(lǐng)導決策提供參考

檔案材料中記載著不同時期的國家基本政策及方針，也記錄著廣大教職員工的工作生活，深刻揭示和反映了學校的基本教學內(nèi)容和教學發(fā)展歷程。必須科學合理分配教學檔案管理資源，提升管理效率和質(zhì)量，把脈檔案管理的未來發(fā)展基本趨勢，并為領(lǐng)導做出決策和研究具體問題提供借鑒。

（二）更好地為學校教學及教學研究服務(wù)

檔案管理的根本目的在于更好地服務(wù)教學和教學研究，實現(xiàn)內(nèi)部的檔案共享，能夠保證教師和學生在短時間內(nèi)快速掌握和了解檔案信息，獲取一手資源，實現(xiàn)檔案資源的共享化管理，提升檔案管理對教學的服務(wù)能力。

（三）為教學及學生管理實踐中提供各種查詢參考和服務(wù)

依靠檔案資料的記錄真實性和可靠性，在一定的管理能力及要求范圍內(nèi)，通過進行詳細的檔案查詢、記錄及管理為師生提供全面的檔案服務(wù)。例如，教職員工能夠及時進行資料查詢及反饋，例如：學生考核情況查詢、畢業(yè)生查檔、校園以往活動記錄等資料內(nèi)容。

綜上所述，學校的檔案管理工作的質(zhì)量及能力直接決定了學校的檔案利用程度。檔案管理工作本質(zhì)上屬于幕后工作，為了保證檔案管理的高效、準確，必須加強檔案管理工作的質(zhì)量和效率，校園領(lǐng)導應(yīng)該做好指導和引領(lǐng)，積極總結(jié)檔案管理工作中的先進經(jīng)驗和管理中的教訓，提升檔案管理的信息化水平和能力，創(chuàng)新檔案管理方式，將較為死板的檔案管理工作干“活”。

參考文獻：

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