紙質(zhì)檔案的數(shù)字化的研究

仲姝 趙玉梅

摘 要：目前在各個檔案中仍是以紙張為載體的檔案，為了適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的時代潮流以及信息化的要求，提高檔案的利用和管理效率，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化已是每個檔案中心迫在眉睫的需求。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅可以優(yōu)化檔案館的結(jié)構(gòu)，并且可以實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，還可以節(jié)約存儲空間，保護檔案的原件。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；檔案管理

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性

高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化制作是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要手段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）歷史檔案的搶救問題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經(jīng)歷時間較長、加上保管不當?shù)脑?，已?jīng)處于非?！拔ｋU”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。

（二）檔案移交后利用難的問題：通常各部門檔案移交后，都保存在檔案中心內(nèi)，當需要查詢用時，必須到檔案室現(xiàn)場進行查閱，查詢過程比較繁瑣。

（三）檔案管理利用難的問題：由于傳統(tǒng)檔案數(shù)量的龐大，傳統(tǒng)檔案查詢工作被動性的現(xiàn)狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務(wù)的效率和檔案價值的挖掘。

（四）傳統(tǒng)檔案利用局限的問題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會存在損壞原始檔案可能性。

（五）傳統(tǒng)檔案的安全問題：每份檔案都是有價值的資料，如果遇到自然或人為的災(zāi)害將造成無法挽回的損失。

針對上述問題，我認為有必要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化制作。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作

隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，

在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優(yōu)秀的科學理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會中先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動化。

（四）在信息化社會中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術(shù)的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性

（一）提高經(jīng)濟效益

隨著我院每年工程項目的增加，館藏量越來越大。為了保證及時整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費用來解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，首先大大節(jié)省了占地空間；其次，將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，更是節(jié)省了人們的查閱時間。使用起來極為方便迅速，既方便了設(shè)計人員，又避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實現(xiàn)檢索、查詢。但是一些歷史檔案，由于年代久遠，檢索起來，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫房逐件翻查；有時候為了找一份歷史資料，要花上半天的時間，浪費設(shè)計人員大量精力。如果將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，相信這樣的局面不會出現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，所有的查詢工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢時間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強檔案原件保護

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。以紙質(zhì)透明底圖為例，底圖歸檔后，經(jīng)常出現(xiàn)調(diào)曬的情況，而我院以卷放的形式保管底圖，在調(diào)圖的過程中，往往會人為地對底圖造成不同程度的損害（將圖紙從卷內(nèi)抽出――曬圖――再將圖紙放入卷內(nèi)，這一系列的過程，都是通過人工完成）。時間一長，這樣的反復操作，就會導致圖紙破損，不利于保護檔案原件。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化電子檔案后，這一系列的流程可以減免，在電腦上查找到電子圖，再打印出來便可使用。

四、統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范

檔案管理標準化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。所以，檔案信息資源的管理規(guī)范必須統(tǒng)一。比如：必填的項目該如何填寫，選填項目可否由填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負什么責任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎(chǔ)上，嚴格規(guī)定電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設(shè)備的更新維護。檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范通過制定和貫徹各種管理準則、管理規(guī)范，使檔案管理內(nèi)的分工協(xié)作得到了統(tǒng)一，保證了檔案管理中各項工作分而不亂，使各項工作有機地聯(lián)系起來，在檔案管理中取得更佳的效果。

綜上所述，在科學技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理信息化的建立和運作，雖然牽涉到工作方式和觀念的轉(zhuǎn)變，但這無疑是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，加快檔案信息化建設(shè)，要加強領(lǐng)導、提高認識、注重實際?？傊?，檔案管理信息化的實現(xiàn)將會使檔案事業(yè)邁上一個嶄新的臺階，為社會創(chuàng)造出更多、更好的利益。

為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，紙質(zhì)檔案數(shù)字化將大大提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，通過逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：宿遷市沭陽縣人民檢察院）