電子檔案與實(shí)體檔案的整理方式

陳翠林 趙春波

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及已然成為常態(tài)，社會(huì)各行業(yè)部門及單位的辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化也越來(lái)越明顯，因而形成了海量的網(wǎng)絡(luò)文件。和傳統(tǒng)現(xiàn)有檔案文件不一樣的是網(wǎng)絡(luò)文件的利用需要經(jīng)過繁復(fù)的編碼與解碼，和載體間聯(lián)系并不緊密。它能夠在各種介質(zhì)間復(fù)制、存儲(chǔ)，使用者對(duì)于檔案信息的利用只需得到許可就行。我們已經(jīng)不能用傳統(tǒng)檔案思維去看待網(wǎng)絡(luò)文件管理，而是需要以現(xiàn)代化、信息化的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)文件進(jìn)行檔案化管理。

關(guān)鍵詞：電子檔案；實(shí)體檔案；檔案管理

一、網(wǎng)絡(luò)文件檔案代替現(xiàn)有檔案的難點(diǎn)

（一）無(wú)法確保真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)文件需要有可被利用性、可理解性才會(huì)有效，比如信息能識(shí)別、存儲(chǔ)系統(tǒng)安全等等。要是文件無(wú)法識(shí)讀，那么文件內(nèi)容就算很重要也沒有保存意義。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)文件是通過計(jì)算機(jī)之類的數(shù)字設(shè)備來(lái)讀取，所以總是會(huì)存在因?yàn)榧夹g(shù)因素而導(dǎo)致打不開、讀不出的問題出現(xiàn)，也失去了利用價(jià)值。所以，技術(shù)因素是網(wǎng)絡(luò)文件有效性的最大障礙。網(wǎng)絡(luò)文化的傳輸、處理的有效性提高了，才能漸漸代替現(xiàn)有檔案文件。

（二）很難確定真實(shí)性與原始性。所謂網(wǎng)絡(luò)文件真實(shí)性就是指網(wǎng)絡(luò)文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景信息通過鑒定后確定和形成時(shí)的原始情況相同。網(wǎng)絡(luò)文件要確保行政有效或者當(dāng)作法律證據(jù)，那么真實(shí)性就是必不可少的。內(nèi)容的真實(shí)性是網(wǎng)絡(luò)文件作為歷史憑證，具備情報(bào)參考

價(jià)值的基礎(chǔ)。人們一般使用原件鑒定的方式鑒定現(xiàn)有檔案的原始性。因?yàn)樗哂兄庇^性，鑒定起來(lái)也容易。不過，網(wǎng)絡(luò)檔案內(nèi)容能夠和載體分離，并被復(fù)制到另外的載體上，內(nèi)容更改的前后情況難以分清。網(wǎng)絡(luò)文件檔案的修改與刪除很容易，但是卻不容易被發(fā)現(xiàn)，存在因非法更改失去真實(shí)性的可能。

（三）不如現(xiàn)有檔案安全。網(wǎng)絡(luò)文件的使用不會(huì)被非授權(quán)用戶使用或者不被破壞體現(xiàn)得是其安全性，也就是不會(huì)存在泄露危險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)文件的不安全因素主要體現(xiàn)在形成、存儲(chǔ)、查詢、利用等方面，比如保管不當(dāng)、病毒入侵、設(shè)備損壞、黑客攻擊等等，不管哪個(gè)問題的發(fā)生都足以給網(wǎng)絡(luò)文件造成無(wú)法挽回的后果。

二、網(wǎng)絡(luò)文件檔案化管理的具體思路

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)文件全過程管理機(jī)制建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)文件從形成到檔案的利用，環(huán)節(jié)很多，但是不管在什么地方出現(xiàn)差錯(cuò)，那么都會(huì)影響網(wǎng)絡(luò)文件的原始性與真實(shí)性。因此，為了確保網(wǎng)絡(luò)的原始性、真實(shí)性、完整性，需要建立完善的歸檔制度。比如網(wǎng)絡(luò)文件形成后需要及時(shí)收集，目的是確保處于分散狀態(tài)的網(wǎng)絡(luò)文件的信息不會(huì)丟失。另外，和現(xiàn)有文件歸檔不同的是，網(wǎng)絡(luò)文件歸檔無(wú)論是從范圍、內(nèi)容還是時(shí)間、要求上都需要有明確的規(guī)定。歸檔過程中，要仔細(xì)、全面檢查網(wǎng)絡(luò)文件，如果和歸檔要求不符，則需要有具體的處理方法。網(wǎng)絡(luò)文件檔案對(duì)載體的要求十分嚴(yán)格，相關(guān)的保護(hù)措施也是不可或缺的，這樣才能不因?yàn)檩d體的問題而損害網(wǎng)絡(luò)文件的原始性、真實(shí)性以及完整性。通過載體轉(zhuǎn)化讓網(wǎng)絡(luò)檔案長(zhǎng)期保存需要有明確的措施，這樣才能在轉(zhuǎn)換的時(shí)候使信息不會(huì)遭受損失。并從管理制度上進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的規(guī)定，防止各個(gè)環(huán)節(jié)的信息堵塞、失真問題。同時(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)文件的全過程管理，應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)文件生命周期理論為基礎(chǔ)，加強(qiáng)產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)文件的“前端控制”，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)文件的“過程管理”，這是保障網(wǎng)絡(luò)文件真實(shí)性、完整性和有效性的關(guān)鍵?！扒岸丝刂啤北仨毻卣沟轿募芾硐到y(tǒng)的設(shè)計(jì)研制里，“過程管理”必須嚴(yán)格控制每個(gè)階段操作者的權(quán)限，并做到操作留痕。

（二）確保網(wǎng)絡(luò)文件信息安全。網(wǎng)絡(luò)文件的信息存儲(chǔ)具有密集性特征，這對(duì)信息的收集、保管、攜帶、傳播、利用來(lái)說(shuō)是一個(gè)優(yōu)勢(shì)，不過也隱藏著很大的潛在危害?，F(xiàn)有檔案安全性的控制較為容易一些，就算檔案文件損壞或者丟失，造成的影響也通常只是一部分。但電 子文件的損壞或者丟失通常會(huì)是瞬間的、毀滅性的。所以，在歸檔網(wǎng)絡(luò)文件時(shí)，應(yīng)該將一般的網(wǎng)絡(luò)文件轉(zhuǎn)化成不同平臺(tái)都可以使用的文本文件格式，以防止因?yàn)榧夹g(shù)變革所帶來(lái)的影響。有的網(wǎng)絡(luò)文件是特殊格式，在存儲(chǔ)載體中要有相關(guān)的瀏覽軟件。如果原件的歸檔是利用“只寫一次式光盤加背書”的方法來(lái)制作，就應(yīng)該要保證相關(guān)的內(nèi)容信息是原始的。進(jìn)行歸檔前，歸檔人有責(zé)任確保網(wǎng)絡(luò)文件內(nèi)容的原始性，而檔案室則負(fù)責(zé)歸檔后的網(wǎng)絡(luò)文件內(nèi)容的原始性。為了進(jìn)一步明確職責(zé)，最佳的方式就是雙方在不可更改的載體上簽字，并且該光盤的同一處刻錄軌跡只可以寫入一次，這就是“只寫一次式光盤加背書”。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，人們可以使用一種安全技術(shù)以保障網(wǎng)絡(luò)文件信息安全，那就是在確認(rèn)發(fā)件人身份的同時(shí)，也可以進(jìn)行保密保安全，這種技術(shù)就是“公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)。當(dāng)然，網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等也是一種有效保證網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)。具體來(lái)說(shuō)，要對(duì)查詢權(quán)限 進(jìn)行分級(jí)設(shè)置且不斷更改，一定要加密處理保密信息內(nèi)容，尤其是要嚴(yán)格控制信息內(nèi)容的復(fù)制與拷貝工作。系統(tǒng)要全過程對(duì)利用進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，自動(dòng)記錄，使之成為查證的依據(jù)。相關(guān)的利用系統(tǒng)必須要有一定容錯(cuò)能力，防治因操作失誤而造成的巨大損失。

值得注意的是，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)文件檔案化過程中的信息安全問題多從技術(shù)上重視，而管理問題卻關(guān)注較少，恰恰管理上的漏洞有時(shí)甚至比技術(shù)問題還嚴(yán)重。所以，網(wǎng)絡(luò)版檔案的信息安全作為系統(tǒng)工程應(yīng)該從技術(shù)、管理兩個(gè)方面進(jìn)行全面防范。如果安全保密工作不完善，那么資源就不能隨意共享，特別是網(wǎng)絡(luò)文件檔案和國(guó)家、社會(huì)安全等相關(guān)，就需要高度重視安全的監(jiān)管。也可以通過相關(guān)管理制度及工作流程的規(guī)范化建設(shè)以及相關(guān)的技術(shù)方法，標(biāo)準(zhǔn)化、一體化管理網(wǎng)絡(luò)檔案。

（三）進(jìn)一步建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案管理隊(duì)伍。在互聯(lián)網(wǎng)信息環(huán)境下，如果檔案員對(duì)于文件的形成、保管不認(rèn)真介入的話，文件就極易遺失或者無(wú)法被合理鑒定、保存、利用。因此，檔案員一定要不斷熟悉現(xiàn)代化信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)信息的制作使用、維護(hù)管理過程中能夠很好地使用計(jì)算機(jī)或者現(xiàn)代通信設(shè)備，不然對(duì)于網(wǎng)絡(luò)文件的形成與保管就很難介入，更遑論合理規(guī)劃設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)文件的管理與檢索系統(tǒng)。而且也無(wú)法做一名優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)文件檔案的管理者，無(wú)法確保網(wǎng)絡(luò)檔案的安全、完整性，無(wú)法抵制危害網(wǎng)絡(luò)檔案的行為。因此，應(yīng)該不斷提高檔案員的計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)的綜合運(yùn)用能力，尤其是能夠高效而全面運(yùn)用這兩種學(xué)科知識(shí)的檔案管理人才。但這些人才不能在短時(shí)期內(nèi)就獲得，所以要加強(qiáng)當(dāng)前檔案員的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，要求他們不斷全面了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，并正確地運(yùn)用到檔案管理上?；蛘咧塾陂L(zhǎng)遠(yuǎn)期發(fā)展，從高校的檔案工程學(xué)系挑選、聘用檔案工程學(xué)人才，以提高網(wǎng)絡(luò)檔案管理人才的水平。

總得來(lái)說(shuō)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)文件的檔案管理日益成為常態(tài)，也是如今檔案管理中一個(gè)十分重要的發(fā)展方向。它是在信息時(shí)代大背景下產(chǎn)生的一種新型的管理模式，它對(duì)于檔案管理工作有著非常重要的作用，所以必須受到我們的高度重視。

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（作者單位：射陽(yáng)縣檢察院）