對(duì)于高校教學(xué)秘書(shū)崗位職業(yè)能力及素養(yǎng)要求的探討

文/朱炯翟

教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，承擔(dān)著學(xué)校教學(xué)管理的大量基礎(chǔ)性工作，是學(xué)院、教務(wù)處、教師與學(xué)生的橋梁和紐帶，在實(shí)施教學(xué)計(jì)劃、提高教學(xué)質(zhì)量、深化教育改革和提升辦學(xué)層次等方面起著重要作用。教學(xué)秘書(shū)高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。因此教學(xué)秘書(shū)在工作過(guò)程中，對(duì)于自己承擔(dān)的角色要有準(zhǔn)確的定位，針對(duì)每一項(xiàng)工作角色，要有與之對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)意識(shí)以及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而保證工作的順利完成。

一、教學(xué)秘書(shū)是基層教學(xué)管理者，統(tǒng)管著 本院（系）教學(xué)方面的常規(guī)事務(wù)

這個(gè)角色的主要工作包括落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、教材計(jì)劃，按時(shí)發(fā)放教師和學(xué)生課程表以及教材，并負(fù)責(zé)督促和檢查執(zhí)行情況；協(xié)助系主任檢查教學(xué)秩序、了解學(xué)生對(duì)于教師教學(xué)的反饋和安排聽(tīng)課活動(dòng)了解教師教學(xué)水平，協(xié)助教學(xué)管理部門(mén)評(píng)估教師教學(xué)質(zhì)量，收集并檢查教師的各項(xiàng)教學(xué)資料，對(duì)于教師備課狀況及時(shí)匯總并向系部主任以及管理部門(mén)匯報(bào)，核實(shí)匯總教師工作量；組織本系各專(zhuān)業(yè)的期終考試工作（包括出題、制卷、閱卷及學(xué)生考試、教師監(jiān)考等一系列工作的安排），協(xié)助教務(wù)處組織學(xué)生搞好各種能力考試、測(cè)試工作；審理學(xué)位和畢業(yè)資格；參與學(xué)生社會(huì)實(shí)踐和畢業(yè)論文的組織、管理等等工作。這一角色承擔(dān)的工作較多，涉及到教學(xué)過(guò)程中的方方面面，是教學(xué)秘書(shū)崗位承擔(dān)的主要角色。

二、教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)工作中基層管理的 服務(wù)者

教學(xué)秘書(shū)的另外一項(xiàng)工作是教學(xué)服務(wù)工作，大到專(zhuān)業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)方案制定，小到教研教改項(xiàng)目的征集，教學(xué)計(jì)劃、教材計(jì)劃的制定、課表的安排、教師的調(diào)停課、成績(jī)的錄入核對(duì)等工作都需要教學(xué)秘書(shū)做好信息傳遞、資料收集整理，與各部門(mén)及學(xué)生相互溝通協(xié)調(diào)等服務(wù)工作。教學(xué)服務(wù)工作較為繁瑣，同時(shí)對(duì)于教學(xué)秘書(shū)個(gè)人而言，為系部及其他教師做好教學(xué)服務(wù)工作后很難看到個(gè)人成果，要求能夠在自己的工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不因職位小而產(chǎn)生心理不平衡，要保證一個(gè)積極向上、樂(lè)于奉獻(xiàn)的良好精神狀態(tài)。

三、教學(xué)秘書(shū)是信息的傳遞者

教學(xué)秘書(shū)是學(xué)院各部門(mén)與系部及學(xué)生之間的溝通紐帶，是重要的信息傳遞者，對(duì)于學(xué)院各部門(mén)下發(fā)的各項(xiàng)通知，教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)傳達(dá)給系部教師及學(xué)生，同時(shí)對(duì)系部教師及學(xué)生對(duì)于各項(xiàng)事務(wù)提出的反饋，教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)向各部門(mén)反饋。教學(xué)秘書(shū)的信息傳達(dá)工作是保證學(xué)院正常教學(xué)秩序維持正常的基礎(chǔ)。教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)的各種角色對(duì)于教學(xué)秘書(shū)崗位的職業(yè)能力和素養(yǎng)提出了以下要求：

（一）要樹(shù)立服務(wù)教學(xué)的意識(shí)，有甘于奉獻(xiàn)的能力

教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容較為繁多，除大量日常工作之外，還要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任進(jìn)行教學(xué)管理工作，為教學(xué)工作服務(wù)。而教學(xué)秘書(shū)在做教學(xué)服務(wù)時(shí)，得到的回報(bào)往往相對(duì)較少，個(gè)人科研能力的發(fā)展以及社會(huì)服務(wù)能力的提升都因?yàn)閸徫槐旧淼男再|(zhì)受到了諸多限制，這就要求從事教學(xué)秘書(shū)工作的人員要有甘于奉獻(xiàn)的精神，在工作中淡泊名利，不計(jì)較得失，踏踏實(shí)實(shí)做好本職工作。

（二）要有良好的溝通協(xié)調(diào)的能力

教學(xué)秘書(shū)主要工作內(nèi)容之一是上傳下達(dá)，工作過(guò)程中要跟學(xué)校其他部門(mén)、系部領(lǐng)導(dǎo)、教師系部學(xué)生打交道。這就要求教學(xué)秘書(shū)要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，主要表現(xiàn)在教學(xué)秘書(shū)要有準(zhǔn)確總結(jié)文件精神的能力，同時(shí)要有良好的文字表達(dá)能力，對(duì)于溝通過(guò)程中的各種情緒要有不激化矛盾、安撫不滿(mǎn)情緒同時(shí)不卑不亢嚴(yán)格按照文件精神開(kāi)展工作的能力，還要有善于協(xié)調(diào)各學(xué)院各部門(mén)、系部領(lǐng)導(dǎo)以及系部教師還有學(xué)生之間的關(guān)系，緩和矛盾，營(yíng)造和諧、友善的工作氛圍的能力。

（三）教學(xué)秘書(shū)要有靈活處理緊急事情的能力

教學(xué)秘書(shū)主要協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)管理全院教學(xué)工作，院領(lǐng)導(dǎo)是決策人，而教學(xué)秘書(shū)是決策執(zhí)行者。作為學(xué)院及系部領(lǐng)導(dǎo)，在管理上不可能面面俱到，因此教學(xué)秘書(shū)在執(zhí)行決策以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時(shí)，根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況，在不違背原則的情況下可以靈活處理。如臨時(shí)調(diào)課、停課，設(shè)備出現(xiàn)故障不能上課以及教師因?yàn)樘厥庠虿荒芗皶r(shí)上交各種教學(xué)資料等情況，教學(xué)秘書(shū)都可以根據(jù)實(shí)際情況先做緊急處理，然后馬上向領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門(mén)匯報(bào)。

秘書(shū)工作的靈活性還體現(xiàn)在某些臨時(shí)性的工作對(duì)于成員工作任務(wù)的分配并不細(xì)致，教學(xué)秘書(shū)根據(jù)實(shí)際情況靈活組織大家完成這些工作，調(diào)動(dòng)所有成員積極參與按時(shí)完成工作。

（四）教學(xué)秘書(shū)要有現(xiàn)代化信息處理能力以及良好的統(tǒng)籌能力

教學(xué)秘書(shū)在安排課程時(shí)，需要考慮要實(shí)現(xiàn)最好的教學(xué)效果，上課教師的實(shí)際情況、教學(xué)資源是否可用等多方面的因素。高校擴(kuò)招后，尤其是職業(yè)院校的教學(xué)資源比如機(jī)房、實(shí)訓(xùn)場(chǎng)地以及教師數(shù)量一般都相對(duì)緊張，要合理安排好課程，做到學(xué)生、老師以及實(shí)訓(xùn)場(chǎng)地每天的課程既不能過(guò)多，也不能太少以保證教學(xué)效果。這些要求需要教學(xué)秘書(shū)有現(xiàn)代化信息處理能力以及良好的統(tǒng)籌能力，能夠根據(jù)院系專(zhuān)業(yè)人數(shù)、課程、時(shí)間等做好工作協(xié)調(diào)。

（五）教學(xué)秘書(shū)要有為領(lǐng)導(dǎo)決策做參謀的能力

高校教學(xué)秘書(shū)的工作一般是教學(xué)管理中的基礎(chǔ)工作，在工作過(guò)程中，要接觸各種各樣的教學(xué)信息資源，同時(shí)要對(duì)教學(xué)運(yùn)行實(shí)際情況進(jìn)行有條件的調(diào)查和研究。掌握了教學(xué)過(guò)程中的一手資料，掌握信息的優(yōu)勢(shì)讓教學(xué)秘書(shū)可以從全局了解學(xué)院的教學(xué)動(dòng)態(tài)，從而承擔(dān)教學(xué)參謀的職能。好的教學(xué)秘書(shū)對(duì)于教學(xué)過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，能夠在問(wèn)題出現(xiàn)前有預(yù)判同時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)合適的建議。對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的問(wèn)題，要能及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，同時(shí)根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)建議補(bǔ)救措施，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)針對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍普遍出現(xiàn)的職業(yè)倦怠情況，教學(xué)秘書(shū)也要有能力向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的意見(jiàn)和建議，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)工作，提高教學(xué)秘書(shū)工作的效率以及積極性提出可供參考的意見(jiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，教學(xué)秘書(shū)崗位工作看似簡(jiǎn)單，但要高效率高水平完成各項(xiàng)工作，對(duì)于個(gè)人素質(zhì)以及能力有較高的要求。因此教學(xué)秘書(shū)必須在工作中不斷深入體會(huì)自己的崗位職責(zé)，發(fā)掘其新的內(nèi)涵和要求，根據(jù)崗位要求努力提升自己的能力，為推動(dòng)高校教學(xué)管理向高效化、現(xiàn)代化、信息化以及和諧化的軌道貢獻(xiàn)自己的力量。