試論中等職業(yè)院校檔案管理工作存在的問題及解決對(duì)策

文/田楊

中職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是中職學(xué)生就業(yè)時(shí)主要的考核依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生步入社會(huì)的人生履歷。因此，做好中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、中職院校檔案管理工作 的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄，觀念守舊

長(zhǎng)期以來(lái)，中職院校的檔案管理工作一直都不被重視，且檔案管理工作沿襲原來(lái)的管理模式，觀念守舊，缺乏創(chuàng)新，造成檔案資源不足。因認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中的重要作用和價(jià)值，學(xué)校對(duì)檔案管理工作的意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案資源管理較混亂、檔案信息利用率不高等問題頻頻出現(xiàn)。

（二）缺乏檔案管理人員且工作人員業(yè)務(wù)水平不高

個(gè)別中職院校還沒有設(shè)立專門的檔案管理崗位，檔案管理人員也由其他人員臨時(shí)配備或兼職。有些檔案管理工作人員沒有專業(yè)知識(shí)，也沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)，不能很好地勝任本職工作，對(duì)檔案管理中的各項(xiàng)工作無(wú)法切實(shí)完成，檔案管理信息化建設(shè)、檔案信息的開發(fā)利用等更是無(wú)從談起，這嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)和進(jìn)一步發(fā)展。

（三）檔案管理的工作模式較傳統(tǒng)，數(shù)字化程度低

目前，中職院校檔案管理的工作方式還比較落后，大多都是手工方式下的分散管理模式。手工操作需要人工進(jìn)行抄寫，工作量大且效率低，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展。傳統(tǒng)的管理模式下，技術(shù)手段比較落后，檢索檔案的速度慢，資料磨損嚴(yán)重，不能利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。同時(shí)，檔案管理人員也不能對(duì)有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效的開發(fā)利用。

二、加強(qiáng)和完善中職院校檔案管理的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)責(zé)任管理

針對(duì)中職院校普遍存在的檔案管理問題，首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化管理檔案的意識(shí)，將檔案管理工作融入到學(xué)校的常規(guī)工作當(dāng)中，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)程度；其次，學(xué)校要根據(jù)實(shí)際的工作情況設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并制定明確的崗位目標(biāo)，將檔案管理工作納入到年終的部門考核范疇之中，改變以往管理混亂的現(xiàn)象；最后，學(xué)校要加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，可以利用校園網(wǎng)和宣傳欄等進(jìn)行長(zhǎng)期宣傳，還可通過座談會(huì)、舉辦展覽等形式進(jìn)行短期的強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)教職工的檔案管理意識(shí)，有效地實(shí)施《檔案法》。

（二）加強(qiáng)人員配備，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著中職院校教育教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)校對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也就越來(lái)越高。中職院校要選擇那些具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心強(qiáng)的人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作。除此之外，中職院校還要時(shí)刻加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的管理軟件操作能力和業(yè)務(wù)能力，塑造專業(yè)化的管理人員。同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行自我提升，不斷加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，從而提高工作效率。

（三）創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)信息化建設(shè)

中職院校檔案管理的傳統(tǒng)工作模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需求，因此要改變中職院校目前落后的檔案管理方式，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)新管理模式。根據(jù)中職院校的發(fā)展特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)行計(jì)算機(jī)方式下的集中管理模式。學(xué)?？梢栽O(shè)立相應(yīng)的綜合檔案館，把學(xué)校的各類檔案通過檔案管理軟件系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一的集中管理；其次，學(xué)校還應(yīng)加強(qiáng)信息化的建設(shè)。加強(qiáng)信息化建設(shè)就是要采用現(xiàn)代化設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和加工，將檔案信息通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成電子檔案類型的信息，來(lái)提高工作效率；最后，中職院校要建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心。利用校園網(wǎng)建立網(wǎng)站，開展網(wǎng)上服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳和收集，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，促進(jìn)管理一體化。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作是中職院?；A(chǔ)工作的重要組成部分。中職學(xué)校只有適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，加強(qiáng)信息化建設(shè)，做到科學(xué)高效的管理，充分體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，才能為教育的發(fā)展和繁榮貢獻(xiàn)出更大的力量。