中小學(xué)校檔案數(shù)字化管理實(shí)踐研究

李念平

摘要：隨著數(shù)字校園的推進(jìn)，中小學(xué)校檔案數(shù)字化管理是必然的發(fā)展方向。本文結(jié)合重慶市永川中學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，闡述了中小學(xué)校紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案一體化管理整體解決方案，重點(diǎn)闡述了檔案管理信息系統(tǒng)及基于該系統(tǒng)的檔案管理流程，對中小學(xué)校檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)校；檔案管理；數(shù)字化；信息系統(tǒng)

中圖分類號：G434 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 論文編號：1674-2117（2018）20-0081-04

引言

學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展過程的真實(shí)記錄，是學(xué)校文化傳承和創(chuàng)新的寶貴財(cái)富，是師生發(fā)展的原始依據(jù)。沿用傳統(tǒng)手工、紙質(zhì)方式管理檔案存在著查閱不便捷、原件易損傷、無備份、管理重組難度大、統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確、著錄不規(guī)范等問題。隨著計(jì)算機(jī)在學(xué)校的普及，信息記錄的主要方式已由原來的筆寫文字變成電子文檔。大量電子文檔既給檔案管理提出了新的要求，同時(shí)又為檔案數(shù)字化帶來了極大的便利。為改變檔案管理方式，提高管理效率，重慶市永川中學(xué)校經(jīng)技術(shù)可行性和業(yè)務(wù)可行性分析論證后，將中小學(xué)校檔案數(shù)字化管理作為校級科研課題進(jìn)行立項(xiàng)研究。在學(xué)校信息技術(shù)人員和檔案管理人員的共同努力下，學(xué)校自主開發(fā)出了中小學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，經(jīng)過一年多的使用和逐步完善，最終形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案一體化的檔案管理整體解決方案。

管理信息系統(tǒng)開發(fā)

1.架構(gòu)與技術(shù)

（1）硬件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

硬件具體包括Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器各一臺(tái)（兩者也可集中在一臺(tái)服務(wù)器上），用戶計(jì)算機(jī)若干。對于檔案業(yè)務(wù)部門可根據(jù)條件選配高速掃描儀、絞邊機(jī)和打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備。硬件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

（2）軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

采用B/S（Browser/Server）架構(gòu)設(shè)計(jì)，在服務(wù)器上配置安裝，通過瀏覽器訪問，無客戶端數(shù)量限制。運(yùn)用asp.net和MS SQL Serve數(shù)據(jù)庫技術(shù)，按數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層、表示層三層架構(gòu)開發(fā)。

2.主要模塊與功能

（1）系統(tǒng)配置模塊

該模塊主要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、角色權(quán)限管理、用戶管理、字典維護(hù)、日志管理、數(shù)據(jù)備份、在線用戶管理等功能，以及積分管理、界面風(fēng)格設(shè)置、個(gè)人信息管理等輔助功能。采用開放式設(shè)計(jì)，是整個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。僅學(xué)校的系統(tǒng)管理員具有本模塊權(quán)限，具體通過菜單[系統(tǒng)配置]中的提示來操作（如下頁圖2）。

（2）案卷類別管理模塊

主要實(shí)現(xiàn)正式案卷類別和專題案卷類別的建立、瀏覽、排序修改移動(dòng)、分類實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)等功能。采用樹形目錄結(jié)構(gòu)，層次關(guān)系一目了然。本模塊需要學(xué)校檔案管理員權(quán)限，具體操作為[系統(tǒng)配置]-[類別管理]。

（3）案卷管理模塊

本系統(tǒng)的核心部分主要實(shí)現(xiàn)案卷的分類別分期限著錄編輯、查詢?yōu)g覽、歸盒歸檔、轉(zhuǎn)換標(biāo)識和電子文件打印等功能。

案卷的著錄編輯包括設(shè)置提示、默認(rèn)值和校驗(yàn)的標(biāo)題、檢索詞、文號、備注、頁數(shù)等輸入類項(xiàng)目，類別、保管期限、電子文檔等選擇類項(xiàng)目，年度編號、統(tǒng)編號、全宗號、立卷人、立卷部門、立卷時(shí)間、審核人、審核時(shí)間等，并由系統(tǒng)在相應(yīng)階段自動(dòng)生成類項(xiàng)目，簡化操作、保障規(guī)范。具體操作為：[案卷管理]→[新建案卷]（如圖3）。

案卷的查詢?yōu)g覽可分類查詢和可自定義查詢?？刹轫?xiàng)目幾乎包括了案卷的所有屬性，使用者可根據(jù)單一屬性查詢，也可使用屬性組合查詢，查詢結(jié)果以列表的形式顯示案卷的關(guān)鍵信息（如圖4），使用者可進(jìn)一步瀏覽案卷的屬性和電子文檔的內(nèi)容，進(jìn)而保障查詢?yōu)g覽靈活快捷。其他功能支持電子文檔、案卷屬性、案卷標(biāo)識的顯示打印，以及案卷預(yù)歸盒、專題歸檔等操作。

案盒管理模塊主要實(shí)現(xiàn)案盒的分年度分期別建立編輯、查詢?yōu)g覽、排序編號，驗(yàn)收歸室（如圖5），以及案盒封面、卷內(nèi)目錄和盒脊內(nèi)容自動(dòng)生成打印等功能（如下頁圖6）。

專題檔案模塊實(shí)現(xiàn)根據(jù)需要將案卷多次邏輯組檔，形成各專題檔案并自生成專題檔案封面和卷內(nèi)目錄，提供專題檔案封卷內(nèi)目錄和案卷的在線瀏覽各紙質(zhì)資料打?。ㄈ缦马搱D7）。

借閱登記模塊實(shí)現(xiàn)檔案借閱利用登記功能，可用于案卷的借還利用管理（如下頁圖8）。

3.安全保密設(shè)計(jì)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案管理最主要的軟肋在于保密和安全，對其威脅有如下兩方面的分析和預(yù)案。

①對于因硬軟件可能造成的數(shù)據(jù)丟失或破壞，本系統(tǒng)主要采取以下防范措施：

a.紙質(zhì)和電子檔案“雙套制”，這是解決電子檔案安全問題的根本措施。

b.數(shù)據(jù)集中存貯，定期異機(jī)備份，可通過加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器管理，利用MS SQL Server備份功能實(shí)現(xiàn)。

②對于非法訪問可能帶來的保密和安全隱患主要采取了以下防范措施：

a.訪問控制：系統(tǒng)設(shè)置了系統(tǒng)管理員、檔案管理員、部門用戶三類角色并分別授權(quán)，通過登錄模塊對用戶身份進(jìn)行識別和控制，保證其僅能訪問授權(quán)部分信息。系統(tǒng)還可設(shè)置訪問范圍，可限定局域網(wǎng)或指定IP的用戶訪問。對安全性要求特別高的可以選配基于硬件的登錄身份認(rèn)證鎖。

b.操作記錄：通過日志文件記錄登錄用戶操作，管理員可分析用戶操作行為。

c.入侵檢測：預(yù)先設(shè)定對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流中的潛在的入侵、攻擊及濫用等方面進(jìn)行自動(dòng)檢測，使得網(wǎng)絡(luò)具有入侵保護(hù)能力，如設(shè)置了專門的SQL注入檢測程序等。

d.數(shù)據(jù)加密：如用戶密碼等關(guān)鍵信息采用了MD5加密技術(shù)，增加系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

業(yè)務(wù)流程再造

1.劃分對象層次，調(diào)整管理重心

檔案管理對象分案卷、案盒、案柜、案室四個(gè)層次，其中核心業(yè)務(wù)是案卷，改變以前以盒為單位立卷的方式，實(shí)行“一件一卷，一卷一號”。

2.明確業(yè)務(wù)范圍，理順業(yè)務(wù)流程

學(xué)校檔案管理員對系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)配置并對案卷類進(jìn)行設(shè)置，檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程可分為實(shí)時(shí)立卷、集中歸盒、統(tǒng)一編號、打印裝盒、送驗(yàn)歸檔、借閱利用六個(gè)階段。

（1）實(shí)時(shí)立卷階段

本階段由部門相關(guān)工作人員登錄系統(tǒng)后在案卷管理模塊，根據(jù)學(xué)校歸檔目錄要求將本部門產(chǎn)生的電子文檔分管理期限、類別、年度實(shí)時(shí)上傳到系統(tǒng)，對該電子文檔的形式特征和內(nèi)容特征進(jìn)行在線著錄。對沒有電子文檔但使用率又較高的紙質(zhì)文檔通過掃描等方式轉(zhuǎn)換成電子文件上傳。系統(tǒng)支持常見的DOC、XLS、PPT、PDF、TXT格式文檔上傳，為實(shí)現(xiàn)在線全文查閱，根據(jù)檔案管理對電子文檔的規(guī)范要求，需要將以上類型的文書類電子文檔統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成PDF格式。系統(tǒng)支持轉(zhuǎn)換后上傳、上傳后系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)換和上傳后管理員統(tǒng)一轉(zhuǎn)換三種方式，支持聲音文件、視頻文件和在線視聽三種類型。

（2）集中歸盒階段

根據(jù)學(xué)校檔案管理的統(tǒng)一安排，由各處室相關(guān)人員在期末或年末集中時(shí)間限時(shí)在系統(tǒng)的案盒管理模塊中建立案盒信息，在案卷管理模塊中清理或調(diào)整本部門上傳的案卷，并根據(jù)案卷分類要求，結(jié)合案盒的容量對案卷進(jìn)行虛擬預(yù)歸盒處理，為下一階段檔案管理員全校統(tǒng)一編號做準(zhǔn)備。

（3）統(tǒng)一編號階段

由學(xué)校檔案管理員集中時(shí)間在案盒管理模塊中對各處室預(yù)歸盒情況進(jìn)行檢查，刪除空案盒，拆除沒必要?dú)w檔的案卷，調(diào)整案盒順序，設(shè)定案盒存放位置，然后進(jìn)行全校統(tǒng)一編號。編號由系統(tǒng)自動(dòng)完成，同一年（度）分期限統(tǒng)一按“全宗號-保管期-年度+年度序號”拉通編號，并自動(dòng)更新所有電子文檔，在所有案卷的電子文檔的右上角增加編號標(biāo)識，供下一階段各處室打印。

（4）打印裝盒階段

各處室人員在系統(tǒng)案盒管理模塊中打印出帶編號的紙質(zhì)案卷，已有紙質(zhì)案卷的打印出標(biāo)識或封面頁；將紙質(zhì)案卷分卷進(jìn)行絞邊處理，再根據(jù)系統(tǒng)中的預(yù)歸盒按順序裝入紙質(zhì)案盒；打印出系統(tǒng)自動(dòng)生成的卷內(nèi)目錄并進(jìn)行絞邊處理裝盒；打印出案盒封面、案盒脊面并粘貼到相應(yīng)位置。

（5）送驗(yàn)歸檔階段

由各處室人員將本部門的案盒交學(xué)校檔案室，學(xué)校檔案管理是在系統(tǒng)的案盒管理模塊中根據(jù)案盒相關(guān)信息進(jìn)行驗(yàn)收，保證賬（系統(tǒng)登記）和物（紙質(zhì)的卷盒）一致。對驗(yàn)收合格的案盒準(zhǔn)確入室歸位，形成年度檔案，并供下一階段借閱利用。

（6）借閱利用階段

由于歸檔入室的紙質(zhì)案卷與管理系統(tǒng)中的電子案卷是一一對應(yīng)、互為備份的，所以各處室可以對本部門上傳的案卷通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)在線查閱、打印，也可根據(jù)迎檢等需要建立專題檔案，重新對案卷進(jìn)行多次靈活重組虛擬歸檔。不分保管期，同一卷可同時(shí)歸到不同的專題類別；專題歸檔可直接在正式檔案中提取數(shù)據(jù)供瀏覽和打印，同時(shí)可自動(dòng)生成專題類別的案盒封面和案卷目錄。專題檔案只是邏輯上對案卷重新分類，增加、刪除、調(diào)整不影響正式檔案。

培訓(xùn)管理配套

檔案管理流程涉及多個(gè)部門，環(huán)環(huán)相扣。為了保證流程進(jìn)展，需要與之配套的培訓(xùn)和管理。為此學(xué)校需要建立由校長分管、辦公室統(tǒng)籌、檔案室具體負(fù)責(zé)、各部門負(fù)責(zé)人參與的分層管理團(tuán)隊(duì)和學(xué)校檔案管理員、各部門檔案管理員組成的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，需要組織專門的培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉檔案管理流程，明確檔案規(guī)范，掌握相關(guān)技術(shù)；需要建立學(xué)校檔案的立卷、審核、保管、借閱等相關(guān)制度。另外，學(xué)校分管理領(lǐng)導(dǎo)要適時(shí)協(xié)調(diào)和督促，保證檔案管理按制度規(guī)范運(yùn)行。

結(jié)束語

中小學(xué)校紙質(zhì)檔案與電子檔案一體化管理解決方案解決了檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題，實(shí)現(xiàn)了檔案全文數(shù)字化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，分權(quán)實(shí)時(shí)立卷集中審核歸檔，編號目錄封面智能生成，文書、聲像、實(shí)物檔案全面管理，專題檔案靈活組檔。此解決方案的應(yīng)用使檔案管理更規(guī)范安全，檔案服務(wù)更高效便捷。

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