加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的做法與實(shí)踐意義研究

文/易勝

對于目前的干部人事檔案管理工作來說，其中包含了12000份左右的人員檔案與文書檔案，并且涉及單位較廣。雖然文書檔案已經(jīng)采用了數(shù)字化管理，但是檔案室近300平方米，如果需要查詢?nèi)藛T檔案就會(huì)使工作特別繁瑣，一定程度上增加了工作的困難性。除此之外，對于干部人事檔案管理這一工作涉及到的人員調(diào)動(dòng)與提干工作，信息化管理的滲透對于干部人事檔案管理具有積極的促進(jìn)作用。因此，加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理亟待施行。

一、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的做法

（一）提高干部人事檔案工作人員信息化操作能力

傳統(tǒng)形式下的干部人事檔案管理工作是以工作人員實(shí)時(shí)對檔案文件進(jìn)行整理、歸類、查詢?yōu)槟Ｊ?，這樣的工作方式耗費(fèi)時(shí)間，甚至?xí)z漏信息。將信息化技術(shù)運(yùn)用到干部人事管理工作中，能夠?yàn)楣ぷ魅藛T工作提供極大的便利。因此，作為干部檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)逐漸強(qiáng)化自身的信息化能力，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的使用意識(shí)。只有這樣，才能使自身工作真正與經(jīng)濟(jì)化社會(huì)接軌，為單位選取干部人員做好基礎(chǔ)性保障工作。

（二）強(qiáng)化信息化干部人事檔案保密措施

作為檔案工作人員，需要其對工作負(fù)責(zé)，做好保密工作。因此，加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的同時(shí)，相關(guān)部門與人員也應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的保密措施，以此來確保人員檔案信息化管理工作的有序進(jìn)行，使信息化檔案管理工作更具有效性。

二、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的實(shí)踐意義

（一）信息化干部人事檔案管理可有效減輕工作人員工作強(qiáng)度

對于部門工作而言，干部人員的崗位調(diào)動(dòng)是十分普遍的事情，在傳統(tǒng)意義上，作為干部人事檔案管理的工作人員，需要對有需要調(diào)動(dòng)或者退休的干部人員的檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢。但是檔案室內(nèi)所保存文件量大，工作人員的查詢速度受到限制，而且干部人員檔案通常為紙質(zhì)版，因此需要管理工作人員定期維護(hù)、逐一排查已發(fā)生調(diào)動(dòng)人員的檔案。而將信息化技術(shù)運(yùn)用到干部人事檔案的管理工作中，工作人員將檔案歸類分置，這就避免了查詢時(shí)的時(shí)間消耗以及多次翻閱檔案對其造成的損壞，從而為工作人員有效減輕了工作負(fù)擔(dān)。

（二）信息化干部人事檔案管理可有效提高工作人員工作效率

人事檔案管理人員需要對干部人員的檔案按單位部門以及序號(hào)歸類存放，而且每個(gè)人檔案中的文件內(nèi)容各不相同，信息化技術(shù)的運(yùn)用使工作人員可以將干部人員檔案中的文件在計(jì)算機(jī)中詳細(xì)登記，干部人員發(fā)布人事調(diào)動(dòng)或者退休時(shí)可以在檔案管理工作人員處實(shí)時(shí)查詢信息，以此來保障工作的有效性。因此，干部人事檔案信息化管理能夠有效地提高工作效率。

（三）信息化干部人事檔案管理可有效提高人員檔案的安全性

干部人員對部門工作起著積極的促進(jìn)作用，對于干部人員的選拔，相關(guān)部門需對其背景及相關(guān)情況進(jìn)行詳細(xì)的了解，以此來確保干部人員對工作的勝任能力。因此，干部人事檔案管理工作人員必須確保干部人員檔案的安全性。信息化干部人事檔案管理則有效地解決了這一問題，通過現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行個(gè)人檔案密碼的設(shè)置，能夠確保查詢干部人員檔案資料的嚴(yán)密性。信息化干部人事檔案管理在一定程度上減少了檔案室投入資金的消耗，并且能夠?qū)n案進(jìn)行全面、有效的防護(hù)，確保干部人員檔案的安全性。

三、結(jié)語

任何工作均不是一成不變的，而是應(yīng)當(dāng)適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，跟隨時(shí)代步伐。干部人事檔案的管理工作是一項(xiàng)需要我們本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度去完成的工作，我們應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)工作形式中的不足，保留其積極的方面，并將信息化管理滲透其中，全面配合干部人員的選調(diào)，節(jié)省不必要的消耗，確保檔案管理工作的有效性與時(shí)效性。同時(shí)，通過信息化技術(shù)進(jìn)行干部人事檔案管理，能夠高度確保所涉及文件的安全性。作為機(jī)關(guān)檔案室工作人員，我們應(yīng)當(dāng)本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案管理工作與信息化完美結(jié)合，為檔案管理工作創(chuàng)造積極的條件，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作的現(xiàn)代化。