探討檔案管理中電子檔案的應(yīng)用價值

張宇

摘 要：檔案管理對于企業(yè)單位乃至社會事業(yè)的發(fā)展來說具有十分重要的作用和意義。在當(dāng)今電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，檔案信息的管理也開始出現(xiàn)了很多變化，由原來的紙質(zhì)類檔案資料，迅速轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。也就是說，一些檔案信息已經(jīng)不需要利用紙張進(jìn)行整理和記錄，而是存儲進(jìn)計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行保管，還可以依靠系統(tǒng)的檢索功能來進(jìn)行信息調(diào)閱和后續(xù)研究，提供了很大的便利性和實效性。因此我們應(yīng)該充分挖掘電子檔案的實際應(yīng)用價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；價值

引言

檔案信息資料的實用價值愈加凸顯，尤其是在當(dāng)今這個信息時代，各大企業(yè)乃至攻擊基層事業(yè)單位都開始轉(zhuǎn)變對檔案管理這項工作的態(tài)度和理念，不只是認(rèn)為檔案是一種重要的信息資源，而且正在積極推進(jìn)管理體制和工作方法的創(chuàng)新優(yōu)化，將檔案信息中的應(yīng)用價值充分挖掘出來，以提供管理層做出決策和部署的參考依據(jù)。但我們也應(yīng)當(dāng)注意到現(xiàn)行的檔案管理機(jī)制和體系中仍然存在諸多問題和缺陷，解決問題從而完善管理體系就成為了當(dāng)務(wù)之急。

一、目前我國的檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)在我國的檔案管理方式在檔案管理工作由于受思想意識、經(jīng)濟(jì)、文化等一系列因素的限制，具有一定滯后性，紙質(zhì)檔案暫時無法退出歷史舞臺。在檔案管理過程中，合理科學(xué)的分類、多樣化、全方位的建立索引信息等工作都需要更好地完成電子檔案的應(yīng)用。此時，電子檔案應(yīng)用的重要性和必要性就得到了深層次的體現(xiàn)。

雖然現(xiàn)代檔案的管理水平有了一定的提高，通過建立電子檔案，既節(jié)約了大量紙張資源，又由此建設(shè)相應(yīng)的信息化管理體系，但是其中暴露出的問題也很多。比如紙質(zhì)檔案并沒有被電子檔案完全替代，管理工作就很明顯的被一分為二，形成了兩套管理體系，原有管理模式以及新型的電子檔案管理方式并存，工作效率并沒有得到很大的提升，還由于存在的矛盾和問題而引起管理水平的下降，也使得現(xiàn)代化的電子檔案的相關(guān)管理工作發(fā)展較為緩慢，很多新型的管理舉措和策略無法及時有效地加以落實和執(zhí)行。

但隨著電子檔案普及程度的持續(xù)提高，圍繞電子檔案而建設(shè)起來的新型管理體系也在迅速完善當(dāng)中，我國基層單位開始普遍重視檔案信息管理類工作的體制改革問題，并積極引進(jìn)和融入包括電子檔案技術(shù)以及相關(guān)信息技術(shù)在內(nèi)的多種科學(xué)技術(shù)方法，逐步改變了檔案管理類工作發(fā)展滯后、緩慢的局面，開始向著更高水平的現(xiàn)代化迅速發(fā)展。我們既要看到目前紙質(zhì)、電子檔案管理中所面臨的問題，也要重視檔案信息所具備的應(yīng)用價值。

二、檔案管理中電子檔案的應(yīng)用價值

（1）使用方便，提高辦公效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作過程中，工作人員主要依靠于手工操作，容易出現(xiàn)字跡模糊、信息收集不全、統(tǒng)計錯誤等問題，不僅耗費(fèi)了大量的人力和時間，而且由于個人對分類標(biāo)準(zhǔn)的理解不同，導(dǎo)致整個分類管理工作的效果不盡如人意。電子檔案的應(yīng)用運(yùn)用計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，使數(shù)據(jù)無論是在采集、存儲、分類還是統(tǒng)計環(huán)節(jié)，都變得更加方便，并且無論是起草、處理、傳輸都更加簡單易行。同時電子文件在存儲光盤和磁盤信息的同時，使用計算機(jī)可以很好地解決這些問題，縮短時間，使人們能夠按照數(shù)據(jù)的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計和查詢。在管理文件時，節(jié)省了人力，提高了準(zhǔn)確性和檢索效率。

（2）實現(xiàn)文件和文字信息等資源得到共享

傳統(tǒng)的手工操作管理檔案方式使各個企業(yè)、單位、部門之間想要實現(xiàn)資源共享，即使在小范圍內(nèi)也需要很高的成本，而大規(guī)模、全面的資源共享更是十分困難。因此大量信息出現(xiàn)閑置狀態(tài)，很大程度上造成了文件和檔案資源的浪費(fèi)。電子檔案管理系統(tǒng)利用電子應(yīng)用構(gòu)建一個縱橫交錯、內(nèi)容豐富的信息集合，在此基礎(chǔ)上合理組織各種搜索、檢索和利用工具，使人們可以從多種角度、多種方式搜索信息，并通過網(wǎng)絡(luò)實時傳輸各種資源，使大規(guī)模、大面積地共享資源變得輕而易舉。適合于現(xiàn)代社會要求的快速、高知識產(chǎn)出和多樣化的信息吸收，提高了檔案管理的效率，減少了中間環(huán)節(jié)，大大提高了對檔案的利用率，實現(xiàn)了不同歷史時期信息的交換和共享，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

（3）提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，降低保管難度

相較與紙質(zhì)文件而言，電子文檔載體的使用壽命比較長。紙張的耐久性取決于纖維素自身的性質(zhì)，紙張在水、火、酸等條件下很容易受到損壞，在檔案管理工作過程中如發(fā)生意外很容易造成不可彌補(bǔ)的損失。而電子文件完全不存在這些問題的困擾，并且隨著科技的發(fā)展，存儲和讀取電子文件的設(shè)備也越來越成熟?？梢愿鶕?jù)具體的需求選擇不同的載體，如光盤、U盤、移動硬盤等。這些載體都具有易存儲和讀取，存儲時間長，穩(wěn)定性強(qiáng)不易損壞的特點(diǎn)。

（4）保證檔案傳輸過程中的安全性的及時性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案傳輸過程中，主要依靠人力通過郵遞等方式進(jìn)行傳輸，不但浪費(fèi)時間、人力且檔案安全性低，還很容易出現(xiàn)資料延誤、丟失、破損等情況。而電子檔案的應(yīng)用不但能夠確保文書檔案的安全性，更能有效的避免檔案資料在傳輸過程中出現(xiàn)延誤、丟失、破損等現(xiàn)象，同時傳輸速度得到了極大提高。

（5）有效避免資源浪費(fèi)，使環(huán)境問題得到改善

在現(xiàn)在大規(guī)模應(yīng)用電子檔案的管理模式下，用紙量明顯減少，從而有效節(jié)約了森林資源，對改善了環(huán)境具有重要意義。此外，電子文檔存儲不需要建立合適的存儲空間和各種儲備條件，有效避免了資源浪費(fèi)。在節(jié)能環(huán)保方面，同樣具有重要意義。

結(jié)束語

無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式還是現(xiàn)代電子檔案管理方式，安全始終都是我們需要注意的最關(guān)鍵、最根本的問題。雖然電子檔案的應(yīng)用提供了諸多便利，但其中也存在著各種不確定因素，在安全性方面也存在一些缺陷，如因網(wǎng)絡(luò)病毒惡意攻擊導(dǎo)致資料信息泄露、重要文件丟失等。因此我們在使用期間需要定期檢查、殺滅網(wǎng)絡(luò)或電子載體中存在的病毒，并對重要文件做好備份措施，以保護(hù)文件中的相關(guān)信息安全。但是相信隨著時間的推移，現(xiàn)階段文檔和文件管理信息電子應(yīng)用的問題將最終得到解決。未來在的檔案管理應(yīng)用上，電子檔案一定是大勢所趨，文檔和文件管理信息的電子應(yīng)用將突出其不可替代的優(yōu)勢，使人們充分享受到電子檔案應(yīng)用的巨大便利。

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