檔案信息與決策的關(guān)系及其特點(diǎn)

王艷明　熊宇珊　韓丹

[摘 要] 國家的政治、經(jīng)濟(jì)、科技與文化發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與創(chuàng)新都離不開科學(xué)的決策，科學(xué)決策必須以豐富而詳實(shí)的信息作為依據(jù)與保障。信息與檔案信息在科學(xué)決策的制定、反饋評(píng)價(jià)、優(yōu)化、預(yù)見等方面發(fā)揮著重要作用。在此基礎(chǔ)上，基于信息科學(xué)和檔案管理的基本原理，檔案信息影響著決策信息的真實(shí)度、權(quán)威性、可信度、成本與價(jià)值效應(yīng)、不完全性及非對(duì)稱性，對(duì)于提升決策的科學(xué)性、加強(qiáng)科學(xué)決策的程序性控制與反饋?zhàn)饔镁哂兄匾囊饬x。

[關(guān)鍵詞] 檔案信息；信息資源；決策；決策信息；科學(xué)決策

[中圖分類號(hào)] G273 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1002-8129（2018）11-0010-12

社會(huì)信息化、信息社會(huì)化是信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一個(gè)顯著特征，信息完全呈現(xiàn)出資源化的趨勢(shì)。今天，“物質(zhì)、能量和信息是支配人類社會(huì)發(fā)展的三大要素” [1]，信息資源已取代物質(zhì)資源及能源資源成為當(dāng)今社會(huì)居于支配地位的戰(zhàn)略性、戰(zhàn)術(shù)性資源，是社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展最為重要且不可或缺的核心資源之一。

我國最高決策層早就注意到信息資源的重要作用，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在2004年印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》中明確指出，“信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，與能源、材料資源同等重要”，要“高度重視信息資源開發(fā)利用對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用”。在未來，國家與國家之間、企業(yè)與企業(yè)之間最為根本的競(jìng)爭(zhēng)是信息資源的競(jìng)爭(zhēng)。擁有豐富信息資源儲(chǔ)備的國家或企業(yè)，不僅可在當(dāng)前的競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地，更能主動(dòng)定義未來競(jìng)爭(zhēng)的內(nèi)容并主導(dǎo)競(jìng)爭(zhēng)的走向。

決策是國家建設(shè)及社會(huì)發(fā)展包括企業(yè)發(fā)展中不可或缺的系統(tǒng)性、決定性環(huán)節(jié)，而科學(xué)的決策須臾離不開豐富詳實(shí)的信息作為基礎(chǔ)和判斷依據(jù)，任何脫離信息的決策都是輕率、盲目、不負(fù)責(zé)任的行為。占有信息，已經(jīng)成為科學(xué)決策的首要前提。

信息資源的種類豐富，構(gòu)成相異，各具特點(diǎn)，信息的差異使其在科學(xué)決策中所發(fā)揮的作用不同，產(chǎn)生的反饋機(jī)制也呈現(xiàn)不同特點(diǎn)。在各種信息資源中，檔案信息具有區(qū)別于其他信息資源的諸多特性，在決策中產(chǎn)生著不同的作用，其反饋機(jī)制也有別于其他類型的信息資源。研究檔案信息與決策的關(guān)系、作用特點(diǎn)及其反饋機(jī)制，既能提升我們嚴(yán)謹(jǐn)分析、科學(xué)決策的能力和水平，又能刺激和促進(jìn)檔案信息資源的科學(xué)開發(fā)，同時(shí)也能引導(dǎo)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案工作的重構(gòu)與發(fā)展。

一、信息與決策的關(guān)系及作用

檔案信息是信息資源中的重要形式，具有信息資源的一般特性及功能，要分析檔案信息與決策的關(guān)系，厘清決策與信息的關(guān)系及作用應(yīng)該是一個(gè)必要的邏輯前提。

1. 決策與信息。決策是管理活動(dòng)中的重要行為，是為了實(shí)現(xiàn)特定的目標(biāo)與任務(wù)，根據(jù)現(xiàn)實(shí)的可能性，在搜集一定信息和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，基于相應(yīng)的原則，借助一定的工具、技巧和方法， 對(duì)影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的各種因素進(jìn)行分析、計(jì)算和判斷選優(yōu)后， 對(duì)未來活動(dòng)所作出的判斷及行為方案。

決策是一項(xiàng)主觀性、條件性很強(qiáng)的工作，但是主觀的判斷除了睿智的分析外，更需要大量的、詳實(shí)的信息作為判斷分析的基礎(chǔ)。耳熟能詳?shù)摹爸褐耍賾?zhàn)不殆” （《孫子·謀攻篇》）就是說明決策條件性。一個(gè)“知”字，就是突出強(qiáng)調(diào)要掌握作戰(zhàn)雙方及戰(zhàn)場(chǎng)環(huán)境等大量的信息，惟其如此，方能“運(yùn)籌帷幄中、決勝千里外”（《史記·留侯世家》）。

決策是一項(xiàng)決定全局性、系統(tǒng)性成敗的工作，科學(xué)決策一直就是人類發(fā)展及現(xiàn)代管理學(xué)追求的目標(biāo)[2]。從決策的要素看，“決策變量”與“環(huán)境變量” [2]所指的都是科學(xué)決策中不可或缺的信息表現(xiàn)形式。

改革開放以來，我國從過去某些盲目決策的教訓(xùn)中得出必須實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化的認(rèn)識(shí)，而決策科學(xué)化的前提就是決策必須建立在詳實(shí)的信息基礎(chǔ)上。上世紀(jì)80年代，已有一批學(xué)者在研究科學(xué)決策的過程中，認(rèn)識(shí)到信息的重要性。姜圣階、張順江、畢全忠認(rèn)為，科學(xué)決策的基本要素是信息，“只有獲得大量可靠的內(nèi)信息與外信息，才能‘知己知彼，做出正確的科學(xué)的決策”[3]。黃孟藩先生深刻認(rèn)識(shí)到信息之于科學(xué)決策的意義，他認(rèn)為科學(xué)決策的基本條件是“掌握決策所需的充足信息” [2]，并一再強(qiáng)調(diào)“決策沒有信息可以說寸步難行，因?yàn)槿绻闆r不明，決策者就等于是個(gè)瞎子，是沒法做好決策的”[2]。

張堯庭將信息與決策的關(guān)系上升到一個(gè)新的層面，因?yàn)槊總€(gè)人、每個(gè)機(jī)構(gòu)每天都在為某個(gè)行為進(jìn)行決策，所以他認(rèn)為，“信息與決策是現(xiàn)代人生活、工作離不開的兩個(gè)對(duì)象，它們是那么重要，又那么難以掌握” [4]。此后，隨著決策科學(xué)研究的不斷深入，信息對(duì)于科學(xué)決策的依據(jù)性、基礎(chǔ)性和條件性作用普遍得到認(rèn)同，信息資源的搜集、分析、處理成為科學(xué)決策的重要環(huán)節(jié)。

2. 信息在決策中的作用。信息資源有輔助決策、支撐決策、驗(yàn)證決策的效能，充分可靠的信息資源可以減少?zèng)Q策失誤，提升決策效率、促進(jìn)決策順利落實(shí)與推進(jìn)。信息在決策中的積極作用具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）信息是決策的基礎(chǔ)依據(jù)。偉大的革命軍事家、戰(zhàn)略家毛澤東同志在《中國革命戰(zhàn)爭(zhēng)的戰(zhàn)略問題》中說，“指揮員正確的部署來源于正確的決心，正確的決心來源于正確的判斷，正確的判斷來源于周到的和必要的偵查，以及對(duì)于各種偵察材料的連貫起來的思索”。這句話充分說明毛澤東同志很早就認(rèn)識(shí)到信息是決策之源，且依據(jù)這種理性、科學(xué)的認(rèn)識(shí)，通過一系列創(chuàng)造性的戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)決策，帶領(lǐng)中國革命走向勝利。

從本質(zhì)上講，任何政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、行政和組織機(jī)構(gòu)的決策行為，都是把信息轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆?dòng)的過程[5]。在決策中，決策者首先要做的一件事就是占有一切與決策對(duì)象相關(guān)的資料信息，在對(duì)這些信息進(jìn)行加工分析的基礎(chǔ)上，有效把握各種不確定性，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，避免決策失誤。沒有信息作為基礎(chǔ)與依據(jù)的決策，只能是盲目決策，無數(shù)的歷史案例都充分地證明了這一點(diǎn)。

（2）信息活動(dòng)是決策活動(dòng)的主體構(gòu)成。從本質(zhì)上看，對(duì)于政府或者企業(yè)等機(jī)構(gòu)而言，決策活動(dòng)無論遵循怎樣的程序、歷經(jīng)怎樣的環(huán)節(jié)、耗費(fèi)多長(zhǎng)的時(shí)間，其主體過程都是信息行為。于決策本身來說，最終的拍板定案是很短暫的，中間的活動(dòng)、內(nèi)容、程序都是圍繞信息展開，其主體的決策過程本質(zhì)上是信息活動(dòng)。

在這個(gè)問題上，決策科學(xué)先驅(qū)赫爾伯特·西蒙（H.A.Simon）的觀點(diǎn)極具代表性，他認(rèn)為在決策過程的情報(bào)活動(dòng)、設(shè)計(jì)活動(dòng)、抉擇活動(dòng)和實(shí)施活動(dòng)4個(gè)階段中，任何一個(gè)活動(dòng)不僅離不開信息，而且體現(xiàn)為對(duì)決策信息的采集與獲取、信息的加工與處理、信息的分析與判斷、不對(duì)稱信息的預(yù)測(cè)等信息行為，從而甄別決策所涉及的各種問題，支撐最終的決策活動(dòng)，而從總體的表現(xiàn)上看，整個(gè)決策過程似乎就是圍繞目標(biāo)展開的主體活動(dòng)[5]。

在今天，決策活動(dòng)的信息行為表現(xiàn)得更加深入和重要，大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、模型（或者模擬）推演等信息技術(shù)都被運(yùn)用到?jīng)Q策行為的信息活動(dòng)中，以提升決策的科學(xué)性和成功率。

（3）決策的評(píng)價(jià)基于信息的反饋。決策付諸實(shí)施后是完全失敗甚至造成更壞的惡果、還是僅僅沒有達(dá)到如期的效果、或者部分成功，最終只能靠現(xiàn)實(shí)的信息來反映與評(píng)價(jià)。社會(huì)管理及其活動(dòng)的決策看老百姓的評(píng)價(jià)及輿論等民意信息，科研決策看最終試驗(yàn)（或?qū)嶒?yàn)）的數(shù)據(jù)信息，企業(yè)決策看最終的產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)反饋及利潤(rùn)信息，出一本書看銷售碼洋，拍一部電影看上座率，凡此種種，決策成敗與效果的優(yōu)劣完全依靠最終的社會(huì)信息和數(shù)據(jù)信息來統(tǒng)計(jì)，最終形成對(duì)決策的評(píng)價(jià)，并反饋至決策者及相關(guān)的實(shí)施環(huán)節(jié)。

（4）信息具有優(yōu)化決策的功能。為保障決策的科學(xué)性和成功率，決策行為中，往往會(huì)事先形成多種可選方案，再對(duì)方案進(jìn)行比較選擇及優(yōu)化。在方案選擇及優(yōu)化的過程中，其基本的工具還是基礎(chǔ)信息及各種方案所可能產(chǎn)生的效果信息的比較分析，包括憑借現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的手段、利用相關(guān)信息對(duì)可選方案及優(yōu)化方案進(jìn)行模擬分析、反饋信息的比較分析，最終依據(jù)基礎(chǔ)信息及反饋信息在方案比較的基礎(chǔ)上，形成優(yōu)化后的最終決策方案。

決策科學(xué)的實(shí)踐證明，這種基于信息的優(yōu)化決策模式是科學(xué)決策、提升決策效率與效果的必由之路。

（5）信息在科學(xué)決策中的預(yù)見功能?？茖W(xué)決策與盲目決策的最大差異在于科學(xué)決策對(duì)最終的決策效果具有較強(qiáng)的可預(yù)見性。這種預(yù)見不是無依據(jù)的判斷或者估計(jì)，而是基于科學(xué)的信息分析與推測(cè)?？茖W(xué)的預(yù)見是建立在充分的信息分析與科學(xué)推理基礎(chǔ)上的，它大體有兩種方式。

第一種方式是既有的信息分析手段。任何事物的發(fā)展總有其客觀規(guī)律，這種手段是通過采集歷史和現(xiàn)實(shí)中類似的、相關(guān)的各種決策活動(dòng)所產(chǎn)生的效果信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行因果效應(yīng)及相關(guān)性分析，從中尋找特定的規(guī)律性，并依據(jù)這種規(guī)律性對(duì)決策效果進(jìn)行預(yù)見，甚至有些決策的最終拍板就是基于這種預(yù)見。譬如二戰(zhàn)中諾曼底戰(zhàn)役的登陸日，就是基于歷史氣候氣象信息的分析，預(yù)見特定日期氣象條件來影響決策的。成語“重蹈覆轍”的涵義及相關(guān)典故也是這種決策預(yù)見的歷史寫照。

第二種方式是模擬信息的分析預(yù)見手段。這種方式是建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)模擬技術(shù)和信息技術(shù)手段基礎(chǔ)上的，是現(xiàn)代決策科學(xué)發(fā)展的一種趨勢(shì)，也是決策行為逐步擺脫主觀臆斷進(jìn)入客觀預(yù)判的科學(xué)模式。依據(jù)相關(guān)科學(xué)原理及歷史數(shù)據(jù)信息、開發(fā)相關(guān)技術(shù)模型，在技術(shù)模型的計(jì)算機(jī)平臺(tái)上對(duì)相關(guān)決策進(jìn)行計(jì)算機(jī)推演，依據(jù)推演的結(jié)果及效果信息對(duì)決策效果進(jìn)行預(yù)見。這種決策預(yù)見目前在工業(yè)與技術(shù)決策、軍事戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)決策、經(jīng)濟(jì)投資決策中已經(jīng)擁有較多的成功預(yù)見案例，并在逐步的成熟之中。

沒有信息的決策是一種愚昧的賭博行為。隨著決策科學(xué)的不斷發(fā)展與成熟，信息在決策中的作用將會(huì)日益凸顯，決策者和管理者對(duì)這一問題的認(rèn)識(shí)也會(huì)逐漸加深。

二、檔案信息與決策的關(guān)系及作用

1. 檔案信息與決策信息的關(guān)系。信息與決策的關(guān)系及其重要性已經(jīng)毋庸置疑。然而，信息卻又是一個(gè)很龐大的資源體系，它依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以劃分為很多不同的類型，不同類型的決策、不同時(shí)期的決策、不同的人或者機(jī)構(gòu)的決策所需要的信息也是有差異的。而科學(xué)決策中所需要的信息類型，則要依據(jù)決策的性質(zhì)、方法、程序及決策信息提供的途徑進(jìn)行分類。

在今天，社會(huì)治理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)經(jīng)營(yíng)等決策呈現(xiàn)出越來越強(qiáng)的綜合性、專業(yè)性，因此科學(xué)決策需要的信息也呈現(xiàn)出專業(yè)化的特征，具體可以劃分為政治信息、社會(huì)信息、經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、文化信息、市場(chǎng)信息、政策法規(guī)信息、消費(fèi)娛樂信息等[1]，而這些信息都是在各自的專業(yè)活動(dòng)中形成與積累的，其中包含這些活動(dòng)中產(chǎn)生的大量檔案信息，而從資源建設(shè)及增長(zhǎng)趨勢(shì)看，檔案信息在這些信息中居于主體地位。

在具體的決策行為中，決策信息依據(jù)提供途徑可以劃分為圖書信息、情報(bào)信息、網(wǎng)絡(luò)信息、檔案信息等類型。其中，檔案信息是最為穩(wěn)定、最為基礎(chǔ)的決策信息。

從決策信息的來源看，可以將信息簡(jiǎn)單區(qū)分為內(nèi)源信息和外源信息。而無論內(nèi)源信息還是外源信息，都包括檔案信息，且具有相對(duì)穩(wěn)定的來源。

從決策信息的加工性質(zhì)看，可以歸類為原生信息（或一次性信息）和再生信息（或者二次性、三次性加工信息）。原生信息是在人們特定社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，具有原始的依據(jù)憑證性，這種“原生態(tài)” [6]形式的信息就是檔案信息。而在再生信息中，很大的比重和成分也與檔案信息密切相關(guān)，有些信息就是基于檔案信息的處理而產(chǎn)生的。譬如檔案史料的編纂出版可形成圖書；情報(bào)資料機(jī)構(gòu)對(duì)得到的檔案加工處理后則轉(zhuǎn)變?yōu)榍閳?bào)信息及文獻(xiàn)信息；各類網(wǎng)站將檔案信息以網(wǎng)頁的形式編輯公布后成為網(wǎng)絡(luò)信息資源，網(wǎng)絡(luò)受眾再以其他媒體管道的形式傳播則又演化為消息。因此，從信息傳播的角度追根溯源，于大量的再生信息而言，檔案信息是“基礎(chǔ)信息”或曰“信息母體”，與檔案信息大有淵源。

總之，檔案信息是決策信息的重要組成部分，檔案信息與其他信息類型一起，共同作為決策的基礎(chǔ)與依據(jù)。

2. 檔案信息在決策中的作用。檔案信息是國家、機(jī)構(gòu)及個(gè)人重要的信息資源及無形資產(chǎn)，在歷史記錄、法律保障、科學(xué)管理、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、權(quán)益維護(hù)、計(jì)劃決策等方面發(fā)揮著巨大的條件性、知識(shí)性作用。檔案信息與科學(xué)決策高度相關(guān)，是科學(xué)決策中不可缺少的信息類型，也與其他決策所需信息類型密切相關(guān)且相互影響、共同作用。故此，從科學(xué)邏輯的角度考量，前論中信息之于科學(xué)決策中的基礎(chǔ)依據(jù)、主體構(gòu)成、反饋評(píng)價(jià)、優(yōu)化決策、預(yù)見作用等功能同樣體現(xiàn)在檔案信息上，不過是各有側(cè)重、各具規(guī)律，或者在效能上有所差異，而檔案信息在科學(xué)決策中的作用特點(diǎn)則會(huì)在后文作具體分析。

綜上所述，信息是科學(xué)決策的基礎(chǔ)與保障[6]，而檔案信息不僅是決策信息中的重要成分，還是其他信息類型的基礎(chǔ)，因此檔案信息同樣是科學(xué)決策的基礎(chǔ)與保障，發(fā)揮著同樣類似的作用與效能。而從決策的理論、決策方法與反饋來看，檔案信息更是直接影響到?jīng)Q策的科學(xué)化程度，甚至影響決策進(jìn)程及效率。

三、檔案信息在決策中的應(yīng)用特點(diǎn)

“信息→信念→決策” [4]是科學(xué)決策的機(jī)制，決策者通過對(duì)占有信息的分析與判斷，形成關(guān)于決策對(duì)象的信念與觀念，進(jìn)而做出決策。從這一機(jī)制中可以發(fā)現(xiàn)，科學(xué)決策的產(chǎn)生與決策信息的兩個(gè)因素有關(guān)，一是決策信息的數(shù)量與質(zhì)量，二是決策信息的加工分析方法。

在決定決策信息的數(shù)量與質(zhì)量中，檔案信息起到較大的作用，有時(shí)甚至是決定性的，這一點(diǎn)將會(huì)在下文對(duì)檔案信息作用特點(diǎn)的分析中具體予以呈現(xiàn)。而在對(duì)信息加工與分析中，檔案管理的手段也有助于對(duì)決策信息的正確分析、評(píng)估與提煉，有助于決策者形成正確的信念與觀點(diǎn)，將影響決策的各種不確定性降低到安全的閾值，從而保障科學(xué)決策的產(chǎn)生。

由此可見，檔案信息對(duì)決策行為的作用首先體現(xiàn)在對(duì)決策信息數(shù)量與質(zhì)量的影響上，其次表現(xiàn)在決策活動(dòng)的具體過程與方法之中?；诳茖W(xué)決策的機(jī)制，依據(jù)檔案信息的屬性與特點(diǎn)，大體可以分析總結(jié)出檔案信息在科學(xué)決策中的作用特點(diǎn)。

1. 檔案信息對(duì)決策信息的應(yīng)用特點(diǎn)

（1）影響決策信息的真實(shí)度。信息是決策的基礎(chǔ)，但是科學(xué)的決策需要的是真實(shí)可靠的信息，決策信息的真實(shí)程度直接決定著決策的成敗及實(shí)施效果。因此，如何提升決策信息的真實(shí)度是決策活動(dòng)采集、分析與評(píng)估信息需要首先思考的問題。

檔案學(xué)原理表明，檔案信息區(qū)別于其他信息形式的最核心特點(diǎn)是原始記錄性和法律憑證性。無論從檔案的形成特點(diǎn)、歸檔控制方式、保管模式等技術(shù)手段與管理特征分析，還是從國家賦予檔案事業(yè)及檔案工作的社會(huì)治理功能及法理屬性考察，檔案信息無疑是真實(shí)程度最高的信息類型。譬如法律范疇的信息被稱為證據(jù)，《中華人民共和國檔案法》賦予了檔案信息以特殊的司法屬性，我國的《民事訴訟法》《刑事訴訟法》及《行政訴訟法》在所列證據(jù)類型中，檔案部門出具的檔案信息的真實(shí)程度最高，司法實(shí)踐也證明檔案證據(jù)的可采性及證據(jù)效力遠(yuǎn)高于其他類型證據(jù)形式。

因此，在采集和占有決策信息的過程中，廣開渠道盡可能多地收集各類檔案信息，提升檔案信息在決策信息中的權(quán)重及占比，是增強(qiáng)決策信息真實(shí)度最有效的手段及最直接的途徑。檔案信息的比重越高、分布越全面，決策信息的真實(shí)可靠程度就越高，管理者在決策時(shí)的信心就越足，不確定性自然大大降低，決策的風(fēng)險(xiǎn)隨之減小。

（2）辨識(shí)決策信息的可信度。無論我們通過怎樣的采集渠道，使用怎樣的加工處理方法，在決策信息中總是不乏虛假信息和噪音信息。虛假信息或者噪音信息會(huì)擾亂和迷惑決策者、增加決策的混亂度。因此，如何甄別決策信息同樣是決策活動(dòng)中無法回避的問題。

檔案信息不僅影響甚至決定著決策信息的總體真實(shí)性，還能夠?qū)ζ渌愋偷臎Q策信息起到一定的鑒別與辨識(shí)作用。一般而言，信息資源之間往往具有較高的相關(guān)性，也就是對(duì)于特定的主客體及歷史事件，既有圖書文獻(xiàn)信息的描述，也有情報(bào)信息記載、網(wǎng)絡(luò)信息及社會(huì)消息的傳播，而檔案信息也許有著更直接的記錄，這些信息會(huì)共同影響著決策者的分析與判斷。所以，決策者一定要充分分析這些信息之間的相關(guān)性，并基于真實(shí)程度最高的檔案信息來鑒別與辨識(shí)虛假信息和噪音信息，將其排除在決策影響之外，從而降低決策的風(fēng)險(xiǎn)。

因此，在對(duì)決策信息的分析鑒別中，檔案信息能起到一定的參照、鑒別的作用，對(duì)于有效剔除虛假信息和噪音信息提供了有效的技術(shù)選擇。

（3）提升決策信息的權(quán)威性。在決策活動(dòng)中，決策信息的真實(shí)程度、可信程度影響著決策的成敗，而決策信息的權(quán)威程度決定著決策者的信息及決策的效率與效果。換言之，決策進(jìn)程的快慢及最終決策效果的好壞很大程度取決于決策信息的權(quán)威性。決策信息越權(quán)威，就越不可替代，決策分析就越清晰，決策者的信心就越堅(jiān)定，決策的進(jìn)程就越快，最終決策的效果也不會(huì)出現(xiàn)大的偏差。

檔案信息的權(quán)威性是由兩個(gè)因素型塑的，一是基本來源于社會(huì)公信度較高、社會(huì)責(zé)任感較強(qiáng)的政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位，二是檔案的生成、流轉(zhuǎn)遵從嚴(yán)格的法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

從來源及生成特點(diǎn)看，檔案信息主要來自于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，通常都具有特定的“官方”色彩，本身的社會(huì)公信度較高。這些機(jī)構(gòu)一般都是依法辦事，行為有嚴(yán)格的紀(jì)律及標(biāo)準(zhǔn)約束，文件的積累、歸檔、保管、鑒定都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，其形成的檔案具有較高的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及社會(huì)認(rèn)同度，這些信息絕大多數(shù)是唯一的、不可替代的，在決策活動(dòng)起到?jīng)Q定性的作用。

而其他類型的信息就不一樣，他們往往來自于帶有利益色彩的市場(chǎng)化機(jī)構(gòu)，或者大眾化的網(wǎng)絡(luò)傳媒，其自由度很高，缺乏嚴(yán)肅性，難言權(quán)威性，可替代性也較強(qiáng)，對(duì)于決策更多只是起到一定程度的參考作用。

因此，在決策信息中，檔案信息由于有生成機(jī)構(gòu)的職責(zé)加持及生成過程的規(guī)范控制而最具權(quán)威性，是決策活動(dòng)中的首選信息，同時(shí)也是最具信任度、最具價(jià)值的決策信息。

（4）增強(qiáng)決策信息的時(shí)效特征。任何信息形式的使用價(jià)值都存在對(duì)時(shí)間的分布規(guī)律，即時(shí)間效應(yīng)[1]。有的信息僅在短期內(nèi)存在一定的價(jià)值，具有一定的參考借鑒作用，超過這個(gè)期限就轉(zhuǎn)化為無用或者噪音信息。有些信息的時(shí)間效應(yīng)沒有特定規(guī)律，會(huì)隨著環(huán)境條件的變化而變化，對(duì)決策的參考作用具有不確定性，使用起來也會(huì)有一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，對(duì)于決策行為而言，決策信息的時(shí)效特征如果比較明顯，那么使用起來就安全便利，這種特征將提升決策信息的指向性，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，提升決策效果。

在所有信息形式中，檔案信息的時(shí)效特征最為明顯、易于把握，因?yàn)樵谖募臍w檔及在檔案的保管過程中，檔案文件有一套科學(xué)化、并經(jīng)過歷史與實(shí)踐檢驗(yàn)的文件價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法，在這一標(biāo)準(zhǔn)與方法的控制下，任何一件檔案都標(biāo)識(shí)了保管期限，這個(gè)保管期限就是檔案信息的價(jià)值存續(xù)期限，超過這個(gè)期限，這件檔案的價(jià)值就非常低微，基本不具備決策的利用價(jià)值。

因此，對(duì)于已占有的決策信息而言，檔案信息因其具備明確的時(shí)效標(biāo)簽而最具價(jià)值利用指向，也可利用其時(shí)效標(biāo)簽的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)及信息內(nèi)容的關(guān)聯(lián)關(guān)系，來判定其他信息形式的時(shí)效特征，從而從總體上增強(qiáng)決策信息的時(shí)效特征，使之更好地服務(wù)于決策。

（5）降低決策信息的成本。決策需要信息，但信息是需要成本的。無論是由決策者自己還是雇傭他人進(jìn)行決策信息的采集、處理或者形成相關(guān)的信息分析報(bào)告，都需要一定的經(jīng)濟(jì)支出，這個(gè)經(jīng)濟(jì)支出就是決策信息的成本[5]。

決策信息的成本包括兩個(gè)部分。一是直接成本，即有關(guān)決策信息的購買成本或者使用成本。比如向有關(guān)機(jī)構(gòu)或者人員購買情報(bào)信息的經(jīng)濟(jì)支出、訂購有關(guān)數(shù)據(jù)庫使用權(quán)的經(jīng)濟(jì)支出等。二是間接成本，就是對(duì)決策信息進(jìn)行采集、整理、分析、技術(shù)處理、存儲(chǔ)保管等過程中產(chǎn)生的設(shè)備費(fèi)用和人工費(fèi)用。

不同的信息類型所產(chǎn)生的信息成本是有差異的，在決策信息中，檔案信息的成本是最低的。

首先，檔案信息具有很強(qiáng)的公益性，信息的直接成本較低。于政府決策而言，不僅可以任意調(diào)用公共檔案館的檔案信息，而且可以在不損害機(jī)構(gòu)權(quán)益的前提下使用保存在社會(huì)各類機(jī)構(gòu)的檔案信息，直接成本幾乎可以忽略不計(jì)。于機(jī)構(gòu)決策而言，一是可以無償使用公共檔案館的檔案信息，二是可以自由支配機(jī)構(gòu)內(nèi)部保存的檔案信息，此外還可以通過合法途徑低成本使用其他社會(huì)機(jī)構(gòu)的檔案信息，總體的直接成本也較低。

其次，檔案信息的結(jié)構(gòu)化程度較高，間接成本也較低。檔案信息在歸檔、整理、鑒定過程中經(jīng)過了科學(xué)的分類、著錄、摘錄、編研，信息的序化程度很高，可以直接供決策使用，避免決策信息的重復(fù)分析費(fèi)用。而在現(xiàn)代信息條件下，檔案信息遵從知識(shí)管理的需要，充分運(yùn)用了數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，數(shù)字檔案館提供服務(wù)的檔案信息已經(jīng)是結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)，可以直接應(yīng)用于決策系統(tǒng)之中。簡(jiǎn)言之，檔案信息是一種成品或半成品信息，決策時(shí)使用檔案信息不僅直接省略了對(duì)信息的采集、分析、處理的設(shè)備費(fèi)用和人工費(fèi)用，還節(jié)省了決策信息處理的時(shí)間，提升了決策的效率。

除檔案信息外的其他決策信息則不同，要么是信息與媒體機(jī)構(gòu)提供的以贏利為目標(biāo)的市場(chǎng)化信息，其獲取和使用需要較高的直接成本。要么是混亂度較高的初級(jí)信息，必須再經(jīng)過序化與分析處理，需要較高的間接成本。

因此，在決策行為中，由于檔案信息的直接成本和間接成本很低，可以降低決策信息的總體成本，減少?zèng)Q策的經(jīng)濟(jì)投入，提升決策的效率與效益。

（6）不改變決策信息的不完全性及非對(duì)稱性。雖然人類已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，各類信息呈爆炸式增長(zhǎng)，但是信息分析告訴我們，人類對(duì)任何主客體及所發(fā)生的事件的了解是不全面的，對(duì)其的認(rèn)知也不可能是完全的。也就是說，從純理論的角度分析，沒有人能夠窮盡任何主客體及所發(fā)生的事件的全部信息，人類對(duì)任何事物的認(rèn)知永遠(yuǎn)都是不完全的。同時(shí)，就算是這個(gè)不完全的信息集合，任何信息的采集方和管理方無論使用何種手段和方式，也都不能完全掌握這部分本就不完全的信息集合。因此，對(duì)于人類的任何活動(dòng)而言，其所掌握的信息永遠(yuǎn)是不完全的、相對(duì)有限的[1]。

信息不對(duì)稱原理告訴我們，在競(jìng)爭(zhēng)性條件下，任何信息活動(dòng)包括決策行為，不同的決策人掌握的信息是不對(duì)稱的。也就是說每一個(gè)決策機(jī)構(gòu)和決策人所收集和占有的信息無論從數(shù)量、質(zhì)量、內(nèi)容上都是不一樣的，也就是不對(duì)稱的[4]。

對(duì)于決策行為而言，決策人主觀上一方面總是希望得到完全的信息、消除不完全信息現(xiàn)象，另一方面又渴望自己得到的信息比競(jìng)爭(zhēng)方數(shù)量更多、質(zhì)量更好、分布更合理，建立對(duì)己方有利的不對(duì)稱信息形式，因而在信息的采集上總是廣開門路，甚至不擇手段。但從客觀上說，這些意圖和行為是徒勞的，改變不了決策信息依然是不完全和不對(duì)稱的現(xiàn)實(shí)。

檔案信息雖然在真實(shí)性、權(quán)威性、可信度、成本與價(jià)值效應(yīng)上具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，但是同樣改變不了決策信息不完全性和不對(duì)稱的規(guī)律。因此，在決策行為中，決策人可以努力做好信息包括檔案信息的采集工作，但必須清醒地意識(shí)到信息的這種不完全性和不對(duì)稱性的存在，并恰恰要基于這種不完全及不對(duì)稱原理，利用不完全信息分析的手段，科學(xué)分析、處理和使用這些不完全、不對(duì)稱的信息，提升決策的科學(xué)化水平。

2. 檔案信息在決策行為中的應(yīng)用特點(diǎn)

（1）提升決策的科學(xué)性。目標(biāo)確立和措施（方案）選擇是決策活動(dòng)的基本行為。決策是否科學(xué)，無非是目標(biāo)確定得對(duì)不對(duì)和好不好、方案選擇得對(duì)不對(duì)和是否恰當(dāng)。前者是是非對(duì)錯(cuò)標(biāo)準(zhǔn)，后者是優(yōu)劣比較與選擇標(biāo)準(zhǔn)；前者決定決策的成敗，后者關(guān)系決策的效果[2]。

首先，在目標(biāo)的確定上，基于信息的目標(biāo)判定非常強(qiáng)調(diào)目標(biāo)描述的真實(shí)性、權(quán)威性與清晰度，容不得半點(diǎn)虛假和不確定性。在這里，檔案信息的優(yōu)勢(shì)無與倫比，以其嚴(yán)肅、真實(shí)、權(quán)威的特性優(yōu)先得到?jīng)Q策者的青睞。譬如人才的錄用、官員的任命、合作對(duì)手的選擇、投標(biāo)企業(yè)的篩選，決策者一定是選擇調(diào)閱相關(guān)人員或者機(jī)構(gòu)的檔案信息，而不是其他的描述或者道聽途說。又譬如經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)速度的估算、利潤(rùn)增長(zhǎng)目標(biāo)的分配，也是基于相關(guān)歷史檔案數(shù)據(jù)的分析及發(fā)展趨勢(shì)而確定的。因此，在決策目標(biāo)的確定上，檔案信息無疑最具話語權(quán)，較大程度上影響到?jīng)Q策的科學(xué)性。

其次，在決策方案的選擇和優(yōu)化上，檔案信息依然能起到針對(duì)性、借鑒性很強(qiáng)的作用。決策方案是為實(shí)現(xiàn)決策目標(biāo)而制定的，無論對(duì)于政府還是機(jī)構(gòu)而言，工作總是連續(xù)性的、業(yè)務(wù)總是有關(guān)聯(lián)性的。新的決策與過去的絕大部分決策在性質(zhì)和業(yè)務(wù)上是類似的。譬如年度工作安排、產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、投資發(fā)展規(guī)劃等幾乎年年相似。過去的決策在執(zhí)行中形成了真實(shí)的、系列的檔案資料，過去的決策所取得的經(jīng)驗(yàn)可以優(yōu)化新的決策方案，過去決策存在的失誤與教訓(xùn)可以給新的決策提供借鑒，避免重蹈覆轍，同時(shí)給新的決策方案提供選擇依據(jù)。

以史為鑒，可以知興衰、明得失、懂進(jìn)退。過往決策的成功經(jīng)驗(yàn)、失敗教訓(xùn)都體現(xiàn)在檔案記錄上，加強(qiáng)對(duì)這些檔案的分析研究，有助于決策者制定和優(yōu)化新的決策方案，提升決策的科學(xué)化水平。

（2）強(qiáng)化決策的程序性控制。決策的科學(xué)性，首先強(qiáng)調(diào)的是程序的合法性、合規(guī)性。依法行政、依規(guī)決策，既是保障決策科學(xué)的程序性控制，也可保障決策的公平和公正，因?yàn)樵S多決策是會(huì)涉及利益分配和資源流向問題的。

決策盡管種類繁多、數(shù)量巨大，但是決策學(xué)研究及決策實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，所有的科學(xué)決策存在相似的規(guī)律，并且這種規(guī)律體現(xiàn)在科學(xué)決策的一般程序上[3]。綜合決策科學(xué)研究的成果及決策實(shí)踐探索的經(jīng)驗(yàn)，科學(xué)決策的基本程序可分為：提出問題（目標(biāo)）→分析問題→制定方案（對(duì)策或措施）→可行性分析與論證→審核方案→決定（決策或決議）[3]。只有經(jīng)過這些程序，我們對(duì)決策目標(biāo)的把握才最準(zhǔn)確，對(duì)信息的分析才最全面，對(duì)解決問題的方案才最有把握，對(duì)決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)才最有信心。忽略或者跳過任何一個(gè)程序，都可能給決策留下隱患，決策目標(biāo)的達(dá)成就具有不確定性。

因此，科學(xué)決策必須強(qiáng)化程序性控制，譬如我國在基本建設(shè)投資上，通過立法的形式，堅(jiān)持一定規(guī)模的投資項(xiàng)目的決策立項(xiàng)，必須編制詳盡的《可行性研究報(bào)告》，并通過嚴(yán)格的審核。在我國，決策的程序性控制已經(jīng)走上法制化軌道。

那么，從操作層面上看，決策的程序性控制怎樣才能行之有效呢？決策會(huì)留下痕跡，決策的每一個(gè)過程會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的文件，越過某一個(gè)環(huán)節(jié)，這一程序的文件就會(huì)缺失，偽造的文件缺乏邏輯和事由關(guān)聯(lián)。因此，對(duì)決策文件進(jìn)行歸檔，并依據(jù)決策檔案來檢查監(jiān)督?jīng)Q策的程序性，具有理論與邏輯上的科學(xué)性。同時(shí)，實(shí)踐證明，加強(qiáng)決策檔案的管理是對(duì)決策進(jìn)行程序性控制最為有效的策略。

黨的十八屆四中全會(huì)審議通過的《中共中央關(guān)于全面推進(jìn)依法治國若干重大問題的決定》特別強(qiáng)調(diào)，要將行政決策限定在法制的框架內(nèi)，保障決策的規(guī)范化、科學(xué)性，助力法治政府的建設(shè)。在重大行政決策方面，我國基本確立了基于科學(xué)決策基本程序的“公眾參與、專家論證、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、合法性審查、集體討論決定”5個(gè)行政決策法定程序[7]。為此，我國許多檔案行政管理機(jī)關(guān)紛紛出臺(tái)有關(guān)規(guī)定，旨在通過對(duì)決策檔案的規(guī)范化管理與監(jiān)督，控制同級(jí)或者下級(jí)政府科學(xué)決策的實(shí)施。

譬如北京市檔案局頒布的《關(guān)于加強(qiáng)行政決策檔案管理工作的意見》、四川省人民政府印發(fā)的《四川省重大行政決策程序性規(guī)定》、福建泉州市檔案局印發(fā)的《泉州市行政權(quán)力實(shí)施檔案管理暫行規(guī)定》，基本都規(guī)定決策過程的全部文件材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，加強(qiáng)決策檔案的管理，并在行政執(zhí)法檢查中作為行政決策合法性、合規(guī)性審查的主要憑證材料。

（3）增強(qiáng)決策的反饋性。由于決策終歸是對(duì)未來發(fā)生的行為與事件所進(jìn)行的一種主觀判斷，而決策的內(nèi)外部環(huán)境、執(zhí)行主體、客觀需求總是在不斷地發(fā)生變化，因此，無論我們基于怎樣正確的觀念與理論、使用什么樣的科學(xué)分析方法、遵循多么嚴(yán)格的決策程序、執(zhí)行如何周詳?shù)恼撟C與審核，都無法避免決策的失誤。

決策是人做出的，是人就難免有失誤?？茖W(xué)意義層面上的決策，既能容忍一定幾率的決策失誤，也會(huì)對(duì)可能發(fā)生的決策失誤提出應(yīng)對(duì)措施，這個(gè)措施就是決策的反饋?zhàn)饔肹3]。

決策的執(zhí)行要經(jīng)過一個(gè)過程，在實(shí)施中發(fā)現(xiàn)與決策預(yù)想不一致的情況并非要一條道走到黑，而是要適時(shí)對(duì)決策進(jìn)行檢驗(yàn)和修正，從而保障決策在實(shí)施中逐步完善，對(duì)不科學(xué)的決策予以矯正，甚至對(duì)錯(cuò)誤決策適時(shí)終止、避免更大損失，這就是科學(xué)決策的反饋機(jī)制[5]。

決策反饋?zhàn)饔玫膶?shí)現(xiàn)是依據(jù)信息所作的行為及方案的調(diào)整，而這些信息除變化了的環(huán)境信息之外，最主要的就是在決策實(shí)施過程中產(chǎn)生并得以保存的檔案信息，這部分信息對(duì)決策具有直接的評(píng)價(jià)與驗(yàn)證作用，對(duì)決策完善和修正的反饋能力也是最強(qiáng)的。

此外，決策過程產(chǎn)生的檔案信息的反饋?zhàn)饔貌⒉粌H限于對(duì)決策的調(diào)整與修正，還包括在決策后期補(bǔ)充、擴(kuò)充與修正決策者的知識(shí)結(jié)構(gòu)，豐富決策者的決策經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升決策者科學(xué)決策的能力[5]。

因此，及時(shí)歸檔與分析決策過程中產(chǎn)生的檔案信息，增強(qiáng)對(duì)決策的反饋?zhàn)饔?，成為加?qiáng)科學(xué)決策和檔案管理工作的雙重訴求。

自2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合頒布《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》以來，檔案工作在促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提升機(jī)構(gòu)管理能力、提升政府決策與行政效能等方面作用越來越顯著?？梢灶A(yù)見的是，隨著決策科學(xué)理論研究與實(shí)踐探索不斷深入、檔案信息資源開發(fā)逐步深化，檔案信息對(duì)于科學(xué)決策的促進(jìn)作用也會(huì)上升至新的高度和水平。

正確認(rèn)識(shí)科學(xué)決策與檔案信息的關(guān)系、掌握檔案信息對(duì)科學(xué)決策的作用特點(diǎn)，對(duì)于加強(qiáng)決策科學(xué)的理論與實(shí)踐探索，提升國家與機(jī)構(gòu)的科學(xué)決策與管理能力，實(shí)現(xiàn)中華民族“兩個(gè)一百年”復(fù)興夢(mèng)想有著重要意義。

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[責(zé)任編輯：鄒立鳴，楊一帆]