淺談精細化理念在企業(yè)辦公室工作中的滲透

全晶

在企業(yè)辦公室工作中，資源占用過高、崗位協(xié)調(diào)性較差以及人員執(zhí)行力不足等問題，都制約著辦公室工作成效的提升，在此背景下，將精細化理念滲透到企業(yè)辦公室工作中，對于推動辦公室工作改革、提升辦公室工作效能發(fā)揮著重要作用。精細化管理理念在企業(yè)辦公室工作中的滲透，對于引導(dǎo)辦公室工作人員克服自身惰性、強化辦公室工作崗位之間的配合銜接、確保辦公室工作目標得以有效實現(xiàn)具有重要意義。為此，企業(yè)需要重視強化辦公室工作人員的精細化管理意識與精細化管理能力，構(gòu)建起強調(diào)精細化管理的辦公室工作文化，從而為辦公室工作的高效開展奠定良好基礎(chǔ)。

一、精細化理念的內(nèi)涵

精細化理念在企業(yè)管理中的滲透體現(xiàn)為精確的工作定位、細化的工作目標與完善的考評體系。精確的工作定位能夠在明確崗位職責的基礎(chǔ)上推動崗位銜接；細化的工作目標能夠確保工作內(nèi)容層層分解并得以有效落實；完善的考評體系則能夠?qū)ぷ髦写嬖诘膯栴}做出及時反饋，并為工作的持續(xù)完善提供依據(jù)。精細化理念的目標在于降低工作的資源占用并提升工作效能，追求工作的規(guī)范化、標準化以及專業(yè)化發(fā)展。由此可見，實現(xiàn)精細化理念與企業(yè)辦公室工作的深度融合，對于提升企業(yè)辦公室工作水平具有重要意義。

二、精細化理念在企業(yè)辦公室工作中的滲透

（一）制定企業(yè)辦公室精細化管理目標

精細化管理理念是推動企業(yè)辦公室解決工作理念粗放化、降低工作成本、提升工作效率的重要推動力。在企業(yè)辦公室精細化管理方案設(shè)計中，制定精細化管理目標是最為基本也最為關(guān)鍵的一步，這對于精細化管理理念的貫徹以及評價工作都有著導(dǎo)向作用。

具體而言，企業(yè)辦公室精細化管理目標的制定需要從以下幾個方面開展：一是引導(dǎo)企業(yè)辦公室工作者了解精細化管理理念內(nèi)涵、樹立精細化管理意識，并要求企業(yè)辦公室工作者運用精細化管理理念指導(dǎo)本職工作；二是對企業(yè)辦公室工作流程進行優(yōu)化，通過提升內(nèi)部協(xié)同化程度，適當縮小工作范圍，在提升辦公室系統(tǒng)工作效率的基礎(chǔ)上構(gòu)建起高效的工作流程體系；三是明確各個崗位的職責范圍、操作標準、考核評價指標，不斷推動辦公室工作制度的精細化發(fā)展。

（二）明確企業(yè)辦公室精細化管理內(nèi)容

企業(yè)辦公室精細化管理內(nèi)容主要體現(xiàn)在三個方面：一是工作成本控制工作的精細化。在企業(yè)辦公室工作中，如果企業(yè)預(yù)算制度執(zhí)行不到位、監(jiān)督體系不完善且辦公室工作產(chǎn)生了較大的成本，會導(dǎo)致企業(yè)在辦公室工作中的支出較大且難以得到有效的控制。針對這一問題，企業(yè)有必要推動工作成本控制工作的精細化，如企業(yè)可以將預(yù)算進行細分并形成考核指標，從而強化辦公室工作人員的成本意識，與此同時，企業(yè)有必要針對辦公室工作人員開展教育培訓(xùn)，提升辦公室工作人員的成本控制能力。二是工作人員執(zhí)行力管理工作的精細化。辦公室工作人員所具有的執(zhí)行力，直接影響著企業(yè)辦公室的管理效率與管理水平，而提升辦公室工作人員執(zhí)行力管理工作的精細化程度，則是實現(xiàn)精細化理念與企業(yè)辦公室工作深度融合的重要組成部分。對此，辦公室工作需要體現(xiàn)出協(xié)同化、標準化、嚴格化以及流程化等特點，通過推動工作職責細化、考核標準量化，構(gòu)建工作問題糾偏機制，對工作流程、工作能效等做出有效控制。三是崗位銜接配合的精細化。辦公室工作人員個人能力問題以及崗位限制配合問題等，都是制約企業(yè)辦公室工作成效提升的重要因素，因此，在精細化管理過程中，提升辦公室工作結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)性也是降低辦公室工作成本、提升辦公室工作效率的重要路徑。

（三）企業(yè)辦公室精細化管理實施流程

在將精細化理念融入企業(yè)辦公室工作的過程中，需要逐步推動辦公室工作改革，在此方面，企業(yè)辦公室精細化管理實施流程主要體現(xiàn)為以下三個步驟：一是對企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀做出調(diào)查了解與分析。這要求企業(yè)能夠圍繞自身對辦公室工作發(fā)展的需求、針對辦公室工作特點，全面、客觀地了解辦公室工作現(xiàn)狀，挖掘、發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題，并以問題糾偏為出發(fā)點，為精細化管理制度的完善提供依據(jù)。二是對企業(yè)辦公室工作中存在的問題進行有效整改。針對企業(yè)辦公室崗位職責、工作流程、人員配合、工作制度等問題，企業(yè)需要在合理分工、制定明確的工作標準和考評機制的基礎(chǔ)上，確保企業(yè)辦公室工作問題得以有效解決。三是對企業(yè)辦公室工作的精細化程度進行評估。在將精細化理念滲透到企業(yè)辦公室工作中的各個環(huán)節(jié)之后，企業(yè)需要以提升辦公室工作效率、控制辦公室工作成本為出發(fā)點，構(gòu)建起全面的評估指標體系，并定期對辦公室工作的精細化程度進行評估，從而為辦公室工作的持續(xù)完善奠定良好基礎(chǔ)。

（四）企業(yè)辦公室精細化管理的具體實施

在企業(yè)辦公室對精細化理念進行踐行的過程中，企業(yè)需要通過做好以下幾個方面的工作，確保精細化理念能夠與企業(yè)辦公室具體工作實現(xiàn)良好、深度的融合：首先，企業(yè)有必要構(gòu)建精細化管理專家組，為企業(yè)辦公室精細化管理頂層設(shè)計工作奠定基礎(chǔ)。具體而言，精細化管理專家組在推動辦公室工作從粗放型向精細化轉(zhuǎn)變的過程中發(fā)揮著指導(dǎo)作用，這一工作小組中的成員需要包括精細化管理領(lǐng)域的專家、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及辦公室工作人員代表，其中精細化管理領(lǐng)域的專家提供理論指導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負責協(xié)調(diào)工作、辦公室工作人員代表則負責問題的反饋與對精細化管理制度的可行性研究，這種小組架構(gòu)，對于提升企業(yè)辦公室精細化管理制度的科學(xué)性、針對性以及可操作性發(fā)揮著重要作用。其次，企業(yè)有必要針對辦公室工作人員開展培訓(xùn)工作。在做好企業(yè)辦公室精細化管理頂層設(shè)計的基礎(chǔ)上，強化企業(yè)辦公室工作人員的精細化管理意識與精細化管理能力成為了關(guān)鍵點，而在此方面，企業(yè)有必要構(gòu)建起完善的培訓(xùn)體系，為辦公室工作人員精細化管理意識與精細化管理能力的提升提供保障。從培訓(xùn)形式來看，在推動精細化管理理念與辦公室工作深度融合的前期工作中，企業(yè)有必要以集中、高頻的培訓(xùn)作為主要形式，而在后期工作的開展中，則可以使用要求辦公室工作人員撰寫工作心得體會以及開展內(nèi)部探討的形式推動其實現(xiàn)精細化管理意識與精細化管理能力的提升。最后，在企業(yè)圍繞辦公室精細化管理工作構(gòu)建完善的考評體系基礎(chǔ)上，辦公室工作人員需要定期開展自查自評，找出實際工作與考評標準之間的差距，從而推動辦公室精細化管理水平的持續(xù)提升。在此過程中，自查自評工作也有必要進行量化比較，避免主觀臆斷，從而確保辦公室精細化管理中存在的問題得到全面、客觀的反映。

三、結(jié)語

在企業(yè)辦公室工作創(chuàng)新過程中，精細化理念的滲透對于提升辦公室工作成效發(fā)揮著不容忽視的作用，為此，企業(yè)有必要以推動精細化理念與辦公室工作深度融合為出發(fā)點，制定辦公室精細化管理目標、明確辦公室精細化管理內(nèi)容與流程，并在構(gòu)建精細化管理專家組、強化辦公室人員培訓(xùn)、引導(dǎo)辦公室人員開展自查自評的基礎(chǔ)上，提升辦公室工作的精細化水平。

（作者單位：陜西延長石油礦業(yè)有限責任公司）